Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Положение о структурных подразделениях компании: как разработать правильно». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Перед тем как приступить к подготовке документа, необходимо подробно изучить устав организации, штатное расписание, должностные инструкции работников. Это поможет грамотно заполнить все разделы положения. Кроме того, необходимо обязательно разработать положение об отделе в соответствии с профстандартом «Специалист по управлению персоналом», утвержденным Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 06.10.2015 № 691, в котором содержатся трудовые функции специалиста по управлению персоналом, а также его основные обязанности.
Почему нужно разработать положение о работе с кадрами
Основная задача отдела кадров — решение различных вопросов, связанных с персоналом. К ним могут относиться:
- прием и увольнение;
- ведение трудовых книжек;
- оформление документов (трудовых договоров, приказов и пр.);
- иные кадровые вопросы.
Положение об отделе кадров 2022 необходимо для того, чтобы документально закрепить права, обязанности, организацию работы структурного подразделения. Законодательно закрепленной формы такого локального акта нет, поэтому работодатель сам решает, что в него включать. Обычно его структура выглядит следующим образом:
- Общие нормы.
- Задачи.
- Функции.
- Права и обязанности.
- Ответственность.
- Заключительные пункты.
Структура отдела кадров
Структура отдела кадров предприятия и его численность определяется директором каждой компании в зависимости от общего количества персонала и особенностей деятельности.
В небольших компаниях (до 100 работников) достаточно одного или двух сотрудников службы персонала.
В то же время, на малых предприятиях отдельного сотрудника может не быть, и тогда такая работа выполняется главным бухгалтером или генеральным директором.
В организациях средних размеров (от 100 сотрудников до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов
На крупных предприятиях, где работает 500 и более человек, отдел кадров может насчитывать от 7 до 10 сотрудников.
2.1. Структуру и штатную численность отдела кадров утверждает [наименование должности руководителя предприятия], исходя из конкретных условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела кадров и по согласованию с [отделом организации и оплаты труда].
2.2. Отдел кадров может иметь в своем составе структурные подразделения (бюро, группы, секторы, участки, пр.).
Например: бюро (сектор, группа) приема, бюро (сектор, группа) учета, бюро (сектор, группа) увольнения, бюро (сектор, группа) по работе со служащими и рабочими.
2.3. Положения о подразделениях отдела кадров (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются начальником отдела кадров, а распределение обязанностей между работниками подразделений осуществляется [руководителями бюро, секторов, групп, заместителем(ми) начальника отдела].
2.4. [Вписать нужное].
Пригодится устав организации, а также информация о том, каким образом образуются и ликвидируются в ней структурные подразделения. Скорее всего, приказом генерального директора. Затем нужно узнать, как точно называется должность руководителя отдела кадров и кому он подчиняется непосредственно. Придется составить список должностей работников отдела, позаботившись о том, чтобы они были указаны правильно.
Следующий шаг — собрать нормативную базу. Нет нужды перечислять последовательно абсолютно все положения и инструкции, которыми отдел руководствуется в работе: их, как известно, может быть много. Выделите из этого списка лишь ТК РФ, а все остальные документы поместите в формулировку «нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права». Кроме того, не забудем об архивном законодательстве и о локальных нормативных актах компании.
Нанимая сотрудника, работодатель должен заключить с ним трудовой договор. Срок для оформления документа — в течение трёх дней с момента начала трудовой деятельности работника. Составляется два экземпляра: один получает работодатель, а другой — сотрудник.
Трудовой договор содержит следующие сведения:
- место работы;
- должность;
- оплата, продолжительность испытательного срока;
- срок договора и др.
В случае изменений условий труда (например, при повышении зарплаты), к трудовому договору составляется дополнительное соглашение.
Иногда вместо трудового договора работодатели заключают с соискателем договор гражданско-правового характера (ГПХ). Обычно это делается с целью экономии на страховых взносах. Контролирующие ведомства тщательно изучают договоры ГПХ на предмет возможной подмены трудовых отношений гражданско-правовыми.
Нарушителям грозит штраф в размере:
- до 10 тысяч рублей — для предпринимателей;
- до 100 тысяч рублей — для компаний.
Как утвердить положение об отделе кадров
Утвердить положение об отделе персонала можно двумя способами:
- 1-й способ. На первой странице документа предусмотрите гриф «Утверждаю», где руководитель поставит свою подпись и дату. Эта дата будет днем вступления норм положения в силу. Здесь же ставится печать компании.
- 2-й способ. Издание приказа о введении положения. Если утверждение положения решено оформить приказом, подготовьте документ по принятому в компании шаблону. Обозначьте цель приказа, основную часть, дату вступления положения в действие, укажите ответственного за исполнение приказа. Подписанный руководителем документ зарегистрируйте в журнале регистрации приказов, присвойте приказу номер.
Деятельность отдела кадров
В положение о кадровой службе должны входить пункты, отражающие вопросы организации ее на предприятии, а также существующие права и обязанности.
Документ разрабатывается руководителем HR-службы при помощи юристконсультов предприятия на основании учредительных документов и типовых положений об отделе кадров. Законодательством не предусмотрена обязательная форма документа, так что учесть все нюансы организации придется при разработке.
Несмотря на это, в положение о службе персонала рекомендуется включить такие задачи:
- производить подбор персонала согласно кадровым потребностям предприятия;
- вести делопроизводство кадров, выражающееся в оформлении трудоустройства и увольнения сотрудников, плановых и декретных отпусков, табельном учете и так далее;
- аттестация сотрудников и так далее.
Функционал отдела персонала выражается в таких пунктах положения:
- делопроизводство в отношении личных дел сотрудников организации, отпусках, трудоустройстве, обучении и прочих вопросах адаптации персонала, переводах по предприятию и увольнениях;
- аттестация сотрудников в составе комиссии;
- оценка деятельности в общей системе эффективности сотрудников;
- кадровая документация – внесение записей и соответствующее сберегание трудовых книжек;
- подготовка документов для работников при вручении благодарностей, отличительных знаков и всех видов страхования (как пенсионного, социального, так и медицинского);
- разработка общих мероприятий по качеству и улучшению в сфере текучки кадров.
ОК предприятия может быть наделен такими правами:
- контролировать соблюдения сотрудниками правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины;
- требовать получения нужных сведений от других подразделений предприятия;
- подавать предложения по улучшению кадровой работы прочим подразделениям организации;
- контролировать выполнения приказов кадрового назначения сотрудниками предприятия.
Руководитель ОК несет полную ответственность за полноценное, адекватное и эффективное функционирование отдела, а работники-кадровики – за соблюдение положений должностных инструкций.
Все вышеизложенное свидетельствует о том, что предприятию с кадровой численностью более ста человек рекомендуется возложить данные обязанности и функции не на какого-либо одного сотрудника, а организовать отдельную службу (отдел).
Если система управления персоналом эффективна, она обеспечивает предприятие людьми высокой квалификации, а также помогает приспособиться, регулярно и правильно ведет документацию.
Что входит в задачи службы персонала?
- Подбор сотрудников.
- Расстановка. То есть, каждый сотрудник должен работать на правильном месте.
- Адаптация персонала к коллективу.
- Изучение профессиональных и личных качеств работников.
- Формирование рекомендаций по совершенствованию кадрового потенциала компании, а также обеспечение прав, льгот и гарантий работников.
Функции отдела кадров
Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала.
К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:
-
определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;
-
анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;
-
внедрение систем мотивации труда;
-
подготовка штатного расписания предприятия;
-
оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;
-
проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);
-
ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;
-
организация аттестаций сотрудников;
-
подготовка планов повышения квалификации сотрудников.
Структура отдела кадров
Структура отдела кадров предприятия и его численность определяется директором каждой компании в зависимости от общего количества персонала и особенностей деятельности.
В небольших компаниях (до 100 работников) достаточно одного или двух сотрудников службы персонала.
В то же время, на малых предприятиях отдельного сотрудника может не быть, и тогда такая работа выполняется главным бухгалтером или генеральным директором.
В организациях средних размеров (от 100 сотрудников до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов
На крупных предприятиях, где работает 500 и более человек, отдел кадров может насчитывать от 7 до 10 сотрудников.
Функции отдела кадров
Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала.
К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:
-
определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;
-
анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;
-
внедрение систем мотивации труда;
-
подготовка штатного расписания предприятия;
-
оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;
-
проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);
-
ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;
-
организация аттестаций сотрудников;
-
подготовка планов повышения квалификации сотрудников.
Кто должен разрабатывать документ
Кадровая политика — широкое понятие, охватывающее разные направления деятельности. Сюда входит и выбор методов работы с персоналом, и разработка правил подбора и расстановки сотрудников, и постановка целей и задач в кадровой работе на разных этапах развития компании.
Кадровая политика может быть открытой или закрытой.
Открытый тип политики. Свойственна компаниям, переживающим период бурного роста и развития.
У такой политики много преимуществ. Например, она позволяет эффективно находить сотрудников на любые должности, используя внешние источники. Или повышает динамику кадровых процессов и воспитывает в сотрудниках готовность к нововведениям.
Но есть и недостатки: постоянный риск потери работы и сложность в продвижении по карьерной лестнице негативно влияет на моральный дух коллектива и демотивирует персонал.
Закрытый тип политики. Свойственна зрелым крупным организациям со строгой внутренней иерархией.
Преимущества: позволяет выращивать лояльных специалистов среднего и высшего звена внутри компании. Помимо экономии средств, такой подход дает возможность по-настоящему сплотить коллектив и привить сотрудникам корпоративные ценности.
Положение как вид документа
Примечание. См. статью «Учимся составлять номенклатуру дел отдела кадров» на с. 41 журнала N 12, 2015.
Положение относится к локальным нормативным актам, то есть является своеобразным внутренним законом компании, обязательным для исполнения. Единственная возможная причина игнорировать положение — противоречие его норм действующему законодательству. Но к нашему положению это относиться не будет.
Примечание. См. статью «Составляем инструкцию по кадровому делопроизводству» на с. 42 журнала N 5, 2016.
В соответствии с ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников с локальными нормативными актами, которые имеют к ним отношение (ст. 22 ТК РФ). Заинтересованными работниками в случае с положением об отделе кадров являются работники этого подразделения. Если будет зафиксировано неисполнение положения, ознакомленного с ним работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности.
2.1. Структуру и штатную численность отдела кадров утверждает [наименование должности руководителя предприятия], исходя из конкретных условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела кадров и по согласованию с [отделом организации и оплаты труда].
2.2. Отдел кадров может иметь в своем составе структурные подразделения (бюро, группы, секторы, участки, пр.).
Например: бюро (сектор, группа) приема, бюро (сектор, группа) учета, бюро (сектор, группа) увольнения, бюро (сектор, группа) по работе со служащими и рабочими.
2.3. Положения о подразделениях отдела кадров (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются начальником отдела кадров, а распределение обязанностей между работниками подразделений осуществляется [руководителями бюро, секторов, групп, заместителем(ми) начальника отдела].
2.4. [Вписать нужное].
Положение как организационно-правовой документ
Кадровая служба решает следующие задачи:
- Комплектует организацию специалистами, рабочими и руководителями в соответствии с особенностями деятельности.
- Разрабатывает кадровую политику организации.
- Подбирает и оценивает расстановку кадров.
Кадровая служба осуществляет следующие функции:
- формирует банк кадров, обеспечивает контроль и учет их движения;
- обеспечивает обучение, профессиональную дополнительную подготовку и аттестацию работников (совместно с начальниками отделов и служб);
- обеспечивает оформление приема, перевода и увольнения работников;
- выдает справки о трудовой деятельности работников организации;
- обеспечивает учет и хранение трудовых книжек, иных кадровых документов, передачу их в архив;
- подготавливает материал для предоставления работников к поощрению, вносит данные о поощрении в трудовые книжки работников;
- готовит документы по пенсионному страхованию, для назначения пенсий работникам, представляет их в органы социального обеспечения;
- обеспечивает оптимизацию оформления кадровой документации, автоматизацию процессов в соответствии с последними достижениями науки и техники;
- осуществляет табельный учет, составление графиков отпусков сотрудников организации;
- проводит анализ причин текучести кадров и т.п.
Основные задачи и функции подразделения
Кадровая служба решает следующие задачи:
- Комплектует организацию специалистами, рабочими и руководителями в соответствии с особенностями деятельности.
- Разрабатывает кадровую политику организации.
- Подбирает и оценивает расстановку кадров.
Кадровая служба осуществляет следующие функции:
- формирует банк кадров, обеспечивает контроль и учет их движения;
- обеспечивает обучение, профессиональную дополнительную подготовку и аттестацию работников (совместно с начальниками отделов и служб);
- обеспечивает оформление приема, перевода и увольнения работников;
- выдает справки о трудовой деятельности работников организации;
- обеспечивает учет и хранение трудовых книжек, иных кадровых документов, передачу их в архив;
- подготавливает материал для предоставления работников к поощрению, вносит данные о поощрении в трудовые книжки работников;
- готовит документы по пенсионному страхованию, для назначения пенсий работникам, представляет их в органы социального обеспечения;
- обеспечивает оптимизацию оформления кадровой документации, автоматизацию процессов в соответствии с последними достижениями науки и техники;
- осуществляет табельный учет, составление графиков отпусков сотрудников организации;
- проводит анализ причин текучести кадров и т.п.
Задачи кадровой работы на предприятии
Основные задачи кадровой работы на предприятии можно распределить по направлениям.
1)Учетно-контрольное направление кадровой работы
предполагает решение следующих основных задач:
— прием работников на предприятие;
-работа с временно отсутствующими работниками предприятия (находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших в командировки и т. п.).
2) Планово-регулятивное направление кадровой работы
предполагает решение следующих основных задач:
-подбор (поиск и отбор) работников для предприятия;
-расстановка работников предприятия;
-перемещение работников предприятия;
-становление в должности и адаптация работников.
3)Отчетно-аналитическое направление кадровой работы
предполагает решение следующих основных задач:
-оценка работы работников;
4) Координационно-информационное направление кадровой работы
предполагает решение следующих основных задач:
— профессиональная подготовка (обучение и переподготовка) работников;
— организация приема работников предприятия (по служебным и личным вопросам);
— работа с письменными обращениями работников предприятия;
— архивная и справочная работа.
5)Организационно-методическое направление кадровой работы
предполагает решение следующих основных задач:
— документирование деятельности работников предприятия;
— кадровая работа в подразделениях предприятия;
— планирование кадровой работы;
— руководство кадровой работой.
Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы организации, при этом учитываются:
— направление бизнеса (производство, торговля, сфера оказания услуг населению);
— стратегические цели организации;
— стадия развития организации;
— приоритетные задачи работы с персоналом.
Обязанности и структура отдела кадров может быть различной и в зависимости от вида деятельности организации.
Классический подход к управлению персоналом получил название «управление кадрами»». Все управление персоналом сосредоточивается в отделе кадров и направлено на то, чтобы обеспечить наличие нужных людей в нужное время в нужных местах и освобождение от ненужных. Руководство людьми представляет собой самостоятельную функцию, осуществляемую непосредственно линейными руководителями независимо от кадровых служб.
К главным задачам системы управления персоналом относят:
* обеспечение организации квалифицированными кадрами;
* создание необходимых условий для эффективного использования знаний, навыков и опыта работников;
* совершенствование системы оплаты труда и мотивации;
* повышение удовлетворенности трудом всех категорий персонала;
* предоставление работникам возможностей для развития, повышения квалификации и профессионального роста;
* стимулирование творческой активности.
* формирование и сохранение благоприятного морально-психологического климата;
* совершенствование методов оценки персонала;
* управление внутренними перемещениями и карьерой сотрудников;
* участие в разработке организационной стратегии .
Принципами построения современной системы управления персоналом считаются:
• эффективность подбора и расстановки сотрудников;
• справедливость оплаты труда и мотивации, вознаграждение не только за индивидуальные, но и коллективные достижения;
• продвижение работников в соответствии с результатами труда, квалификацией, способностями, личными интересами, потребностями организации;
• быстрое и эффективное решение личных проблем.
Работа служб персонала имеет два направления: тактическое и стратегическое. В рамках первого осуществляется текущая кадровая работа: анализ состояния и планирование потребностей в кадрах, разработка штатных расписаний, осуществление набора, оценки и отбора персонала; тестирование; планирование ближайших кадровых перемещений и увольнений, текущий учет и контроль, подготовка, переподготовка и повышение квалификации, формирование резерва на выдвижение, пропаганда организационных ценностей и воспитание персонала в их духе.
Главным направлением деятельности кадровых служб считается формирование трудовых ресурсов: планирование потребности в них и организация практических мероприятий по набору кадров, разрешение конфликтов, проведение социальной политики.
Суть кадровой работы состоит в определении того, что конкретно, кем, как и с помощью чего должно делаться на практике в данный момент в сфере управления персоналом. Решение этих повседневных задач основывается на административных методах.
Стратегическое направление работы служб персонала ориентировано на формирование кадровой политики организации — системы теоретических взглядов, идей, требований, практических мероприятий в области работы с персоналом, ее основных форм и методов.