Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как списывать расходы на бензин?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Расчет стоимости израсходованного бензина без путевых листов, как указано выше, можно делать по факту расхода (на основе данных системы контроля, содержащихся в отчетах), либо по нормативу расхода, если маршрут движения автомобиля постоянен, либо используется агрегат, заправляемый ГСМ. Показатели расхода расцениваются наиболее часто по средней стоимости единицы топлива. Она исчисляется как сумма двух стоимостных показателей – остатка топлива и прихода за месяц, разделенная на сумму остатка и прихода того же топлива в литрах.
Учет расходов на топливо
Все виды топлива (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ) относятся к горюче-смазочным материалам (ГСМ), которые входят в состав материально-производственных запасов (МПЗ). В соответствии с ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» (утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н) МПЗ принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Для обобщения информации о наличии и движении топлива в Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) предназначен субсчет 10.03 «Топливо», подчиненный счету 10 «Материалы».
Документом, который подтверждает расход топлива, данные о фактическом пробеге и производственный характер маршрута движения автомобиля, является путевой лист. Формы путевых листов для различных видов автомобильного транспорта утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Эти формы документов носят обязательный характер только для автотранспортных организаций. Остальные организации могут разработать свою форму путевого листа, которая должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»:
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве (тип, государственный знак, показания одометра);
- сведения о водителе.
Что такое путевой лист
Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.
Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе II приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.
Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в этой ветке можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.
О последних требованиях Минтранса к обязательным реквизитам в путевых листах читайте в материалах:
- «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа»;
- «С 15.12.2017 дня путевой лист оформляем по новой форме»;
- Путевые листы: с 1 марта 2019 порядок выписки меняется.
Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться .
На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).
Правила, применяемые при учете ГСМ
Для целей всех видов учета (складского, бухгалтерского, налогового, управленческого) горюче-смазочные материалы (ГСМ) являются обычными товарно-материальными ценностями, подчиняющимися общепринятым правилам. То есть при приобретении они должны быть оприходованы, а при расходе списаны из учета. Но объем оприходования и списания должен подтверждаться документами, т. е. быть обоснованным.
Особенностью приобретения ГСМ является то, что фактически они редко попадают на территорию лица, их использующего, поскольку чаще всего заправка автотранспорта осуществляется на специализированных заправочных станциях, находящихся вне этой территории, и горючее сразу оказывается отпущенным в применение. Но это не означает, что весь приобретенный объем за конкретный период будет использован и его можно учесть как расход. Связано это с тем, что на момент заправки в баке авто еще, как правило, имеется некоторый остаток неиспользованного топлива и на конец периода, за который требуется определить расход, там тоже присутствует какое-то количество неизрасходованного горючего.
Таким образом, объем использованных конкретным автомобилем за период ГСМ нужно рассчитать. Он должен определяться с учетом имеющегося на начало этого периода остатка горючего в баке, залитого туда в течение периода количества топлива и остатка, имеющегося в баке на конец периода.
Залитое на заправочных станциях в бак количество ГСМ подтверждают документы на его покупку, и они же служат основанием для оприходования горючего на склад. Такими документами являются:
- Акт об объеме и стоимости выданного топлива, отчет о произведенных с ним операциях, если приобретение осуществляется с использованием топливной карты. Эти документы по окончании месяца вместе со счетом-фактурой выдает поставщик, у которого приобретены топливные карты.
- Кассовый чек, если оплата делается наличными. Они прилагаются к авансовому отчету, составляемому водителем, который купил горючее.
Само оприходование осуществляется в обычном порядке с оформлением приходного ордера, который может иметь форму М-4, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а.
Расходы на ГСМ при использовании личного авто
Если горюче-смазочные материалы закупаются для заправки личного автомобиля сотрудника, используемого в служебных целях, то их стоимость Минфин запрещает учитывать в расходах упрощенца (письмо от 02.08.2019 № 03-11-11/58296).
Сотруднику в подобных случаях полагается компенсационная выплата, размер которой прописывается или в соответствующем соглашении, или в распорядительном документе руководителя. В пределах установленных норм она включается в расходы (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК), а всё, что сверх – при расчете налогооблагаемой базы не учитывается.
В качестве норм определены цифры из Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92:
- 1200 руб. и 1500 – для легковых авто с объемом двигателя до 2000 куб. см (включительно) и свыше 2000 куб. см
- 600 руб. – для мотоциклов.
Данные значения применяются с 2003 года и ни разу не были пересмотрены в сторону увеличения, что совсем не выгодно для хозяйствующих субъектов, учитывая гигантский рост цен на топливо с того времени.
Учет и списание ГСМ в бухгалтерском учете
Рассмотрим особенности учета и списания ГСМ.
Поступление горючего фиксируют стандартным порядком, зафиксированным компанией в учетной политике. Операции подлежат отображению с участием подотчетного лица при наличном расчете, а также с применением топливных карт. Поступление ГСМ отображают по дебету 10 счета, а списание – по кредиту.
Списание горючего производится тоже согласно правилам учетной политики, как было описано выше, на основе сведений из путевых листов. Если компания не занимается пассажироперевозками, грузоперевозками, то с использованием данных из маршрутных листов, отчетов о передвижении, справок.
Проводка для списания расходов по ГСМ на управленческие нужды: Дт 20, 26, 40 Кт 10-3 (себестоимость горючего причислена к расходам по обычной деятельности).
Приобретение ГСМ по чеку
Возможен ли вычет НДС при покупке бензина на АЗС по чеку и как отразить такую покупку в 1С:Бухгалтерия?
Вычет НДС по бензину, приобретенному на АЗС, без СФ получить невозможно (Письмо Минфина РФ от 25.06.2020 N 03-07-09/54634, п. 1 ст. 172 НК РФ). Для вычета НДС нужны:
- счета-фактуры, выставленные продавцами;
- документы, подтверждающие уплату НДС при ввозе товаров в РФ;
- документы, подтверждающие уплату налога, удержанного налоговыми агентами;
- иные документы в случаях, предусмотренных п. 2.1, 3, 6-8 ст. 171 НК РФ (речь идет о вычетах НДС при уплате налога непосредственно в бюджет, а также уплаченных сотрудниками компании в составе командировочных расходов).
Обязательные реквизиты путевого листа
---------------------------------------------------------------------------
Реквизиты Как правильно заполнить
---------------------------------------------------------------------------
Наименование В наименовании укажите тип транспортного средства
и номер (например, путевой лист грузового автомобиля). В шапке
путевого листа поставьте печать (штамп) организации или
предпринимателя
---------------------------------------------------------------------------
Срок действия Это может быть один день или другой срок, но не более
месяца. В последнем случае ставьте дату начала и окончания
срока
---------------------------------------------------------------------------
Сведения о Для организации укажите наименование, организационно-
собственнике правовую форму, местонахождение и номер телефона. Для
транспортного предпринимателя - фамилию, имя, отчество, почтовый адрес,
средства номер телефона
---------------------------------------------------------------------------
Сведения о Впишите тип транспортного средства (легковой, грузовой,
транспортном автобус и др.), госрегзнак, показания спидометра при въезде
средстве в гараж и выезде из него, дату и время выезда транспорта с
места постоянной стоянки и заезда на нее
---------------------------------------------------------------------------
Сведения о Поставьте фамилию и инициалы водителя. Еще Приказ Минтранса
водителе России от 18.09.2008 N 152 требует, чтобы здесь была
отметка медработника о прохождении водителем предрейсового
и послерейсового медосмотров. Однако для небольших фирм и
предпринимателей данное правило невыполнимо. Так как
зачастую они не имеют медицинских работников в штате.
Мнения же судей по этому поводу разделились. Большинство из
них считают, что медосмотр необходим только водителям
специализированных организаций, которые осуществляют
перевозки, а обычные фирмы и бизнесмены не подчиняются этим
требованиям (Постановления ФАС Центрального округа от
23.11.2009 N А36-706/2009 и от 28.07.2009 N А36-3582/2008).
Но есть и такие, которые полагают, что независимо от рода
деятельности и численности работников проводить медосмотр
водителя обязаны все компании (Постановление ФАС Западно-
Сибирского округа от 16.10.2008
N Ф04-6445/2008(14518-А75-6)).
Поэтому, если в случае спора вы не готовы отстаивать свое
мнение в суде, оформите договор подряда с медицинским
работником или примите его в штат внешним совместителем, он
будет проводить медосмотры водителей
---------------------------------------------------------------------------
На заметку. Применять унифицированные формы путевых листов обязаны только автотранспортные предприятия. Остальные «упрощенцы» могут разработать образец этого документа самостоятельно.
Кроме основных сведений, которые перечислены в табл. 1, вы можете добавить и дополнительные. Например, указать в путевом листе маршрут следования автомобиля, то есть записать конкретный пункт назначения и место отправки с учетом километража. А записи типа «Поездки по городу» не использовать. Но учтите, что заполнять все реквизиты путевого листа следует аккуратно и без ошибок. Ведь при его проверке налоговиками неточности могут послужить основанием для исключения «путевки» из состава бумаг, подтверждающих расходы. Тогда обоснованность затрат вам придется доказывать в суде (Постановления ФАС Уральского округа от 05.03.2009 N Ф09-946/09-С5, ФАС Западно-Сибирского округа от 20.11.2009 N А46-11958/2009 и ФАС Центрального округа от 18.04.2008 N А36-3124/2006).
Обратите внимание! Если заполнить путевой лист с ошибками, налоговики могут снять расходы на ГСМ. Тогда их обоснованность придется доказывать в суде.
Образец заполненного путевого листа мы представили на рис. 1 на с. 27.
Шаг N 6. Спишите затраты на ГСМ в налоговом учете
После того как стоимость ГСМ оплачена и документально подтверждена, нормы списания (при их наличии) подсчитаны, вы можете записать соответствующие суммы в книгу учета как материальные расходы (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом датой признания расходов при УСН можно считать дату оплаты топлива (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Пример 2. Налоговый учет расходов на ГСМ
Воспользуемся условиями примера 1. И посмотрим, какие записи в налоговом учете сделает бухгалтер ООО «Виктория», если принято решение списывать затраты на ГСМ в соответствии с нормами, утвержденными локальным актом:
- базовая норма расхода топлива на 1 км — 0,089 л;
- поправочный коэффициент за использование кондиционера от базовой нормы затрат — 1,07;
- нормативный расход ГСМ есть произведение базовой нормы расхода, пробега и поправочного коэффициента.
Нормативный расход топлива составит 33,33 л (0,089 л/км x 350 км x 1,07). Предельная сумма расходов на ГСМ, которую бухгалтер учтет в затратах при «упрощенке», будет равна 1033,23 руб. (33,33 л x 620 руб. : 20 л). В книге учета записи будут следующие (табл. 3).
Правила, применяемые при учете ГСМ
Для целей всех видов учета (складского, бухгалтерского, налогового, управленческого) горюче-смазочные материалы (ГСМ) являются обычными товарно-материальными ценностями, подчиняющимися общепринятым правилам. То есть при приобретении они должны быть оприходованы, а при расходе списаны из учета. Но объем оприходования и списания должен подтверждаться документами, т. е. быть обоснованным.
Особенностью приобретения ГСМ является то, что фактически они редко попадают на территорию лица, их использующего, поскольку чаще всего заправка автотранспорта осуществляется на специализированных заправочных станциях, находящихся вне этой территории, и горючее сразу оказывается отпущенным в применение. Но это не означает, что весь приобретенный объем за конкретный период будет использован и его можно учесть как расход. Связано это с тем, что на момент заправки в баке авто еще, как правило, имеется некоторый остаток неиспользованного топлива и на конец периода, за который требуется определить расход, там тоже присутствует какое-то количество неизрасходованного горючего.
Как составить акт на списание ГСМ
При составлении акта на списание ГСМ следует ориентироваться на требования к составлению подобных документов. К примеру в этом документе должны быть указаны следующие реквизиты:
- наименование компании или ФИО ИП;
- дата составления документа;
- члены комиссии (указываются их ФИО и должности);
- сведения о водителе (ФИО);
- наименование механизма, его инвентарный и госномер;
- вид выполненных работ;
- расход ГСМ (указывается нормированный расход, а также фактический).
Подписывают документ ответственные лица, а также члены комиссии, также указывается расшифровка их подписей. Помимо этого в акте следует указать те документы, которые были рассмотрены комиссией и на основании которых происходит списание ГСМ. Обычно для подтверждения расхода топлива пользуются путевым листом, но это не всегда так.
Учет расходов на ГСМ при УСН. Примеры
Если ГСМ приобретены за наличные, сделайте проводки:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
— выданы деньги под отчет на приобретение ГСМ;
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71
— оприходованы ГСМ на основании авансового отчета, предоставленного водителем;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
— отражен НДС по приобретенным ГСМ;
ДЕБЕТ 68, Субсчет расчеты по НДС КРЕДИТ 19
— принят к вычету «входной» НДС по ГСМ.
Как правило, при покупке авто новый владелец получает не только саму машину, но и некоторое количество бензина в баке. Если это прописано в договоре купли-продажи, бухгалтер сможет без проблем оприходовать ГСМ. Если топливо в договоре не упоминается, то применяют различные подходы. Когда бензина не очень много, то его попросту не учитывают, а отсчет поступления и списания ГСМ начинают с первой заправки.
Если бак практически полон, то сначала определяют объем, используя те же методы, что и при инвентаризации. Затем оформляют либо безвозмездное получение, либо выявление излишков.
В случае безвозмездного получения стоимость топлива проводят по дебету счета 10 и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов». Впоследствии, при списании, делают проводки по дебету «затратного» счета (20, 26 или 44) и кредиту счета 10 «Материалы», а также по дебету счета 98 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы».
В налоговом учете безвозмездно полученные ГСМ – это налогооблагаемые доходы (подп. 8 ст. 250 НК РФ).
Если организация показывает излишки, выявленные при инвентаризации, то в бухгалтерском учете их следует включить в доходы и провести по дебету счета 10 и кредиту счета 91. В налоговом учете также необходимо сформировать доходы на основании подпункта 20 данной статьи.
Возможна и обратная ситуация, когда организация продает авто, а вместе с ним и топливо в баке. Здесь лучше всего внести в договор купли-продажи отдельный пункт, где указать объем и цену бензина. Это даст возможность показать реализацию ГСМ отдельно от реализации машины. С юридической точки зрения все будет корректно, ведь никакой лицензии для продажи топлива не требуется. При отсутствии специального пункта в договоре выбытие бензина надо провести по дебету счета 91 и кредиту счета 10. В налоговом учете подобные расходы отражать нельзя, поскольку стоимость безвозмездно переданного имущества не уменьшает облагаемый доход (под. 16 ст. 270 НК РФ).
При передаче автомобиля в аренду топливный бак также бывает полностью или частично наполнен. Тут, как и в ситуации с куплей-продажей, предстоит разобраться, как учесть такой бензин.
Иногда организации просто договариваются, что арендодатель передает определенное количество топлива, а арендатор по окончании срока аренды обязуется вернуть такое же количество вместе с машиной. При этом право собственности на ГСМ остается за арендодателем, и передача топлива в учете не отражается.
Но такой вариант не совсем корректен для арендатора, ведь фактически он использует полученный бензин и, как следствие, должен сделать определенные записи в учетных регистрах. По этой причине большинство компаний все же показывают передачу ГСМ от арендодателя арендатору.
Самый распространенный вариант отражения такой передачи – это реализация. Сначала арендодатель продает топливо арендатору, а после окончания срока договора арендатор продает такое же количество арендодателю.
Другой вариант – товарный заем. Здесь арендодатель выступает в роли заимодавца, а арендатор – в роли заемщика. Оба варианта вполне законны, и бухгалтеру остается выбрать тот, что наиболее удобен в конкретной ситуации.
УСН. Учет расходов на ГСМ по топливным картам
Списание ГСМ у многих ИП и компаний всегда вызывало и будет вызывать массу вопросов не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете. Все расходы и доходы компаний должны обязательно подтверждаться документально, чтобы у контролирующих органов не возникало лишних вопросов.
Если в организации есть транспорт, то основанием для списания ГСМ является путевой лист и БСО, которые предоставляет АЗС после проведения заправки. В некоторых случаях использовать путевые листы для отражения расходов топлива невозможно, когда речь идет о заправке спецтехники, у которой нет одометра или спидометра, к примеру, мотоблоки, бензопилы и т.п. В таких ситуациях законодательство позволяет использовать акт на списание ГСМ.
Законодательство позволяет списывать топливо, используемое для заправки транспортных средств не только по путевым листам. В своем письме Министерство Финансов позволяет отразить списание ГСМ при помощи специальных систем, таких как ГЛОНАСС и т.п., потому как они позволяют правильно и полностью установить проделанный автомобилем путь, с точностью до метров.
Кроме этого, путевой лист не нужен, если маршрут разработан на основании приказа, всегда одинаковый и не предусматривает даже малейших отклонений. Примером такой возможности выступает служебный транспорт, осуществляющий сбор работников от дома и развозку обратно по окончании рабочего дня. Такой транспорт движется всегда по одному и тому же маршруту без каких-либо отклонений. Поэтому расход топлива всего фиксированный и высчитывается по нормативу, а списание всегда будет обоснованным.
Каких-либо особенностей списания в этих случаях нет, особенно, если речь идет о служебном транспорте, т.к. количество израсходованных ГСМ здесь всегда одинаковое. Тоже самое касается и транспорта, где установленные специальные системы, высчитывающие накатанный километраж, на основании которого по нормативу или по факту можно высчитать объем израсходованного топлива.
Учет оплаты топлива для личных автомобилей сотрудников
В конце «рабочего» периода нужно снова снять показание спидометра и еще раз зафиксировать в путевом листе.
После чего сотрудник должен сдать путевой лист в бухгалтерию. Далее бухгалтер высчитывает, сколько километров проехал автомобиль в течение «рабочего» периода, и полученную цифру умножает на установленную норму. В итоге получается количество топлива, израсходованного на нужды компании.
При использовании этого метода надо учесть две важных детали. Первая – продумать и закрепить в приказе или распоряжении директора, какие моменты времени являются началом и окончанием «рабочего» периода. Если водитель трудится с понедельника по пятницу, то проще всего установить, что служебные поездки начинаются в понедельник утром и заканчиваются в пятницу вечером.
Но тогда дорога из дома до офиса и обратно будет считаться служебной поездкой. Возможен и другой вариант – выписывать путевые листы ежедневно, и не учитывать в них перемещение от работы до дома и от дома до работы.
Пример №2: об отсутствии маршрута следования в ПЛ
Аналогичное решение было принято ФАС МО, когда налоговики хотели доказать, что если в ПЛ не содержалась информация о маршруте следования, то документ не подтверждает расходы на покупку ГСМ. Обстоятельства дела были следующими.
При обосновании расходов предприятие предоставило изначальные документы о том, что топливо получено от поставщиков, об объемах заправок авто. Кроме того, были представлены платежные поручения, а также нормы расходов, которые утверждены приказом начальства, ПЛ, в которых содержались все необходимые реквизиты (подтверждающие пробег), сведения о расходе топлива, документы на списание бензина, оформленные должным образом.
Рассмотрев материалы дела, суд пришел к выводу о том, что налоговики не доказали необоснованность расходов. Отсутствие сведений о маршруте следования не служит основанием для отказа в подтверждении расходов.
Таким образом, компании вполне могут включать расходы на бензин в состав налоговых затрат на основании бумаг, которые подтверждают факт покупки бензина, а также разработанной самостоятельно формой ПЛ, даже если в ней отсутствует маршрут следования. Кроме того, ПЛ может быть оформлен на любой период – от 1 дня до 1 месяца.
Если из других документов не следует, что поездка имела непроизводственный характер (к примеру, на основании поручения директора, сделанного в письменном виде), то предприятие может учесть данные расходы при исчислении налога на прибыль, даже если поездки осуществлялись в личных целях.