Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Хранение документов: сроки, порядок и штрафы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если документов немного, то проще всего создать собственный архив — хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.
Как избежать налоговой проверки при закрытии ИП
Для тех, кто хочет закрыться без нежелательного общения с проверяющими, мы подготовили несколько советов. Они помогут избежать ненужной выездной проверки.
Итак, что надо сделать при принятии решения прекратить свой бизнес?
- Последовательно уменьшать обороты, в итоге свести их к нулю.
- Закрыть дебиторскую/кредиторскую задолженности.
- Уволить сотрудников, провести все окончательные взаиморасчеты с ними, убедиться, что все кадровые документы в наличии и правильно оформлены.
- Провести сверку со всеми госорганами и убедиться, что у ИП нет долгов по налогам, пеням и штрафам, а также сдана вся необходимая отчетность.
- При наличии кассового аппарата снять его с учета.
- Закрыть банковский расчетный счет.
- Привести всю бухгалтерскую документацию в порядок.
#Советы 1С-WiseAdvice
-
ИФНС имеет право произвести выездную проверку в течение 3 лет после закрытия ИП, поэтому нельзя уничтожать сразу все документы.
-
Не только ИФНС имеет право провести проверку и взыскать налоги с уже закрывшегося ИП, но и у бывшего индивидуального предпринимателя есть право вернуть себе переплаченные налоги и взносы на протяжении трех лет с момента закрытия бизнеса, если срок давности по переплаченным налогам не прошел. Обязательно пользуйтесь этим правом!
-
Российское законодательство позволяет закрыться со всеми долгами в бюджетные и внебюджетные фонды, но обязанность по их уплате перейдет на бывшего предпринимателя как на физическое лицо. На сумму долга будут накручиваться пени. Не тяните – погасите долги!
Если документы потеряны или испорчены
Штрафные санкции для тех, кто не может предоставить первичные бумаги по бухгалтерскому учёту, счет-фактуры, для тех, кто ведёт документацию не систематически — достаточно мощные. Если вы попались более двух раз за год, по статье 120 НК РФ, штраф выйдет не меньше десяти тысяч рублей.
Если документы оказались потерянными, их срочно нужно восстанавливать. С документами вроде актов и накладных всё проще. Их можно запросить на повтор у контрагентов.
А вот если речь идёт об утрате учётных документов, то ситуация становится сложнее. Вам потребуется назначить расследование с указанием причины (если такая имеется) — потом, кража, пожар и т.д. Расследование ведёт соответствующая служба, к которой конкретный документ относится. После расследования, создаётся акт, который переходит в налоговое ведомство, где и обозначают сроки восстановления утраченных документов.
Что касается регистрационных документов, то их вы можете запрашивать в ФНС. Заявление на восстановление или выдачу дубликата пишется отдельно для каждого документа. Госпошлина составляет триста рублей.
Те документы, у которых уже прошёл установленный срок хранения можно утилизировать. Это делается с помощью специального оборудования — шредеров, либо же путём сжигания. Относитесь к этому внимательно и случайно не сожгите лишнее — например ещё действующие документы.
Сколько раз можно открывать и закрывать ИП
Алгоритм регистрации понятен, а после закрытия ИП, когда можно открыть снова? Ответ зависит от того, по какой причине была закрыта фирма. В случае добровольной ликвидации никаких ограничений по времени повторной регистрации бизнеса нет. Иное дело – принудительное закрытие по судебному решению. Это происходит при банкротстве ИП или наложении судебного запрета на ведение деятельности.
Если предприниматель был признан несостоятельным, то есть банкротом, открыть ИП заново можно не ранее, чем через 5 лет. Приостановление прав производится на основании п. 2 стат. 216 Закона № 127-ФЗ от 26.10.02 г. За отчетную дату берется завершение реализации активов физлица или прекращение судебного производства в ходе процедуры неплатежеспособности. Копия решения суда направляется в регистрирующий орган – подразделение ИФНС, где предприниматель состоял на учете. После истечения ограничительного срока гражданин может заново заниматься бизнесом, во время действия ограничений запрещено не только открывать ИП, но и каким-либо образом участвовать в управлении юрлицами (п. 4 стат. 216 Закона № 127-ФЗ).
Ответы на распространенные вопросы
1.Вопрос №1:
Есть ли необходимость индивидуальному предпринимателю хранить документы?
Ответ:
Да, предприниматель должен наряду с юридическими лицами хранить свою документацию, поскольку в случае возникновения каких-либо судебных дел либо налоговой проверки потребуется предоставление тех или иных бумаг, если предприниматель на тот момент прекратил свою деятельность, нужно обращаться в архив.
2.Вопрос №2:
Какой срок давности по проверкам для закрытых предпринимателей?
Ответ:
Проверить индивидуального предпринимателя могут в течении четырех лет, однако если назначить после этого новое дело, то сроки могут сдвигаться и на более длинные промежутки времени.
Что такое первичные документы?
Факт перехода права собственности на товар от одной компании к другой или к физлицу подтверждается специальным документом. Такой документ называется «первичным», потому что он подтверждает, что вы действительно купили/продали товар или оказали услугу — это исходный момент при расчёте налогов.
Многие предприниматели привыкли считать, что у них есть расходы, если они заплатили с расчётного счёта. Но для налоговой это не так: по закону расходы у вас появляются не тогда, когда вы отправили деньги, а тогда, когда подписали с поставщиком соответствующий акт.
Поэтому бухгалтеру и нужны от предпринимателя первичные документы, или «закрывашки». Они важны и для налогов, и для отчётности. Особенно важны те, которые подтверждают расходы. Обычно, чем их больше, тем меньше налог.
Как с этим жить и не потерять душевное равновесие
Некоторые предприниматели откладывают первичные документы «на потом» — мы же призываем собирать их сразу. Чем раньше, тем лучше. Не стоит ожидать, что бухгалтер успеет всё сделать, если вы добудете документы в последний момент. Бухгалтерия — это процесс, который требует времени, ведь нужно перевести информацию в электронный вид, внести в систему учёта и сделать все нужные проводки.
Если же не надеяться на «авось», то отчётность пройдёт спокойно, а вы будете знать налог и сможете планировать расчёты с бюджетом, не рискуя репутацией.
Давайте подведём итог и сформулируем памятку здравомыслящего бизнеса. Заплатили — требуйте документы. Если заплатили в последний день квартала, а поставщик далеко, то пусть будет хотя бы скан. Но всё равно договоритесь об оригиналах, а в идеале — об ЭДО. И лучше раньше, чем позже. Помните об этом, и будут у вас порядок, минимальный налог и дивиденды 🙂
Подсказали — Дмитрий Нелюбин и Анастасия Тушнолобова, консультирующие бухгалтеры в Кнопке.
Рассказал всем — Станислав Николаев, маркетолог.
Если документы ИП утрачены или испорчены
Отсутствие у вас первичных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, счетов-фактур, а также неправильное отражение данных в финансовых документах в систематическом порядке (более двух раз за год) – это грубое нарушение, регламентируемое ст. 120 НК РФ. Штрафы в данном случае установлены от 10000 рублей.
Потерянные документы можно и нужно восстановить. Договоры, акты, товарные накладные вы можете запросить повторно у контрагентов. Если потерян учетный документ, то необходимо назначить расследование, возможно, с предоставлением справки о причине потери (потоп, кража, пожар) от соответствующей службы. Акт по результатам расследования отправляется с заявлением в свободной форме в налоговую инспекцию (ФНС) – там в свою очередь устанавливают сроки на восстановление бумаг.
Регистрационные документы ИП можно запросить в налоговой инспекции по отдельности каждый, подав заявление на выдачу дубликата и квитанцию об уплате госпошлины в размере 300 рублей.
За отсутствие первичных документов, регистров бухучета вы можете получить штраф в размере от 10000 рублей.
Хранящиеся документы по истечении срока архивирования можно утилизировать: сжечь или порезать на специальном оборудовании. Однако будьте предельно осторожны, чтобы случайно не уничтожить еще действующие или требующие хранения данные.
Закон не ограничивает индивидуального предпринимателя в перечне бумаг, которые можно архивировать. Если вам спокойно и удобно хранить все – храните, но не где вздумается, а в специальных местах, предназначенных для этого. Документы, надлежащим образом размещенные в архиве, как броня, защитят ваш бизнес в случае споров с налоговой инспекцией или контрагентами.
Хранение для налоговой инспекции
Во время камеральных или выездных проверок, налоговая инспекция может истребовать ряд документов от индивидуального предпринимателя, например: книгу доходов и расходов, журнал учета отпусков, договора с покупателями и поставщиками.
ФНС также может запросить индивидуальные карточки по расчету страховых взносов.
| Документы, которые могут быть затребованы | Срок хранения | С какой даты считать срок |
| Декларации, налоговые регистры, например, по расчету ЕНВД, УСН 6-НДФЛ, 2-НДФЛ, «первичка», акты сверки с ИФНС | 5 лет | Срок по регистрам, первичной документации и актам считайте с даты, когда закончился период, по которому ИП составил документ. Например, регистр по расчету ЕНВД за IV квартал 2017 года храните до конца 2022 года — срок начинается с 1 января 2018 года. |
| 4 года | Сроки по декларациям определяйте с 1 января года, следующего за тем, в котором сдавали отчетность (письмо Минфина от 19.07.2017 № 03-07-11/45829). Например, декларацию по УСН за 2016 год ИП сдал 21 апреля 2017 года. Считайте срок с 1 января 2018 года по 31 декабря 2020 года. | |
| Книги учета по УСН и патенту | 4 года или 11 лет | Т.к. книга нужна для составления и обоснования декларации то её следует хранить 4 года. Налогоплательщики могут перенести убытки прошлых лет или подать уточненку за любой период, поэтому желательно её хранить 11 лет. |
| Индивидуальные карточки по расчету взносов | 6 лет | С 1 января года, следующего за тем, на который ИП составил карточку. |
| Отчеты по страховым взносам | Постоянно, если отчет за год, и 5 лет — по квартальным формам | С 1 января года, следующего за тем, в котором составили отчет. Например, бухгалтер ИП заполнит ЕРСВ за 9 месяцев 2017 года 10 октября. Срок считайте с 1 января 2018 года. Он закончится 31 декабря 2022 года. |
| Документы, подтверждающие покупку и создание амортизируемого имущества (договоры, акты приема-передачи) | 5 лет | С 1 января года, следующего за тем, в котором ИП самортизировал основное средство полностью. Например, ИП в июле 2017 года построил здание. Срок службы — 12 лет. ИП закончит амортизировать здание в июле 2028 года. Тогда срок хранения документов начнет течь с 1 января 2029 года и закончится 31 декабря 2033 года. |
| Договоры и соглашения по сделкам | 5 лет | С даты, когда договор или соглашение прекратили действовать. |
Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
- документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
Особенности исчисления сроков предпринимателем
Когда ИП применяет упрощенку и уплачивает налог с доходов (6%), особых нюансов при определении сроков хранения документов не возникает — по закону «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ при наличии книги учета доходов иные бухгалтерские документы оформлять не требуется, так же, как и вести бухучет (письмо Минфина от 17.10.2014 № 03-11-11/52522). Следовательно, предпринимателю придется соблюдать только сроки хранения налоговых документов, устанавливаемые НК РФ.
Другое дело, если ИП применяет общий режим или упрощенку с базой «доходы минус расходы» и регулярно переносит полученные ранее убытки — для обоснования сумм переноса (как и самого убытка) документы хранить придется в течение более длительного времени. Период этот для УСН может составить 14 лет (учитывая допустимый 10-летний срок переноса и нормативный срок хранения книги), а при ОСНО даже превысить этот предел, поскольку для учета убытка при расчете налога на прибыль ограничения по числу лет списания не установлены (ст. 283 НК РФ).
Необходимо отметить, что период хранения книги полученных доходов для ИП-упрощенцев, указанный в перечне, утвержденном приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, отличается от общих налоговых сроков. Согласно перечню этот документ должен храниться постоянно.
О том, какие сроки хранения устанавливает приказ № 558 для некоторых видов документов, читайте в статье «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».
Какие изменения учесть
Теперь закреплена обязанность хранить 5 лет справки:
- об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов;
- о состоянии расчетов с бюджетом.
Кроме того, появилось прямое упоминание расчетов по страховым взносам. И годовые, и квартальные документы нужно хранить 50 или 75 лет (зависит, когда закончено делопроизводство).
Отметим, что ранее было две статьи. Одна предусматривала, что годовые расчетные ведомости по страховым взносам в ФСС нужно хранить постоянно, а за квартал – 5 лет. Согласно второй, для деклараций и расчетов авансовых платежей по пенсионным взносам был предусмотрен 5-летний срок, если есть лицевые счета. Но не было понятно, какие именно документы имелись в виду в обеих нормах.
Далее в таблице представлены все сроки хранения документов по налогам, действующие с 2021 года.
| ВИД ДОКУМЕНТА | СРОК ХРАНЕНИЯ | ПРИМЕЧАНИЕ |
| Документы (справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним | 5 лет (1) | (1) После снятия задолженности |
| Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам | 5 лет | – |
| Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом | 5 лет | – |
| Документы (таблицы, акты, расчеты) по дополнительному налогообложению за определенный период времени из-за пересмотра налогового законодательства Российской Федерации | 5 лет | – |
| Реестры для расчета земельного налога | 5 лет | – |
| Расчеты по страховым взносам: | – | |
| а) годовые; | 50/75 лет | |
| б) квартальные | 50/75 лет | |
| Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов | 6 лет (1) | (1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50/75 лет |
| Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов | 5 лет (1) | (1) Налоговые декларации индивидуальных предпринимателей по 2002 год включительно – 75 лет |
| Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) по налогу на доходы физических лиц | 5 лет (1) | (1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50/75 лет |
| Справка о доходах и суммах налога физического лица | 5 лет (1) (2) | (1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50/75 лет (2) В налоговых органах не менее 3 лет после получения свидетельства о смерти налогоплательщика либо документа о признании налогоплательщика умершим |
| Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 5 лет | – |
| Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней | 5 лет | – |
| Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности | 6 лет | – |
| Документы (списки объектов налогообложения, перечни льгот, объяснения, сведения, расчеты) по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период | 5 лет | – |
| Счета-фактуры | 5 лет | – |
| Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения | 5 лет | – |
| Журнал учета принятых справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и уточнений к ним | 5 лет | – |
| Журналы, карточки, базы данных учета: | – | |
| а) сумм доходов и налога на доходы работников; | 5 лет | |
| б) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость | 5 лет |
Ответственность за нарушение правил хранения документации
Наиболее распространенный случай, при котором нарушение правил хранения документации повлечет за собой штрафные санкции, — непредставление документа по запросу налоговиков.
Этот запрос ИФНС направляет при камеральной или выездной проверке налогоплательщика, при встречной проверке его контрагента, а также вообще без проверки (с. 93, 93.1 НК). Если налогоплательщик не представляет или несвоевременно представляет документацию, ему назначается штраф 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК).
Также отсутствие первичного учетного документа или счета-фактуры влечет за собой налоговую ответственность за грубое нарушение правил учета. Когда это нарушение не приводит к занижению налоговой базы — штраф 10-30 тыс. руб. (п. 1 и 2 ст. 120 НК). Когда это нарушение приводит к занижению налоговой базы — штраф 20% от размера неуплаченного налога, минимум 40 тыс. руб. (п. 3 ст. 120 НК).
Из-за несоблюдения сроков хранения документации компанию и ее сотрудников могут привлечь к административной ответственности. Ответственность за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов регламентированы ст. 13.20 КоАП. По ней предусмотрены предупреждение или штраф 3-5 тыс. руб. для должностных лиц и 5-10 тыс. руб. для юрлиц.
Если АО или ООО не исполняют обязанности по хранению документации в сроки, установленные законодательством, штрафы 2,5-5 тыс. руб. для должностных лиц и 200-300 тыс. руб. для компании (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП).
При несоблюдении сроков хранения документации по валютным операциям штраф составляет 4-5 тыс. руб. для должностных лиц и 40-50 тыс. руб. для компаний (ч. 6 ст. 15.12 КоАП).
При нарушении сроков хранения учетной документации по внешнеэкономическим операциям по товарам, работам, услугам, информации, результатам интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля штраф составляет 1-2 тыс. руб. для должностных лиц и 10-20 тыс. руб. для компаний (ч. 2 ст. 14.20 КоАП).
Что такое первичные документы?
Факт перехода права собственности на товар от одной компании к другой или к физлицу подтверждается специальным документом. Такой документ называется «первичным», потому что он подтверждает, что вы действительно купили/продали товар или оказали услугу — это исходный момент при расчёте налогов.
Многие предприниматели привыкли считать, что у них есть расходы, если они заплатили с расчётного счёта. Но для налоговой это не так: по закону расходы у вас появляются не тогда, когда вы отправили деньги, а тогда, когда подписали с поставщиком соответствующий акт.
Поэтому бухгалтеру и нужны от предпринимателя первичные документы, или «закрывашки». Они важны и для налогов, и для отчётности. Особенно важны те, которые подтверждают расходы. Обычно, чем их больше, тем меньше налог.
Сроки хранения документов по бухучету
Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы Законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. В большинстве случае он равен 5-ти годам, однако имеются некоторые особые моменты по порядку расчета этого срока.
К примеру, по первичной учетной документации, регистрам бухучета, бухгалтерской отчетности, аудиторским заключениям отсчет срока в 5 лет начинается после соответствующего отчетного периода (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Что касается учетной политики и иной документации, которая связана с организацией и ведением бухучета, а также средств, которые обеспечивают воспроизведение электронных документов и проверку подлинности ЭП, то срок в 5 лет отсчитывается с года, в котором они в последний раз применялись для формирования бухотчетности (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
Оправдательные документы, которые прошли проверку, например, кассовая документация и книги, банковская документация, ордера, табели, акты о приеме или сдаче, о списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и т.д., также нужно хранить не меньше 5-ти лет. Если же возникли споры или разногласия, то тогда документацию нужно хранить до принятия решения по делу, даже в случае, если его вынесли за пределы указанного срока (ст. 277 Перечня по Приказу № 236).
Что касается времени хранения документов о переоценке основных средств, расчете амортизации, списании основных фондов или нематериальных активов, то этот срок начинается с момента непосредственного выбытия указанных объектов (ст. 323 Перечня по Приказу № 236).
Срок хранения путевых листов — 5 лет, однако этот период увеличивается до 50 лет, когда нет иных документов, которые подтверждали бы вредные или опасные условия труда (ст. 553 Перечня по Приказу № 236).
Важно! Здесь и далее если срок указывается в 50 лет по Перечню из Приказа № 236, то он касается документов, которые созданы после 1 января 2003 года. Эти же документы, сформированные до указанной даты, необходимо хранить не менее 75 лет.
Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»
| Документ ООО «Ландшафтный дизайн» | Срок хранения согласно перечню |
| Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности | В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор |
| Договоры и дополнительные соглашения к ним | В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в конкретных статьях перечня) |
| Доверенности на получение денег и ТМЦ | Не менее 5 лет после истечения срока действия доверенности или ее отзыва |
| Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат | Не менее 6 лет (с 18.02.2020, ранее был установлен срок 5 лет)
При отсутствии лицевых счетов: 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003 |
| Реестр сведений о доходах физлиц | Не менее 5 лет (с 18.02.2020, ранее был установлен срок 75 лет) |
| Трудовые договоры и личные карточки работников | Не менее:
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003 |
| Табели, журналы учета рабочего времени | Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда) |
| Сведения о доходах физлиц | Не менее 5 лет
При отсутствии лицевых счетов: 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003 |
| Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность | Постоянно* |
| Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов | Не менее 5 лет |
| Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др. | Не менее 5 лет |
| Карточки учета основных средств | Не менее 5 лет после выбытия объекта |
| Декларации (расчеты) по всем видам налогов | Не менее 5 лет |
| Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные) | 50 / 75 лет |
| Сведения, представляемые в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета | Не менее 5 лет, в электронной форме — 75 лет |
| Отчетность в статистику: – годовая и с большей периодичностью, единовременная; – полугодовая и квартальная;
– месячная – декадная, еженедельная |
– Постоянно*. – 5 лет или постоянно* при отсутствии годовых. – 3 года или постоянно* при отсутствии годовых, полугодовы, квартальных.
– 1 год |
| Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах | Не менее 5 лет |