Как правильно написать ответ на деловое письмо.

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно написать ответ на деловое письмо.». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Рекомендации к оформлению

2. Особенности электронного документа

3. III. Статья 19.7 Кодекса об Административных Правонарушениях РФ

4. Письмо-запрос акта сверки

5. Что делать, если приставы уже возбудили производство

6. Образец ответа на запрос о предоставлении информации

7. В какие сроки надо подготовить ответ

8. Сколько дней отводится для ответа на обращение?

9. Общие правила написания ответа

10. Как осуществить сделку купли-продажи

11. СОГЛАСИЕ В ОТВЕТ НА ПРОСЬБУ И ПРЕДЛОЖЕНИЕ

Как правило, вся корреспонденция подписывается руководителем организации, его представителем или главным бухгалтером. Все зависит от темы письма и внутреннего разделения ответственности в компании. В любом случае, обычно не руководитель непосредственно пишет текст.

Существует ряд распространенных ситуаций, в которых может потребоваться ответное письмо

Государственным органам (например, если от налоговых органов получен запрос на финансовую отчетность компании, индивидуальную информацию о деятельности организации и т.д.).
Поставщикам (например, если поставщик письменно запрашивает актуальный список материалов для заказа).
Покупателю (например, если покупатель потребовал, чтобы товар был доставлен в определенный день).
Судебным органам (например, если суд затребовал определенные доказательства).
банковским учреждениям (например, если банк запросил кредитный отчет у другого банка, предоставляющего услуги организации).
физическим лицам (например, в ответ на запрос информации о возможности подать заявление на определенную должность в организации) и т.д.

Особенности электронного документа

Чем больше организация – тем больше бумажной волокиты. На достаточно крупных предприятиях количество ежедневной служебной корреспонденции может идти на несколько тысяч и проконтролировать ее поток довольно сложно.

С этой целью сейчас усиленно внедряется система электронного документооборота, которая значительно облегчает работу подразделений. Он может быть как полностью автоматизирован (без бумажного носителя), так и частично – в этом случае бумажный оригинал остается у отправителя, а к адресату отправляется его электронный аналог. Каждая организация решает данный вопрос сугубо в частном порядке.

Небольшая фирма с численностью сотрудников до десяти человек может ограничиться одной лишь бухгалтерской книгой, а возникающие вопросы решать устно либо с глазу на глаз. Другое дело, если число сотрудников идет на сотни: здесь уже придется вводить документооборот, как способ защиты сотрудников и руководства от произвола.

Напишите свой вопрос в форму ниже

III. Статья 19.7 Кодекса об Административных Правонарушениях РФ

Для частных компаний строгих правил касательно сроков ответа не существует. Рекомендуется ориентироваться на следующие особенности:

Если запрос поступил от государственной структуры, в нем обычно указывается требование предоставить ответ в течение определенного количества дней. Не стоит пренебрегать этим требованием.
Если требование поступило от контрагента и в договоре между сторонами сказано, что при такой ситуации ответ необходимо предоставить в течение конкретного срока, на этот период и стоит ориентироваться.
Во всех остальных ситуациях рекомендуется давать ответ в течение 7 дней или любого разумного срока.

Закон об обращениях граждан не содержит указания, о каких днях идет речь: рабочих или календарных. В рамках сложившейся практики расчет принято вести в календарных днях (т.к. уточнения про рабочие дни в тексте закона нет). В законе также не сказано, куда сдвигается окончательная дата, если она выпадает на выходной, праздничный день: на предшествующий рабочий день или на ближайший следующий.

Отвечая на письмо, если есть подтверждение вашего ответа, укажите источник , на который вы ссылаетесь.

Работодатель должен отвечать на запрос полиции о представлении сведений о работниках при наличии у полиции установленных законом оснований для истребования указанных сведений.

Письмо-запрос акта сверки

Такой запрос направляется, чтобы определить, имеется ли задолженность или переплата по определенным платежам. Направляется на имя руководителя соответствующей организации, составляется на фирменном бланке в общем порядке делопроизводства.

ООО «Млечный путь» 116890, г. Москва, ул. Забелина, 18, офис 2 ИНН 098543905 Тел., факс Начальнику Департамента Росприроднадзора по Восточному федеральному округу Станкевичу Артему Викторовичу

Читать дальше: Как восстановить дкп на автомобиль для налоговой

13.05.2017 г., исх. № 156/59

Запрос на предоставление акта сверки

Прошу предоставить акт сверки расчетов платы за негативное воздействие на окружающую среду.

Условно, можно выделить несколько наиболее распространенных ситуаций, когда встает необходимость в составлении письма-ответа:

В адрес государственных органов (например, при поступлении запроса от налоговой о предоставлении финансовой отчетности предприятия, отдельной информации о деятельности хозяйствующего субъекта и т.д.).
В адрес поставщиков (например, если поставщик письменно запросил уточненный список материалов, на которые оформляется заказ).
В адрес покупателей (например, при поступлении запроса о возможности осуществления поставки товара на определенную дату).
В адрес судебных органов (например, запрос судом конкретных доказательных документов).
В банковское учреждение (например, если банк запросил справку о деловой репутации из другого банка, обслуживающего организацию).
В адрес физического лица (например, в ответ на запрос информации о возможности устроиться на определенную должность в данную организацию) и др.

Что делать, если приставы уже возбудили производство

Одновременно с подачей мировому судье возражений относительно исполнения судебного приказа рекомендуем копию возражений представить судебному приставу-исполнителю.

Так

Судебный пристав будет понимать, что совершать исполнительные действия в отношении вас бесполезно, так как судебный приказ скорее всего будет отменен мировым судьей, а исполнительное производство придется прекращать.

Если

Судебный пристав-исполнитель успел взыскать с вас какие-то денежные суммы, то их в этом случае придется возвращать.

После того

Как мировой судья вынесет определение об отмене судебного приказа, вам нужно получить его и направить судебному приставу-исполнителю вместе с заявлением о прекращении исполнительного производства.

Образец ответа на запрос о предоставлении информации

Информация подразумевает под собой различные сведения о лицах как физических, так и юридических, действиях лиц, о различных событиях. Информация, как объект гражданского права, а особенно некоторые ее виды, защищена законодательно.

Когда какому-то субъекту поступает запрос на предоставление какой-либо информации, то он должен отчетливо знать, имеет ли право запрашиваемое лицо на получение доступа к интересующим его сведениям.
И только в случае подтверждения этого права, начать формировать образец ответа на запрос о предоставлении информации.
Информация
Лицо, имеющее доступ к определенным сведениям, должно понимать свою ответственность за незаконные манипуляции с ними, например, передача третьим лицам без законных на это оснований, скрытие всей или какой-либо ее части, или других действий.

Любой запрос на предоставление той или иной информации должен быть оформлен в письменной форме. В каждой структуре есть свои требования к виду запроса. Где-то это определенный бланк, а где-то достаточно произвольного письменного заявления от запрашивающего лица.

Но в любом случае основные данные запроса будут схожи:

Наименование субъекта, к которому направлен запрос.
Наименование, от кого направлен запрос.
Перечисление сведений, которые необходимо получить.
Подпись запрашивающего субъекта.
Дата запроса.

В свою очередь, после проверки законности полученного запроса лицо, предоставляющее информацию, также готовит образец ответа на запрос о предоставлении информации в письменной форме.

Ответ

Ответ на запрос оформляется в определенный срок, прописанный во внутренних документах организации, ответственным за это сотрудником. Как правило, ответ готовится на фирменном бланке организации с нанесенными на нем фиксированными данными: Наименование и реквизиты.

Прочая информация в ответе имеет следующий вид:

Наименование адресата, кому направляется ответ.
Дата ответа.
Зарегистрированный порядковый номер.
Текст ответа.
В случае приложения к бланку ответа необходимых документов, то их перечень.
Подпись ответственного лица, а в случае необходимости, то и подпись руководителя.

Вся корреспонденция, которая поступает в организацию, регистрируется в специальных журналах входящей корреспонденции.
Вся исходящая корреспонденция также должна быть зарегистрирована.
Таким образом, при возникновении каких-либо спорных ситуаций, все запросы и ответы можно проконтролировать с помощью этих книг регистраций.

Также в каждой организации прописан свой порядок документооборота. В некоторых случаях остается второй экземпляр ответа, как подтверждение.

Если ответ отправляется письмом с уведомлением, то вернувшееся уведомление подшивается в документы и служит подтверждением.

Ниже расположен типовой бланк и образец ответа на запрос о предоставлении информации, вариант которого можно скачать бесплатно.

В какие сроки надо подготовить ответ

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.

На электронные письма общепринято давать ответ в течение одного дня с момента его получения, а оптимальное время ответа в течение 2-х часов.

Письма-запросы относятся к служебным письмам, которые направляют адресату с целью получить определенную информацию, документы и деловые бумаги. У этого документа есть обоснование, которое указывает автор запроса.

Можно писать короткие ответы, но так чтобы они давали исчерпывающий ответ или побуждали адресата к определенным действиям. На какие виды писем можно написать короткий ответ?

В соответствии с требованиями Закона «О Полиции», критерием правомерности истребования информации является ее необходимость для решения возложенных на органы полиции задач. Обязательным для исполнения являются законные требования сотрудников полиции.

В связи с некорректностью формулировки – «другие информационные материалы», сотрудники полиции могут включать в это понятие любые интересующие их предметы и документы. Экспертизы проводятся в рамках возбужденного уголовного дела и производства по делу об административном правонарушении.

Никакого предварительного согласия на перепечатку со стороны Министерства внутренних дел Российской Федерации не требуется.

Бывают и ситуации, когда одно письмо-просьба содержит в несколько прошений. В таком случае правила оформления требуют, чтобы каждая из них была описана в отдельном абзаце.

Это разрешение в равной степени распространяется на газеты, журналы, радиостанции, телеканалы, сайты и страницы сети Интернет. Единственным условием перепечатки и ретрансляции является ссылка на первоисточник.

Оно содержит такие фразы: «Просим Вас уведомить о…», «Просим Вас сообщить…», «Просим принять меры…» и т.д.

Ответ на запрос о предоставлении информации — это документ, который содержит решение о согласии или отказе отправить необходимые сведения. Если решение положительное, то подробно указывают эти данные, если отрицательное — четко обосновывают отказ.

Исходя из перечня задач, возложенных на органы полиции в соответствии со ст.2 Федерального Закона «О Полиции», основанием для истребования информации может быть осуществлении органами полиции мероприятий (проверок), направленных на пресечение преступлений и административных правонарушений.

Бизнес всегда несет в себе определенные риски: финансовые, ценовые, инвестиционные, репутационные и многие другие. Особенность отечественных бизнес-процессов заключается в том, что они сопряжены и с рисками уголовно-правового характера.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Все материалы сайта Министерства внутренних дел Российской Федерации могут быть воспроизведены в любых средствах массовой информации, на серверах сети Интернет или на любых иных носителях без каких-либо ограничений по объему и срокам публикации.

В соответствии с п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) персональными данными является любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Кроме этого, деятельность сотрудников полиции регламентирована Федеральным Законом № 144-ФЗ от 12.08.1995 года «Об оперативно-розыскной деятельности» (далее – Закон «Об оперативно-розыскной деятельности»).

Расскажем, на какие письма нужно отвечать. Объясним, как правильно составить и оформить ответ в соответствии с требованиями нового ГОСТа.

Поэтому при получении запроса не торопитесь отвечать, а для начала необходимо дать запросу правовую оценку, а насколько такой запрос обоснованный, помогут выяснить наши специалисты.

Даем примеры расчета даты ответа на календаре – для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Все зависит от конкретной корреспонденции. Для частных организаций четких сроков не предусмотрено. Государственные учреждения обычно отмечают либо дату либо период, в течение которого требуется предоставить информацию. При переписке с контрагентами стоит ориентироваться на договор. В нем обычно прописано, сколько дней отводится для ответа. Если срока не указано, смотрите на суть вопроса.

Также, у многих возникнет вопрос, как поступать, если запрашиваемые сведения / документы отсутствуют у участника ВЭД.

Если в письме вопросы, на которые гражданину много раз отвечали, но новых доводов он не приводит, руководство вправе прекратить с ним переписку.

В течение действия данного Договора я своевременно осуществлял выплату Банку по всем обязательствам, включая сумму кредита, процентов и комиссии. На дату сегодняшнего обращения просроченной задолженности у меня нет.

В адрес государственных органов (например, при поступлении запроса от налоговой о предоставлении финансовой отчетности предприятия, отдельной информации о деятельности хозяйствующего субъекта и т.д.).
В адрес поставщиков (например, если поставщик письменно запросил уточненный список материалов, на которые оформляется заказ).
В адрес покупателей (например, при поступлении запроса о возможности осуществления поставки товара на определенную дату).
В адрес судебных органов (например, запрос судом конкретных доказательных документов).
В банковское учреждение (например, если банк запросил справку о деловой репутации из другого банка, обслуживающего организацию).
В адрес физического лица (например, в ответ на запрос информации о возможности устроиться на определенную должность в данную организацию) и др.

Письмо-ответ составляется в разных случаях. Это может быть реакция на конкретную жалобу, претензию или просьбу. Причем она может быть как положительной, так и отрицательной. Во втором случае документ будет представлять уже своего рода письмо-отказ. Но дать его надо с подробным разъяснением причин, заставивших принять такое решение. Для примера можно рассмотреть случай, когда компания получила официальный письменный заказ на изготовление определенного вида продукции за конкретно указанный срок. Если такое сотрудничество для предприятия является желанным, то отреагировать надо незамедлительно. Ответ составляется произвольно. Он может начинаться словами: «Выполним» или «Изготовим». В качестве срока лучше указать дату отгрузки с учетом времени, необходимого для производства товара и передачи его на склад. Кроме этого, обязательно надо оговорить условия оплаты, ведь заказчик может рассчитывать на несколько этапов. Далее останется только подсчитать итоговую сумму и сообщить свои реквизиты, на которые заказчик будет производить денежные перечисления. Такой документ обычно подписывают директор и главный бухгалтер, а в самом конце сообщаются координаты непосредственного исполнителя.

Общие правила написания ответа

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Как осуществить сделку купли-продажи

В любом государстве процедура оформления различных сделок регулируются, соответствующими правовыми документами. Все сделки купли – продажи осуществляются путем составления специального договора. В зависимости от того, как правильно составлен этого договор и будет зависеть исход сделки, а в последующем и разрешение вопросов и возникших конфликтов при исполнении обязательств по такому договору.

Помните, что договор купли-продажи – это договор, по которому продавец передает некоторый товар, а покупатель приобретает право владения данным товаром, а также обязуется принять предмет, указанный в договоре, уплатив при этом определенную сумму денег.

Далее рассмотрим, как осуществить сделку купли — продажи, для которых не требуется составление договора, и все действия связанные с приемом и передачей такого товара осуществляется в момент заключения сделки.

СОГЛАСИЕ В ОТВЕТ НА ПРОСЬБУ И ПРЕДЛОЖЕНИЕ

Выражения речевого этикета	Ситуация употребления и комментарии
Хорошо.	В ответ на приглашение; сопровождается словами благодарности (спасибо, хорошо)
Пожалуйста.	Чаще в ответ на вежливою просьбу (типа: — Если тебе не трудно, принеси мне книгу, пожалуйста. — Пожалуйста.)
Ладно.	Согласие непринужденное
Сейчас. Сию минуту (минутку)	Согласие сделать что-либо немедленно.
Сделаю, напишу, принесу и т. д.	Часто сопровождается словом «хорошо» (Хорошо, сделаю. Хорошо, напишу.)
Давай ( — те). Пойдём ( — те) и т. д. Давайте ( — те) пойдём. Пошли.	В ответ на приглашение сделать что-либо или пойти вместе (типа: — Давайте споём. — Давайте. — Пошли в кино. — Пойдёмте.)
С (большим) удовольствием. С радостью. Охотно.	С оттенком желания
Обязательно + 1-е лицо буд. времени (приду, сделаем). Не сомневайтесь (-айся). Не беспокойтесь (- койся). Какие могут быть сомнения! Можете быть спокойны (можешь быть спокоен) Можете быть уверены (можешь быть уверен). Можете (-ешь) на меня рассчитывать.	В ответ на просьбу обязательно сделать что-либо (типа: — Не забудь во вторник принести мне эту книгу. — Обязательно. Не сомневайся.)
(Я) не возражаю. (Я) не против (этого) Я готов.	На просьбу, приглашение (типа: — Ты не против… — Я не возражаю.)
Я не прочь! Я за!	Непринужденное
Согласен. Да. Конечно.	На вопрос о желании, согласии что-либо сделать (типа: — Ты согласен выступить с докладом на кафедре? — Согласен. Конечно.)
Ещё бы!	На вопрос о желании что-либо сделать (типа: — Ты хочешь поспать на этот спектакль? — Ещё бы!) Эмоциональное
Договорились! Решено!	При предварительных переговорах (типа: — Пойдём сегодня в кино? — А во сколько? — А во сколько? — Договорились.)
Так и быть. Придётся + (дать и т. д.)	С оттенком уступки, нежелания что-либо сделать (типа: — Ну дай мне этот журнал хоть на несколько дней. — Так и быть .) Непринуждённое.
Ну что ж делать (сделаешь, поделаешь), придётся + инф. (делать и т. д.)

Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.

Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.

В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.