Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что писать в объяснительной, если уважительной причины нет?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В составлении объяснительных записок очень важно быть внимательным и не допускать ошибок. Не редко бывают случаи, когда правильные объяснения позволяют избежать наказания или же наоборот — неграмотные пояснения могут усугубить ситуацию. Даже малейшие ошибки в пояснениях могут повлечь за собой ситуации, когда всплывают несколько систематических нарушений, а значит они караются более строгим наказанием.
Уведомление работника о даче объяснения
Существует определённый порядок уведомления работника. В случае его несоблюдения он может оспорить взыскание в суде.
Процедура назначения взыскания обозначена в кодексе, но она имеет много формальностей, которые очень важно соблюдать. В случае их несоблюдения легко можно обжаловать приказ.
Однако происходит редко: начальники часто исходят из дисциплинарного наказания. Это работает, пока кто-то из подверженного наказания не обратится за проверкой.
Они начинают проверять все, в том числе и то, соответствует ли процедура формальным требованиям трудового кодекса. И если работодатель что-то упустил — велик шанс, что гонорар будет отменен, а работник получит право на компенсацию.
Этап 6. Принятие решения о мере ответственности
Увольнять работника за прогул ТК РФ не требует, а предоставляет работодателю право самостоятельно принять такое решение. В зависимости от структуры организации, наличия или отсутствия действующего в организации локального акта о порядке привлечения работника к дисциплинарной ответственности (в том числе в виде увольнения) в ходе увольнения работника за прогул может возникнуть этап 6 – принятие решения о мере ответственности.
Обычно он требуется в компании с многочисленными структурными подразделениями, где право принимать решение о мере наказания принадлежит одному лицу, занимающему высшую должность (генеральному директору, президенту компании), а сбор доказательств, выводы о квалификации деяния работника в качестве дисциплинарного проступка, а также представление к наказанию – руководителям структурных (в том числе обособленных) подразделений. Как правило, представление о привлечении работника к ответственности производится служебным документом (Пример 7).
Как написать объяснительную записку на работе по поводу проступка: образец, шаблон, примеры
Дисциплинарный проступок – неисполнение или недостаточное (ненадлежащее) исполнение трудовых обязанностей без уважительных на это причин. Наказание за совершение проступка предусмотрено в статье 192 ТК РФ:
- замечание
- выговор
- увольнение
Для работников прокуратуры, таможни и госслужащих закон предусматривает более строгие наказания, среди которых лишение званий, понижение в чине, предупреждение о несоответствии и другие.
Но чтобы наказать работника за проступок, работодателю придется доказать:
- неправомерность действий работника
- сам факт совершения работником проступка
- вину работника
Поэтому, при написании объяснительной, работнику нужно обдумать каждое свое слово. В противном случае, работодатель сможет использовать даже самую маленькую «зацепку», чтобы наказать подчиненного за проступок.
Что будет, если отказаться от написания объяснительной записки?
Подчинённый может отказаться от предоставления объяснительной. Наказания или дисциплинарного взыскания за отказ не предусматривается законом.
Руководитель не вправе принуждать сотрудника писать объяснительную. Однако, стоит понимать, что отказ не освобождает служащего от ответственности за совершенное нарушение.
В этом случае руководитель составляет акт об отказе сотрудника в предоставлении письменных объяснений, подписанный двумя свидетелями. Запрос объяснительной – это обязанность руководства. Отказ от её написания – право работника.
Отказ от составления документа – это не всегда разумное решение. Начальство может расценить гордое молчание, как признание того, что проступок был совершён намеренно. Объяснение же причин нарушения трудовой дисциплины с прикреплёнными доказательствами невиновности могут сгладить ситуацию.
Если же конфликт уже разгорелся, несмотря на эмоции обеим сторонам стоит обезопасить свои позиции юридически. Для работодателя этой самой безопасностью может стать запрос объяснений в письменной форме, а для подчинённого – предоставление объяснительной в установленные сроки.
Правила написание объяснительной на работу
Многие работники боятся писать письма подобного рода, ведь это означает, признать свою вину за нарушения или упущения в работе. Вот на что нужно обратить внимание при составлении:
- не указывать лишней информации, не вдаваться в ненужные отступления и повествования, указывать только актуальные, достоверные и полезные сведения;
- не употреблять жаргонных или красноречивых фраз, оскорбляющих других людей, либо наоборот – превозносить другого коллегу, позицию которого поддерживает;
- указать достоверную информацию, руководство не любит работников, пытающихся переложить ответственность на своих коллег, наоборот – признание ошибки и раскаянье больше расположит к себе, чем утаивание правды;
- писать нужно аккуратно и разборчиво, постараться не допускать орфографических ошибок, в противном случае записка может вызвать лишь раздражение от прочтения.
От правильности заполнения бланка зависит окончательное решение руководства о мере наказания, например, сделают замечание, а не выговор.
Оформление объяснительной
Объяснительная записка составляется в произвольной форме с соблюдением общеустановленных правил делопроизводства. В правом верхнем углу указывается должность и ФИО руководителя, должность и ФИО прогульщика.
Ниже по центру указывается название документа: объяснительная записка или просто объяснительная. Далее приводятся объяснения по факту отсутствия на работе.
В объяснительной в обязательном порядке указываются даты отсутствия, пояснения даются по каждому дню отсутствия.
В конце документа проставляется подпись и текущая дата, прикладываются подтверждающие документы и доказательства.
Составить объяснительную можно на компьютере или написать собственноручно.
Готовый документ передается ответственному сотруднику отдела кадров или руководителю согласно установленному в компании порядку.
Объяснительные не делают в 2 экземплярах для проставления отметки о вручении.
Когда от работника требуется объяснительная за прогул
Прогул — отсутствие сотрудника на рабочем месте без уважительной причины в течение четырех часов подряд или всего рабочего дня (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Перерыв на обед не учитывается.
Трудовой кодекс трактует прогул как нарушение работником обязательств, оговоренных правилами внутреннего распорядка или трудовым договором. Доказанный факт такого нарушения не может оставаться без последствий, поскольку речь идет о несоблюдении трудовой дисциплины.
Прогул является основанием для наложения дисциплинарного взыскания даже в виде увольнения по инициативе работодателя. Это всегда конфликтная ситуация, которая может завершится судебным разбирательством. Поэтому особенно важно, чтобы процедурные нюансы, оговоренные ТК РФ, были четко соблюдены.
Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно уволить закоренелого прогульщика
Объяснение пишется от руки, в произвольном формате. Изложение должно быть в деловой форме. Структура документа содержит в себе следующие реквизиты:
- первой строчкой в правом верхнем углу необходимо указать наименование предприятия, его организационно-правовую форму, далее фамилию, имя, отчество руководителя, которому дается пояснение;
- в середине листа пишется название – объяснительная записка о неявке на работу;
- после следует пояснение причин неявки, они пишутся в произвольной форме;
- внизу ставится дата написания документа с подписью составителя;
- если есть уважительные причины неявки, они указываются в тексте объяснительной, документы прилагаются к записке.
Правила составления объяснительной записки:
- Стиль изложения должен быть деловым, лаконичным, но в тоже время максимально понятным.
- В документе должны быть соблюдены все реквизиты, в частности, должно быть указано в шапке верное наименование предприятия, компании;
- Название документа должно быть посередине листа, обязательным условием является его верное указание.
- У документа должен быть исходящий номер, дата регистрации.
- На документе должна стоять подпись составителя, должность в организации.
Неуважительные причины:
- Человек отсутствует на рабочем месте более 4 часов подряд.
- Руководство предприятия не было уведомлено о том, что работника не будет на рабочем месте.
- Факт прогула зафиксирован, а также документально подтвержден.
ВАЖНО: Если неявка длилась 3 часа 59 минут – это не прогул, если работник был на территории предприятия, а у него нет рабочего места – также не прогул.
Если человек не смог сообщить работодателю о том, что он не придет на работу по уважительным причинам, это не считается прогулом.
Уважительные причины:
- больничный;
- выполнение обязанностей, данных государством;
- донорство;
- арест;
- задержание;
- неблагоприятные климатические условия;
- проблемы с транспортной доступностью;
- вызов в суд;
- задержка заработной платы более двух недель.
Обязан ли работник писать объяснительную
Закон не содержит императивной нормы, которая бы обязывала сотрудника писать объяснительную. Не важно, какой срок проступка: неделя прогула либо меньше. Работнику лучше написать объяснение. В особенности это актуально, если человек не смог предупредить работодателя о том, что он не придет на работу ввиду уважительных причин. Нельзя говорить о том, что работодатель готов всегда увольнять своих сотрудников. Обычно прогульщику дают еще один шанс. Но если речь идет о систематических прогулах, работника увольняют.
При выявлении прогула работодатель должен четко следовать определенному алгоритму. В частности, работодатель создает комиссию. Она должна рассмотреть факт прогула в качестве свершившегося. Далее, работодатель обязан проверить предоставленные бумаги в качестве доказательственной базы. Окончанием проверки сотрудника следует считать издание приказа, в котором будет написано, какая мера дисциплинарного воздействия будет применена к человеку.
ВАЖНО: Работодатель может выбрать по своему усмотрению форму наказания сотруднику. Но только в рамках ТК РФ. Кроме того, работодатель по своему усмотрению и внутреннему убеждению может внести запись о применении дисциплинарного взыскания в трудовую книжку, но может и не делать этого.
Правила написание объяснительной на работу
Многие работники боятся писать письма подобного рода, ведь это означает, признать свою вину за нарушения или упущения в работе. Вот на что нужно обратить внимание при составлении:
- не указывать лишней информации, не вдаваться в ненужные отступления и повествования, указывать только актуальные, достоверные и полезные сведения;
- не употреблять жаргонных или красноречивых фраз, оскорбляющих других людей, либо наоборот – превозносить другого коллегу, позицию которого поддерживает;
- указать достоверную информацию, руководство не любит работников, пытающихся переложить ответственность на своих коллег, наоборот – признание ошибки и раскаянье больше расположит к себе, чем утаивание правды;
- писать нужно аккуратно и разборчиво, постараться не допускать орфографических ошибок, в противном случае записка может вызвать лишь раздражение от прочтения.
От правильности заполнения бланка зависит окончательное решение руководства о мере наказания, например, сделают замечание, а не выговор.
Фиксируем факт отсутствия на рабочем месте
Есть несколько ситуаций, когда отсутствие сотрудника на работе признается прогулом. При этом длительным прогулом считают случай, когда работник в течение нескольких дней, месяцев или лет не появляется на рабочем месте и не предоставляет работодателю информацию о причинах своего отсутствия.
Прогулом считается ситуация, когда работник:
- отсутствовал на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (подп. «а» п.6 ч. первой ст.81 ТК РФ;
- отсутствовал на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (подп. «а» п.6 ч. первой ст.81 ТК РФ;
- самовольно использовал дни отгулов или ушел в отпуск (подп. «д» п.39 постановления Пленума ВС РФ от 17 марта 2004 г. №2);
- прекратил работу без уважительной причины до истечения срока предупреждения об увольнении (ч. первая ст.80, ст.280, ч. первая ст.292, ч. первая ст.296 ТК РФ);
- самовольно прекратил работу без уважительной причины до истечения срока действия срочного трудового договора (ст.79 ТК РФ).
В первые дни невыхода сотрудника на работу работодатель не сразу может разобраться, отсутствует он по уважительной причине или прогуливает. Когда нет уверенности в том, что работник болеет, первую неделю его отсутствия имеет смысл составлять акты о неявке на работу ежедневно, в дальнейшем можно ограничиться актом об отсутствии работника в течение недели. Составлять такой документ можно, например, по пятницам. Законодательством этот вопрос напрямую не урегулирован, поэтому руководствуйтесь здравым смыслом и судебной практикой.
В табеле учета рабочего времени с первого дня отсутствия сотрудника ставьте код «НН», означающий неявку по невыясненным причинам, если вы применяете унифицированные формы (). Впоследствии, после того как будет установлен факт прогула, измените отметку на код «ПР» ( , утвержденный ).
П онятие длительного прогула законодательно не закреплено. В Трудовом кодексе РФ (далее – ТК РФ) дано определение прогула, но оно не имеет привязки к его длительности по дням, неделям или месяцам.
Если работник отсутствовал на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности либо хотя бы более 4 часов подряд, то это уже считается прогулом. Причем не важно, было такое отсутствие в начале, середине либо в конце рабочего дня (смены) (подп. «а» п. 6 ч. первой ст. 81 ТК РФ).
Поскольку прогул относится к грубым нарушениям работником трудовых обязанностей, за которые предусмотрено максимально строгое дисциплинарное взыскание – увольнение (ст. 192 ТК РФ), автор полагает, что необходимость в законодательном закреплении понятия длительного прогула отпадает. Так как даже при отсутствии сотрудника на рабочем месте в течение 1 рабочего дня (не говоря о неделе, месяце или более) уже может быть применена строгая мера дисциплинарного взыскания – увольнение (расторжение трудового договора по инициативе работодателя на основании подпункта «а» пункта 6 части первой статьи 81 ТК РФ).
Для простоты ориентирования в интересующем нас вопросе разделим прогулы на две условные категории:
- классические , обозначенные в ст. 81 ТК РФ, т.е. кратковременные, и
- длительные .
Как писать объяснительную
- Объяснительная — дело добровольное. Отказаться можно всегда. Но от ответственности это не освобождает.
- За отказ писать объяснительную не накажут, но лучше пояснить работодателю, что именно произошло. Объяснение часто помогает избежать взыскания или смягчить его.
- Работодатель обязан письменно уведомить работника, что у него есть право написать объяснительную. Если человек перестал ходить на работу — уведомляют телеграммой или смс.
- Если объективных причин для проступка нет — их лучше не придумывать. Признайте вину и укажите, что это больше не повторится.
- Пишите кратко и понятно. Так меньше шансов, что раскроете лишнюю информацию.