Электронные первичные документы в бюджетной сфере с 2023 года

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронные первичные документы в бюджетной сфере с 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Перечень первички зависит от того, какие виды сделок обычно заключает компания. Но есть обязательные первичные документы бухгалтерского учёта, которые оформляются всеми налогоплательщиками. Они подтверждают разные этапы сделки.

Ошибки в первичных документах

Ошибка в бумажной первичке может обнаружиться после того, как документ приняли к учёту. Возможность исправить её зависит от вида документа.

Не подлежат исправлению кассовые и банковские документы:

• приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

• расходный кассовый ордер (форма № КО-2);

• платёжные поручения и иные банковские документы;

• БСО, выдаваемые вместо чеков ККТ.

Если в таком документе допущена ошибка, то надо составить новый.

Для счетов-фактур и УПД существуют корректировочные формы. В остальных случаях ошибки исправляются прямо в существующих документах.

Как исправить ошибку в бумажной первичке:

• Зачеркните неправильный текст или сумму одной чертой.

• Над зачёркнутым текстом напишите исправленный текст или сумму.

• Верные данные подтвердите записью «Исправлено» и подписями лиц, внёсших изменения, с указанием их фамилий и инициалов, укажите дату.

Как исправить ошибку в электронной первичке:

• Вместо неверного электронного документа, нужно составить новый (исправительный) электронный документ.
• В нём должно быть указание на то, что это именно исправительный электронный документ, и ссылка на первоначальный документ. Он должен быть подписан электронной подписью лиц, ответственных за составление документа.
• Исправительный документ не должен просматриваться и использоваться без первоначального.

Нюансы составления первичных учётных документов

ФСБУ 27/2021 содержит некоторые допущения в правилах составления первички.

• Можно оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным учётным документом.
• Можно оформлять длящиеся или повторяющиеся факты хозяйственной жизни первичными учётными документами с периодичностью, определяемой исходя из принципа рациональности, при условии их составления на учётную дату.
• Можно оформлять ряд сделок, заключённых участником биржевых торгов, по договорам с разными контрагентами одним первичным учётным документом.
• Можно использовать в качестве первички документы, составленные или полученные в процессе жизнедеятельности экономического субъекта (договор, чек, квитанция об оплате и т.д.) при наличии обязательных реквизитов учётного документа.

Условия формирования документов бухучета

По ФСБУ 27/2021 документация бухучета должна отвечать условиям, обозначенным в Законе от 06.12.2021 г. № 402-ФЗ и самом стандарте. Соответственно, ФСБУ 27/2021 дополняет и уточняет положения указанного закона.

В соответствии с положениями ФСБУ установлено следующее:

• документы бухучета («первичка» и регистры) заполняется на русском языке. Первичная документация, заполненная на иностранном языке, подлежит непременной построчной интерпретации на русский язык;
• исключение — ситуации, при которых законодательные нормы или правила иного государства (места ведения деятельности компании за границами РФ) требуют формирование документов бухучета на языке этого государства. Но регистр бухучета, заполненный на иностранном языке (в котором указаны иностранные документы), должен иметь построчную интерпретацию на русский язык;
• денежная величина в регистрах обозначается в рублях. Если по объектам бухучета стоимость выражается в иностранной валюте, денежная единица по ним указывается в регистрах бухучета и в этой валюте, и в рублях (исключение — если иное установлено на основании стандартов бухучета, принимаемых согласно Закону № 402-ФЗ);
• в первичной учетной документации должны указываться обязательные реквизиты, регламентированные Законом № 402-ФЗ. Один из них — дата формирования документа. В ФСБУ 27/2021 отражено, что дата формирования документа — это дата его подписания. Кроме обязательных реквизитов есть и дополнительные, которые компания вправе самостоятельно включать в первичные документы;
• понятие оправдательного документа обозначено на основании ФСБУ 27/2021. Он представляет собой документ, содержащий сведения о факте хозяйственной жизни, однако не всегда соответствующий характеристикам первичного учетного документа согласно Закону № 402-ФЗ. В качестве примеров таких документов можно привести договор, кассовый чек, квитанцию об оплате, авансовый отчет и т.д.;
• в первичной учетной документации, имеющей обязательные реквизиты согласно оправдательному документу, требуется указывать сведения, которые позволят идентифицировать этот оправдательный документ. Согласно ФСБУ 27/2021 разрешено применять в качестве «первички» оправдательные документы, только если в них имеются все обязательные реквизиты этой «первички»;
• первичный документ можно формировать на несколько связанных фактов хозяйственной жизни. Его можно заполнять на повторяющиеся или длящиеся факты, к примеру, при начислении амортизации, процентов, поставке продукции по партиям в разные даты по одному длительному договору и т.д. Периодичность создания документа может быть разная — раз в день, неделю, месяц, квартал. Эту периодичность компания определяет самостоятельно и закрепляет в локальной документации;
• руководитель компании определяет список лиц, которые имеют право подписания бухгалтерских документов;
• организация вправе формировать документы на бумаге и (или) в электронном формате с использованием ЭЦП. Требования к электронной подписи в федеральном стандарте бухучета 27/2021 и Законе № 402-ФЗ не содержатся. Виды ЭЦП для документов бухучета компания устанавливает сама через соглашения с контрагентами и партнерами при организации электронного документооборота. В ФСБУ 27/2021 определено, что при формировании документов бухучета в электронном формате должна быть обеспечена возможность изготавливать копии этих документов на бумажном носителе.

Правила для исправлений

Утверждены требования к внесению корректировок в документы:

• запрещено корректировать данные в документах бухучета, если такая норма установлена законодательством;
• после исправления должно быть понятно, что было исправлено и на что;
• исправлять данные должен только тот работник, который составил документ или отвечает за ведение регистра;
• сделанная корректировка должна иметь обязательные реквизиты (дату, подпись с указанием должности и ФИО работника);
• если документ электронный, то исправить его можно созданием нового, при этом нужно указать, что он оформлен вместо первоначального. Обязательные реквизиты тоже включают. Новый документ должен воспроизводиться с невозможностью отделения от первоначального;
• данные в бумажном документе можно исправить только путем зачеркивания, новый документ составлять нельзя.

Каковы основные требования к документам?

• документы бухгалтерского учета должны быть составлены на русском языке,
• документы, составленные на иностранном языке, должны содержать построчный перевод на русский язык,
• денежное измерение осуществляется в рублях, если факт хозяйственной жизни (ФХЖ) осуществлялся в валюте, то запись производится в валюте и рублях,
• в качестве даты составления первичного учетного документа указывается дата его подписания, если дата составления первичного учетного документа и дата совершения сделки отличаются, то указываются обе даты,
• экономический субъект имеет право включать в документ бухгалтерского учета реквизиты, являющиеся дополнительными к обязательным реквизитам,
• записи в бумажных документах бухгалтерского учета должны выполняться при помощи пишущих инструментов, которые обеспечат сохранность записи в течение срока хранения документов. Такими средствами могут быть краска, чернила, шариковая ручка и т.п. Нельзя использовать простые карандаши,
• при составлении электронных документов должна быть возможность подготовки копий таких документов на бумажном носителе.

Внесение исправлений в документы и регистры учета

При обнаружении ошибок в первичных документах допускается внесение исправлений в отдельные из них, если они вносятся по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что подтверждается подписями тех же лиц, с указанием надписи «Исправленному верить» («Исправлено») и даты внесения исправлений. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов с исправлениями, которыми оформляются операции с наличными или безналичными денежными средствами (п. 10 Инструкции N 157н).

Исправление ошибок, обнаруженных в регистрах бухгалтерского учета, необходимо производить в соответствии с нормами, установленными п. 18 Инструкции N 157н. Рассмотрим их в таблице.

 Ошибка, обнаруженная за отчетный 
 период до момента представления 
 бухгалтерской отчетности 
 и не требующая внесения изменения
 данных в регистры бухгалтерского 
 учета (журналы операций) 

Исправляется путем зачеркивания тонкой
чертой неправильных сумм и текста
так, чтобы можно было прочитать
зачеркнутое, и написания над
зачеркнутым исправленного текста
и суммы. Одновременно в регистре
бухгалтерского учета, в котором
производится исправление ошибки,
на полях против соответствующей строки
за подписью главного бухгалтера
делается надпись "Исправлено"

 Ошибка, обнаруженная до момента 
 представления бухгалтерской 
 отчетности и требующая внесения 
 изменений в регистр 
 бухгалтерского учета (журнал 
 операций) 

Отражается последним днем отчетного
периода дополнительной бухгалтерской
записью либо бухгалтерской записью,
оформленной по способу "Красное
сторно", и дополнительной бухгалтерской
записью (в зависимости от характера
ошибки)

 Ошибка, обнаруженная в регистрах 
 бухгалтерского учета за отчетный 
 период, за который бухгалтерская 
 отчетность в установленном 
 порядке уже представлена 

Отражается датой обнаружения ошибки
дополнительной бухгалтерской записью
либо бухгалтерской записью, оформленной
по способу "Красное сторно",
и дополнительной бухгалтерской записью
(в зависимости от характера ошибки)

Регистры бухгалтерского учета

Регистр бухгалтерского учета — это документ, предназначенный для регистрации и накопления данных об объектах бухучета, содержащихся в первичных учетных документах. Регистрацию надо вести на систематической основе в хронологическом порядке. К регистрам бухучета относятся оборотно-сальдовая ведомость, журналы-ордера, главная книга и др. Формы регистров бухгалтерского учета определяет руководитель организации. Ему представляет эти формы должностное лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Регистры бухгалтерского учета должны содержать обязательные реквизиты, приведенные в ч. 4 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете:

• наименование регистра;
• наименование организации, составившей регистр;
• даты начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который он составлен;
• хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухучета.

Перечень лиц, которые вправе подписывать регистры бухгалтерского учета, устанавливает руководитель организации. Составлять регистры бухгалтерского учета вы можете на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа. Записи в регистрах производите в рублях независимо от валюты факта хозяйственной жизни и (или) места ведения деятельности. Если стоимость объекта бухучета выражена в иностранной валюте, записи в регистрах делайте одновременно в такой валюте и в рублях.

Система регистров бухгалтерского учета должна обеспечивать:

• полноту информации — получение информации, необходимой всем заинтересованным пользователям;
• системность информации — взаимосвязь хронологической и систематической записей, синтетического и аналитического учета, учетной и отчетной информации;
• обоснованность учетных записей — соответствие данным первичных учетных документов;
• достоверность информации — полноту и точность представления объектов бухучета.

Что писать в учетной политике относительно первичных документов

Итак, скан-копии первичных документов в бухучете компании могут быть либо запрещены, либо разрешены, но в исключительных случаях.

В учетной политике можно написать так: основываясь на нормах статьи 7 Закона о бухучете, в исключительных случаях, на основании нормативных актов, издаваемых правительством, в бухгалтерском учете компании можно использовать скан-копии первичных учетных документов.

Но не забудьте прописать и такое условие: после прекращения действия неблагоприятных обстоятельств должно быть обеспечено обязательное предоставление оригиналов.

Без оригиналов документов все скан-копии будут недействительными.

Не забывайте, что отсутствие первичных документов считается грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету и правил учета доходов и расходов. За это налоговики штрафуют на сумму до 10 000 руб. (ст. 15.11 КоАП, ст. 120 НК).

Ошибки в первичных документах

В первую очередь, первичные документы должны содержать правильно указанные обязательные реквизиты. По мнению Минфина, налогоплательщик может учесть расходы по первичке, если она содержит только несущественные ошибки.

Такие ошибки не должны препятствовать точному установлению продавца и покупателя, наименованию товаров и их стоимости, других обстоятельств документируемого факта хозяйственной жизни (из письма Минфина от 4 февраля 2015 года № 03-03-10/4547).

К сожалению, типичная обтекаемая формулировка объяснения чиновников часто не дает возможности четко понять, какие именно неточности или ошибки в первичных документах будут признаны несущественными.

Например, является ли несущественной ошибкой, если в наименовании налогоплательщика указаны строчные буквы вместо заглавных? В другом своем письме — от 02.05.2012 № 03-07-11/130 Минфин указал, что такие ошибки, как замена заглавных букв строчными и наоборот; перемена букв местами; неверное указание организационно-правовой формы не являются препятствием для идентификации налогоплательщика (при верно указанном ИНН и других реквизитах).

А вот существенными для первичных документов могут быть признаны следующие ошибки:

• арифметические ошибки (неправильно указана стоимость/ количество товара или сумма налога);
• разные наименования одного и того же товара (например, в спецификации к договору поставки конфеты названы «Конфеты вафельные в шоколаде», а в накладной – «Мишка на севере»);
• неточные названия должностей тех, кто подписывает первичные документы (к примеру, в доверенности указано «Заместитель генерального директора», а в акте приемки – «Заместитель директора»);
• суммы в цифрах не совпадают с теми же, но указанными прописью (вместо 155 000 руб. (сто пятьдесят пять тысяч рублей) написано 155 000 руб. (пятьдесят пять тысяч рублей).

Налоговая инспекция может не принять расходы по таким первичным документам, проблемы возможны и у контрагента при вычете НДС.

Формирование первичных документов на бумажном носителе

При установлении правил документооборота автономным учреждениям необходимо учитывать положения Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, предусматривающие приоритетность формирования первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета по унифицированным формам в виде электронных документов.

Формирование на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам документов, утвержденным Приказом № 52н, допустимо в следующих случаях (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091):

• при обеспечении соблюдения требований законодательства РФ о защите обрабатываемых персональных данных, а также сведений, составляющих государственную тайну, и иной информации с ограниченным доступом, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну;

• при отсутствии технической возможности (при условии представления в бухгалтерию электронного образа такого документа).

* * *

В заключение определим основные мероприятия, которые необходимо реализовать для обеспечения успешного перехода на применение Приказа № 61н с 1 января 2023 года:

1. Привести учетную политику автономного учреждения в соответствие требованиям Приказа № 61н, в том числе внести дополнения в график документооборота с учетом использования электронных документов (определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для их отражения в бухгалтерском учете).

2. Обеспечить наличие в программном продукте, используемом автономным учреждением для ведения бухгалтерского учета, реализованных форм электронных первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, которые обязательны к применению с 1 января 2023 года.

3. Обеспечить техническую возможность обмена электронными документами.

4. Определить список лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов.

5. Обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы, простой ЭП или ЭЦП в соответствии с полномочиями на подписание и утверждение документов, определенных Приказом № 61н.

6. Обеспечить всех должностных лиц, утверждающих и согласовывающих электронные документы, ЭЦП.

7. Провести мероприятия по синхронизации справочников ГИИС «Электронный бюджет» и программного продукта, используемого в автономном учреждении для ведения бухгалтерского учета.

Обращаем внимание на то, что Приказом Минфина России от 28.06.2022 № 100н вносятся изменения в Приказ № 61н.

В перечень форм электронных первичных учетных документов добавят формы:

• 0510448 – акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов;

• 0510450 – накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов;

• 0510451 – требование-накладная;

• 0510452 – акт приемки товаров, работ, услуг;

• 0510453 – извещение о трансферте, передаваемом с условием;

• 0510521 – заявка – обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо.

В перечень электронных регистров бухгалтерского учета добавят формы:

• 0509211 – карточка учета капвложений;

• 0509214 – карточка учета права пользования нефинансовым активом.

Что следует сделать уже сейчас

1. Получите ЭП ФНС.

Она будет гарантированно работать при подаче деклараций в 2023 году и приниматься всеми госорганами.

2. Получите ЭП на полномочного сотрудника.

В случае продления срока действия такой подписи она поможет вам быть более мобильными: сдавать декларации или подписывать первичные документы с нескольких рабочих мест.

3. Получите ЭП на физическое лицо, на которое может быть оформлена МЧД.

Если руководитель организации еще не выпустил ЭП ФНС, но у него есть ЭП от коммерческого УЦ, то уже сейчас можно оформить МЧД, которая продолжит действовать в 2023 году. Если ЭП ФНС у руководителя уже есть, то ЭП физлица также поможет уже сейчас или в 2023 году оформить МЧД для отправки деклараций и подписания документов с разных (нескольких) рабочих мест.

УПД: как изменился универсальный передаточный документ?

Организации или ИП могут заполнять несколько документов при оформлении первичной документации, выписывать счет-фактуру и передаточные документы.

А могут оптимизировать документооборот и применять один документ под названием универсальный передаточный документ УПД.

Какие последние изменения претерпел универсальный передаточный документ, как на него повлияло введение системы прослеживаемости товаров? Подробности в нашей статье.

Отгрузка товаров и услуг требует сложного и ответственного документального оформления. Как правило, именно к этой документации бывает приковано внимание проверяющих, она является базой учета и дальнейшей отчетности, основанием для получения налогового вычета.

Чаще всего организация и ИП заполняют не несколько документов при оформлении первичной документации, а оптимизируют документооборот и применяют УПД.

Его использование не является обязательным, однако большинство компаний используют именно универсальный передаточный документ: с ним упрощается и ускоряется первичный документооборот, повышается его качество за счет уменьшения числа ошибок, упрощается ведение бухгалтерского и налогового учета.

Форма УПД разработана ФНС России и является рекомендательной. Она была утверждена еще в начале 2010-х годов, затем претерпела изменения в 2017 году. Формат электронного УПД утвержден и рекомендован ФНС в 2019 году.

Важно знать: так как форма документа УПД является рекомендованной, каждая компания может вносить в нее изменения, однако эти изменения могут быть дополняющими УПД, а не сокращающими его. Требования к УПД налоговая предъявляет такие же, как и к другим первичным документам.

Зачем вносятся изменения в закон

Жизнь не стоит на месте, постоянно что – то меняется, появляется что – то новое, поэтому даже законодательство нужно подстраивать под текущий ритм жизни, вносить изменения и поправки.

Ни для кого не секрет, что учет может быть бюджетным, он ведется в государственных или некоммерческих организациях. У него своя особая специфика и даже план счетов совершенно не похож на коммерческий.

Коммерческий учет применяется в большинстве компаний. Он, в свою очередь, совершенно не похож на бюджетный.

Разница между двумя видами учета велика. И бухгалтерам приходится переучиваться, если, например, работник из бюджета уходит в коммерцию и наоборот. В связи с этим государство решило, что необходимо привести законодательство в бюджетной сфере и коммерции к общему знаменателю, когда законодательством смогут пользоваться бухгалтеры, работающие в коммерческих организациях и бухгалтеры – бюджетники. Кстати, именно поэтому в бюджетных учреждениях начали вводить федеральные стандарты бухгалтерского учета.

Изменения в учете активов и обязательств в валюте

Большой блок изменений касается ПБУ 3/2006. Немало компаний, которые проводят расчеты в иностранной валюте и именно их коснутся изменения. Изменения связаны с кросс – курсом, выручки, которая превысила аванс и, собственно, валютных операций.

1. Кросс – курс новое понятие. Он применяется в тех случаях, когда Центробанк не установил курс для той или иной валюты. Тогда курс высчитывается исходя из курсов двух валют. Это расчетное соотношение
2. Если компания получила выручку, величина которой больше полученных авансов, то сумму превышения нужно пересчитать по курсу на отчетную дату. Это означает, что появляются прочие доходы и расходы
3. Защита от рисков предполагает появление курсовых разниц. Теперь они не являются прочими доходами и расходами

Закон не устанавливает жестких правил по ведению политики. Основное требование — разработать документ и ввести его в действие.

Приказ излагают в произвольной форме. Но обязательно присваивают ему номер, дату, проставляют подпись директора.

Налоговая и бухгалтерская УП разрабатываются отдельно друг от друга. Но на них можно составить единый приказ.

В УП для целей бухучета потребуется прописать:

• Способы ведения бухучета.
• Порядок признания доходов.
• Учет: материально-производственных запасов, НМА, денег, зарплаты.
• Учет затрат на производство продукции.
• Учет займов, кредитов.

Похожие записи:

• Индексация выплат по возмещению вреда здоровью в 2023 году
• Получил ключи от квартиры в новостройке: что дальше
• Детские пособия в 2023 году. Кому и сколько платят за рождение детей