Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Каков порядок хранения и уничтожения документов в организации?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Оценка документации, подлежащей утилизации, проводится обычно ежегодно. Необходимо из всего архива выбрать те бумаги, хранить которые дольше уже нет необходимости, а этот срок может отличаться для разных типов документации. Одному человеку, даже в небольшой организации, справиться с такой работой очень сложно, велика вероятность ошибки. Поэтому правилами архивного дела рекомендуется назначать для проведения экспертизы специальную комиссию минимум из трех человек.
Какую форму акта использовать
Обратите внимание:
- на п. 3.15, 4.11, 4.13 и Приложение № 21 в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015 года), а также
- на Приложение № 21 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199; далее – Методические рекомендации для госорганов).
В утвержденной Правилами 2015 года форме акта не предусматривается графа «индекс дела», а в обязательном порядке оформляются заголовки дел и годы (окончания дел). Формы учетных архивных документов лучше не нарушать.
В крайнем случае и если вы не являетесь источником комплектования, графу «индекс дела» можно оформлять:
- в проектах актов структурных подразделений, при условии их ежегодного составления и передачи в службу делопроизводства, что обеспечит удобство проверки заголовков, индексов, сроков хранения и оперативность составления сводного акта организации;
- каждый год в проекте акта как отчете из информационной системы (СЭД), т.е. допускается дополнение формы акта графами и сведениями, необходимыми во внутренней деятельности организации, в т.ч. в наименовании разделов акта при большом его объеме используются соответствующие наименования разделов номенклатуры дел.
Кроме того, индекс дела можно вписывать в графу «Примечание» (см. «2» в Примере 1). Такой совет мягко высказан в разделе 7 Методических рекомендаций по применению Правил 2015 года, т.е. это целесообразно, но не обязательно.
Правила 2015 года должны применять все организации, кроме тех, для кого установлено специальное регулирование.
Для государственных органов, органов местного самоуправления утверждена точно такая же форма акта о выделении документов к уничтожению (Приложение № 21 к Методическим рекомендациям для госорганов), где нет отдельной графы для указания индекса дела по номенклатуре дел и тоже присутствует графа «Примечание», которую вы можете использовать для этих целей.
Сроки хранения бухгалтерских документов
Установленные законодательством сроки хранения различных документов служат основным критерием в экспертизе ценности. В зависимости от предписанного порядка, документы уничтожаются или передаются на временное или постоянное хранение в архив.
Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558 и № 43-ФЗ от 02.03.2016 г. установлен перечень документов и сроки хранения для каждого типа.
Так, постоянному хранению подлежат:
- годовые отчеты;
- инвентаризационные документы;
- договора и акты, связанные с приемом-передачей имущества.
Не менее 75 лет хранятся документы по личному составу. С 2016 г. в силу вступила поправка – теперь документы данного типа, созданные после 2003 г., подлежат хранению в течение 50 лет.
Сроком не менее 5 лет необходимо хранить:
- квартальные отчеты;
- справки о недостачах;
- учетные документы;
- таблицы, доклады и иные приложения к годовым отчетам;
- учета кассовых документов.
Организация хранения и уничтожения документов
Организация может поручить ведение собственного архива специализированной организации (частному или государственному архиву). Для этого необходимо заключить специальный договор хранения. В нем указывается срок, в течение которого архив обязуется хранить документы.
Если в учреждении решили самостоятельно их хранить, то необходимо разработать и принять соответствующий внутренний акт, который будет регулировать порядок организации хранения документов. Например, положение о хранении документов, утвержденное приказом директора, в котором следует определить:
- виды документов, подлежащих обязательному хранению;
- структурные подразделения, которые будут обеспечивать хранение документов;
- порядок поступления документов на хранение;
- сроки хранения;
- порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов;
- меры, обеспечивающие сохранность и конфиденциальность содержащихся в них сведений;
- порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними;
- иные вопросы, касающиеся порядка хранения документов.
Также необходимы создание соответствующей архивной службы и закрепление за определенным должностным лицом обязанностей по организации деятельности архива.
Затем следует разработать положение об экспертной комиссии, которая будет проводить экспертизу ценности документов, образовавшихся в организации (п. 3.1 Указаний ). Положение утверждается руководителем. Он приказом также утверждает состав экспертной комиссии.
Относительно вопросов хранения бухгалтерской документации нормативные документы устанавливают сроки хранения и его процедуру. В соответствии со статьей 17 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.
Пункт 1 статьи 17 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает, что: «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет». При этом НК РФ (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) предписывает налогоплательщикам «в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги».
Утилизация документов
Закон прямо не указывает, как утилизировать документы с истёкшим сроком хранения. Комиссия самостоятельно выбирает приемлемый порядок уничтожения старых дел. Вариантов может быть несколько:
- обратиться к стороннему исполнителю;
- использовать шредер (уничтожитель бумаг) и обрезки утилизировать;
- сжечь старые дела, акты и бумаги.
Последний способ избавления от документов с истекшим сроком хранения неудобен, поскольку требует специально оборудованного места, соответствующего требованиям противопожарной безопасности. Далеко не все компании могут это обеспечить, а сжигать бумаги подручными средствами далеко не безопасно и ещё к тому же может привести к санкциям контролирующих служб.
После применения шредера остаются обрезки документов, которые тоже надо как-то уничтожить. Обращение в сторонние организации чревато утечкой информации, поскольку конфиденциальные документы попадут в посторонние руки. Поэтому утилизировать документы нужно в присутствии члена комиссии или иного ответственного сотрудника.
Использовать другие способы утилизации стоит при условии, что:
- документы будут уничтожены полностью, без остатка;
- не нарушаются нормы законов;
- не наносится вред окружающей среде.
Преждевременное уничтожение дел
Нарушение порядка уничтожения документов с истёкшим сроком хранения или преждевременная утилизация влечёт за собой штраф в размере до 3 тысяч рублей. Этот штраф, независимо от состава комиссии по утилизации, накладывается на руководителя предприятия. Повторное нарушение влечёт штраф в увеличенном размере.
Акт составлен, что дальше?
Акт составлен, подписан главной экспертной комиссии и согласовывается ее членами, визируется руководством.
ВНИМАНИЕ! Если часть документации фирмы принято передавать на хранение в фонды государственного архива, то акты нужно обязательно согласовывать с архивной экспертной комиссией.
Подготовка к уничтожению:
- изъятие соответствующих документов из места их хранения;
- освобождение бумаг от скрепок, брошюровки, других видов соединений;
- упаковка для транспортировки к месту уничтожения (оно может производиться и на территории самой фирмы).
НЕЛЬЗЯ! Категорически запрещается использование «осужденных» на утилизацию документов в других целях, например, в качестве черновиков и т.п.
Зачем нужно утилизировать деловые бумаги
Большинство документов, создаваемых в процессе делопроизводства и бухгалтерской деятельности организации, содержат конфиденциальные сведения. Это могут быть личные данные сотрудников, информация, представляющая коммерческую тайну, а также другие не менее важные для компании данные. Перечень таких документов, сроки их хранения, правила утилизации определяются нормативными документами, разработанными на основании Федерального Закона № 125– ФЗ.
Также речь может идти о секретных документах государственной важности. Поэтому долг любого руководителя – не допустить попадания такой информации в открытый доступ и стать известной конкурентам или недоброжелателям.
Документация, используемая в делопроизводстве и бухгалтерии, делится на следующие категории:
- не требующая хранения;
- для хранения в течение определенного времени;
- не подлежащая утилизации.
Бумаги, нуждающиеся в постоянном или временном хранении, складируются в специально оборудованных помещениях до момента уничтожения или сдачи в муниципальный архив.
Порядок уничтожения документов
Чтобы законно уничтожить бумаги, нужно обеспечить их предварительную экспертизу. Обычно в организациях присутствует комиссия из сотрудников. Но если оценка не проводится каждый год, руководитель подписывает приказ о создании совета.
Советуем почитать: Загрязнение почвы химическими веществами: последствия и охрана
Экспертная комиссия проводит мониторинг ценности документов с составлением описи дел с постоянным и временным хранением на передачу в архив. В обязанности также входит формирование акта о выделении документации на уничтожение. После одобрения составленного акта на заседании, он передается начальнику для утверждения.
При работе со сторонней утилизирующей фирмой оформляется приемо-сдаточная накладная. В ней указывается вес материала, количество переданных дел и дата передачи. Ответственное лицо за обеспечение сохранности информации контролирует погрузку и перевозку документов. Сотруднику разрешается наблюдать за процессом утилизации.
Порядок проведения процедуры
Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.
Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.
Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.
Как правильно уничтожить документы
Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много). Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.
Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.
Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон
Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).
Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.
Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.
ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).
Порядок уничтожения документов следующий:
- В первую очередь нужно произвести экспертизу документов и выделить документы постоянного, временного хранения и документы, не подлежащие хранению (т.е. те, которые должны быть уничтожены).
- По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций).
- Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется накладной, в которой необходимо указать дату передачи документов, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
- Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов в организации. Такой порядок предусмотрен п. 2.4.7 Основных правил работы архивов организаций. В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать правильный порядок уничтожения документов.
Стоимость услуг по уничтожению документов
Стоимость оказываемых услуг у каждой компании разная, но можно провести сравнительный анализ цен по крупным городам России:
| Город | Средняя цена |
| Москва | Стоимость уничтожения документов — от 15 руб./кг |
| Санкт-Петербург | от 8–9 руб./кг |
| Новосибирск | 10 руб./кг |
| Екатеринбург | 8 руб./кг |
| Уфа | 5–6 руб./кг |
| Казань | 6 руб./кг |
Утилизация документов с истекшими сроками хранения, архивов, бухгалтерской и офисной документации
В какой-то момент в архивах любой компании скапливается большое количество неактуальной, отработанной документации с истекшим сроком хранения, которая подлежит утилизации.
Руководство компании должно принять решение, каким образом будет очищаться архив, чтобы не нарушались федеральные законы, и не было проблем с муниципальными службами из-за загрязнения окружающей среды.
Нельзя просто так выбрасывать архивы на свалку – таков закон.