Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформлять приходные и расходные кассовые ордера». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Унифицированного образца приходно-кассового ордера нет, поэтому каждое предприятие может разработать его форму по своему усмотрению или воспользоваться шаблоном. В последние годы распространено явление, когда предприятие, самостоятельно разработав бланк ПКО, печатают его в типографии и бухгалтеры затем заполняют его вручную. Не менее часто встречаются ситуации, когда бланк заполняется прямо на компьютере, а затем распечатывается на принтере. Таким образом, оформлять ордер можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в любом случае, он должен содержать «живые» подписи.
Порядок ведения кассовых операций
Порядок ведения кассовых операций регламентируется инструкцией ЦБ России от 04.10.93 г. «О порядке ведения кассовый операций в РФ».
Организации могут хранить в своих кассах наличные денежные средства в пределах лимитов остатка кассы, установленных банками по согласованию с руководителями организаций.
Прием наличных денег при расчетах с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.
Кассовые операции оформляются с использованием форм бланков кассовых документов, утвержденных Министерством Финансов РФ, и проводятся в следующем порядке:
- оформление первичных кассовых документов. Поступление наличных денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером. Выдача наличных денежных средств из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером;
- регистрация сформированных документов в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов;
- регистрация кассовых операций в кассовой книге и ежедневное выведение остатка по кассовой книге. Записи в книгу делаются в двух экземплярах;
- сдача в бухгалтерию отчета кассира с приходными и расходными кассовыми документами.
В случаях оплаты труда, выдачи депонированных сумм, выплаты пособий по социальному страхованию и т.п. кассовые операции могут оформляться платежными ведомостями без составления кассового ордера для каждого получателя. В таком случае, на основании платежной ведомости, формируется один расходный кассовый ордер на общую сумму выданных по ведомости денежных средств.
Документальное оформление кассовых операций
При поступлении наличности используются кассовые ордера, заполняемые по ф. 0310001; при расходе — расходные ордера по ф. 0310002. При этом ИП могут не оформлять кассовые документы (ордера) и регистры (кассовую книгу), как упомянуто в пп. 4.1, 4.6 Указания.
Оформление кассовых документов возлагается на главбуха, а также на бухгалтера, кассира, иное лицо (должностное или физлицо, которому доверено ведение бухучета), в обязанности которого входит ведение кассовых операций. Руководитель оформляет кассовые документы в том случае, если нет в штате (на рабочем месте) главбуха, кассира или другого уполномоченного на ведение кассовых операций лица (п. 4.2 Указания).
Документы по кассе подписывают главбух или уполномоченный бухгалтер и кассир, при их отсутствии — руководитель предприятия. У кассира должна быть своя печать с реквизитами, подтверждающими проведение операций по кассе, и образцы подписей уполномоченных на подписание кассовых документов должностных лиц.
Если в штате имеется старший кассир, то факт передачи/принятия им денег кассиру/от кассира отражается в книге учета денежных средств по ф. 0310005. Каждая запись по движению средств между старшим кассиром и кассирами подтверждается их подписями.
Под кассу отводится специальное место (помещение), в котором бы можно было обеспечить сохранность как денежных средств, так и кассовых документов.
В обязанности кассира входит не только подсчет поступающей в кассу наличности, но и проверка кассового документа на соответствие образцу, наличие достоверных подписей и точность указанной суммы. Кроме того, проверяется наличие перечисленной в ордере подтверждающей документации. Наличные принимаются путем пересчета, при этом лицо, вносящее денежные средства в кассу, должно наблюдать процесс подсчета.
Учет поступающей в кассу наличности ведется в кассовой книге, оформляемой по ф. 0310004. При этом каждая запись в данном регистре делается кассиром на основании каждого кассового ордера (ф. 0310001 и 0310002). Кассир должен вывести остаток в кассе денежных средств на конец каждого рабочего дня — итоговая запись делается в ф. 0310004 и заверяется его подписью. Если на протяжении дня операций по кассе не было, то и записи в книгу не делаются.
В конце своего рабочего дня кассир должен сверить все записи, сделанные в ф. 0310004, с имеющимися кассовыми документами, вывести остаток и проставить свою подпись. Также сверку должен провести и проставить свою подпись в книге главбух или ответственный бухгалтер.
Кассовые документы и регистры могут быть оформлены в бумажной или в электронной форме. При этом на бумажном носителе документы могут быть составлены при помощи машинописи или же заполнены от руки. Подписи на бумажных документах должны проставляться собственноручно.
В кассовые документы нельзя вносить исправления. В регистрах исправления допустимы, но необходимо, чтобы была проставлена дата исправления, а также инициалы и подпись сотрудника, вносящего исправления.
Для оформления кассовых документов и регистров в электронном формате используются специальные технические средства для обеспечения защиты записей от несанкционированных исправлений и искажений информации, а также для идентификации ответственного лица. После проставления на таких документах цифровой подписи их исправление уже недопустимо.
Правила оформления приходно–кассового ордера
Унифицированного образца приходно-кассового ордера нет, поэтому каждое предприятие может разработать его форму по своему усмотрению или воспользоваться шаблоном. В последние годы распространено явление, когда предприятие, самостоятельно разработав бланк ПКО, печатают его в типографии и бухгалтеры затем заполняют его вручную. Не менее часто встречаются ситуации, когда бланк заполняется прямо на компьютере, а затем распечатывается на принтере. Таким образом, оформлять ордер можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в любом случае, он должен содержать «живые» подписи.
Подписывается документ специалистом отдела бухгалтерии или уполномоченным сотрудником, а также кассиром. Заверять бланк печатью необязательно, так как с 2016 года юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели имеют право не использовать в своей работе печати и штампы.
Документ оформляется в единственном экземпляре и хранится в бухгалтерии.
Следует отметить, что заполнение карандашом, ровно как помарки, ошибки и исправления в приходно-кассовом ордере недопустимы – этого следует избегать, в крайнем случае, лучше документ переоформить.
После заполнения приходно-кассовый ордер необходимо зарегистрировать в журнале внутренней регистрации приходных и расходных ордеров, а квитанцию, оторвать по пунктирной линии разреза и отдать человеку, внесшему в кассу деньги.
Нужно ли ставить печать на внутренних приказах организации
Некоторые аудиторы также делают замечание при отсутствии печати на трудовых договорах. При этом речь идет не об обязанности работодателя, установленной действующим законодательством, а правовом обычае в сфере трудового права. Грубым нарушением является использование «простой» печати (к примеру, кадрового отдела), а не печати компании.
- Гербовыми. Помимо прочих данных, на них есть государственный герб Российской Федерации. Право использовать ее для заверения предоставляется только руководителям и должностным лицам из числа государственных органов.
- Круглыми. Обязательна для каждой организации. Помимо наименования и адреса, на ней указывают номер свидетельства государственной регистрации.
- Овальными и треугольными. Используются для внутренней документации (пропусков, пакетов, писем). Их нельзя проставлять на бумаги, подтверждающие финансовые операции.
Как ставить печать на приходном кассовом ордере
Если деньги выдаются по доверенности, то проверьте соответствие фамилии, имени, отчества получателя, указанных в расходном кассовом ордере, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности, а также соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного им документа.
В силу ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. ким образом, с 01.01.2021 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. С указанной даты каждая организация (ИП) самостоятельно разрабатывает и утверждает их в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2021 «Учетная политика организаций»).
Нужно ли ставить печать на расходном кассовом ордере?
Порядок заполнения расходного кассового ордера установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Исправления в кассовые документы вносить нельзя (п. 4.7 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации (предпринимателем), а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем (предпринимателем), кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем (предпринимателем) расходный кассовый ордер подписывается им же.
Такие правила установлены пунктом 4.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Предприниматели, ведущие учет доходов и расходов или физических показателей в соответствии с налоговым законодательством, вправе не оформлять расходные кассовые ордера (абз. 2 п. 4.1 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Порядок действий при выдаче денег по расходному кассовому ордеру установлен пунктами 6.1– 6.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и включает следующие этапы.
Образец заполнения ПРИХОДНОГО и РАСХОДНОГО кассового ОРДЕРа, приходник, расходник
При получении ПКО кассир обязан проверить: а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера; б) правильность оформления документов; в) наличие перечисленных в документах приложений. Если какое-либо из вышеперечисленных требований не соблюдено, кассир обязан вернуть документы для доработки и надлежащего оформления. В противном случае кассир принимает деньги и после их получения ставит свою подпись, фамилию и инициалы на приходном ордере и квитанции. На квитанции кассир указывает также дату приема денег и заверяет свою подпись печатью.
Рекомендуем прочесть: Последние поправки по ст 228 2021 год
« Дата составления » оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами: дд.ММ.ГГГГ. Если порядковый номер дня месяца и (или) месяца меньше десяти, то впереди ставится 0. Например, дату 1 января 2021 г. следует записывать так: 01.01.2021 .
При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.
Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.
Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО. При получении приходного кассового ордера кассир проверяет ():
- соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
- наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
- наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.
Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом.
При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.
Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность. При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.
Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (). При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО.
Получив его, кассир проверяет ():
- наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии – подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
- соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.
Приходный кассовый ордер: форма, правила оформления, сроки хранения
То есть если при составлении ПКО бухгалтер допустил ошибку, ордер надо уничтожить и составить новый. Все ПКО регистрируются в журнале приходных и расходных кассовых документов, составляемом по унифицированной (утв.
Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88) ( по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88). Также информацию о приходном кассовом ордере надо внести в кассовую книгу.
Главный бухгалтер или бухгалтер сверяет записи в кассовой книге с данными кассовых документов, и подписывает кассовую книгу ().
Как мы уже сказали выше, квитанция к приходному кассовому ордеру передается вносителю денег, чтобы у последнего осталось подтверждение передачи денег. А вот сам ПКО (его левая часть) остается в кассе. Предположим, представитель покупателя лично явился в вашу организацию, чтобы заплатить за товар (работу, услугу) наличными деньгами (либо чтобы внести аванс в счет предстоящих покупок).
Тогда в приходном ордере нужно указать ф.и.о. представителя покупателя. Неправильно указывать только наименование организации-покупателя. По строке «Основание» укажите реквизиты договора (накладной, акта и т.д.), по которым производится оплата.
Например, так: Оплата по договору № 1 от 30.06.2023 за услуги по акту от 01.07.2023. Не забывайте про лимит расчетов наличными деньгами между организациями и/или предпринимателями. В рамках одного договора можно передать наличными не более 100 000 руб.
(). Это ограничение работает в том числе тогда, когда деньги по договору передаются частями в разные дни.
И, конечно же, отдельная тема – это выдача покупателю чека ККТ на полученные за товар (работу, услугу) наличные средства.
Читайте об этом статью . Если покупатель в тот же день или через несколько дней возвращает товар, то ему нужно вернуть деньги за товар.
Приходный кассовый ордер
Оформление приходно-кассового ордера – важный элемент кассовой дисциплины. Он заполняется при поступлении наличности в кассу фирмы и всегда идет в связке с квитанцией.
Приходно-кассовый ордер может оформляться абсолютно в любых ситуациях: когда деньги поступают от учредителя, при возмещении ущерба, нанесенного сотрудниками предприятия, от реализации имущества фирмы, в качестве оплаты за товар от покупателя и т.д.
С 2014 года оформление приходно-кассовых ордеров, в связи с упрощением порядка ведения кассы в организациях, перестало быть обязательным, там не менее до сих пор этот документ имеет широкое распространение.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Заполняем приходный кассовый ордер
Несмотря на то, что внедрение онлайн-касс идет очень активно, некоторые хозяйствующие субъекты все еще имеют право их не использовать. Например, индивидуальные предприниматели, оказывающие услуги населению. Вместо чека ККТ эти лица при получении денег от покупателя или заказчика обязаны выдать бланк строгой отчетности (БСО).
ПКО — это одни из немногих бланков, которые утверждены законодательно. Как известно, ныне существующий Закон о бухгалтерском учете (402-ФЗ от 06.12.2021) позволяет компаниям самим разрабатывать первичные документы, предусмотрев в них наличие обязательных реквизитов. Но именно рассматриваемые документы должны составляться по унифицированным формам. Связано это с тем, что их форма установлена уполномоченным органом. Именно такие разъяснения дает Минфин в Информации № ПЗ-10/2021.
Приходный кассовый ордер
Подписывается документ специалистом отдела бухгалтерии или уполномоченным сотрудником, а также кассиром. Заверять бланк печатью необязательно, так как с 2021 года юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели имеют право не использовать в своей работе печати и штампы.
Унифицированного образца приходно-кассового ордера нет, поэтому каждое предприятие может разработать его форму по своему усмотрению или воспользоваться шаблоном. В последние годы распространено явление, когда предприятие, самостоятельно разработав бланк ПКО, печатают его в типографии и бухгалтеры затем заполняют его вручную. Не менее часто встречаются ситуации, когда бланк заполняется прямо на компьютере, а затем распечатывается на принтере. Таким образом, оформлять ордер можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в любом случае, он должен содержать «живые» подписи.
Контрольно-кассовая дисциплина для ИП и ООО
Согласно постановлению № 88 Госкомстата РФ от 18 августа 1998, регламентирующему оформление документов по кассовым операциям, это:
- ордеры – расходный и приходный, сокращенно РКО и ПКО;
- книга;
- платежная ведомость (если через ККТ рассчитываются с сотрудниками).
Зная их реквизиты, вы существенно упростите и убыстрите составление деловых бумаг. Также есть необязательные, и в их числе:
- журнал регистрации данных счетчиков;
- сами показания;
- справки-расчеты;
- акты – о возврате и переводе средств, о направлении ККМ в ремонт и так далее;
- выписки о вызове технических специалистов.
Учреждение может не использовать именно унифицированные бланки, а разработать свои, отвечающие актуальным стандартам, но оно в любом случае должно своевременно заполнять обязательные бумаги и предъявлять их по требованию проверяющих органов.
Все, что утверждено в уже упомянутом постановлении № 88, также внесено в Общероссийский классификатор ОК 011-93. Нюансы мы рассмотрим ниже, но сначала отметим, что для ИП есть определенные исключения.
Так, индивидуальные предприниматели не обязаны составлять ПКО и РКО – об этом ясно говорит НК РФ, – но могут их заполнять по желанию, для своего удобства. И практика показывает, что это стоит делать – для лучшего контроля перемещения финансов в пределах компании. В таком случае им следует соблюдать те же нормы, которые установлены ЦБ РФ и актуальны для организаций других ОПФ.
Как правильно заполнить расходный кассовый ордер
Приходным кассовым ордером (ПКО) называют документ для отчета, который оформляется при приеме кассой любой организации денежного эквивалента. ПКО является унифицированным, утвержден 18 августа 1998 г.
Есть предприятия, в которых еще придерживаются отчетности, составленной вручную, а остальные переходят на компьютеризацию всего процесса. Приходник создается только в одном варианте.
Без данного нюанса не обойтись при всех денежных операциях, ведь именно так можно подтвердить поступление наличных средств с помощью первичного документа. Вам понадобится ПКО для юридического оформления поступивших денег от всех лиц: от учредителя, при продаже имущества, при возмещении ущерба, нанесенного штатом компании, от заказчика работы, покупателя товара в виде вырученных средств.
Как правильно заполнить расходный кассовый ордер
Приходным кассовым ордером (ПКО) называют документ для отчета, который оформляется при приеме кассой любой организации денежного эквивалента. ПКО является унифицированным, утвержден 18 августа 1998 г.
Есть предприятия, в которых еще придерживаются отчетности, составленной вручную, а остальные переходят на компьютеризацию всего процесса. Приходник создается только в одном варианте.
Без данного нюанса не обойтись при всех денежных операциях, ведь именно так можно подтвердить поступление наличных средств с помощью первичного документа. Вам понадобится ПКО для юридического оформления поступивших денег от всех лиц: от учредителя, при продаже имущества, при возмещении ущерба, нанесенного штатом компании, от заказчика работы, покупателя товара в виде вырученных средств.
Разберем поэтапно, как правильно заполнить бланк унифицированной формы № КО-1:
- В самом верху стоит пункт «Организация» – здесь необходимо вписать название организации (которая выдает приходник) так, как она зарегистрирована в учредительных документах.
- Далее, в следующей строчке «Структурное подразделение» укажите структурное отделение предприятия, что выдает ПКО. При его отсутствии просто отметьте прочерком.
- Полоса «Номер документа» предусматривает запись порядкового номера приходного ордера. Его вы определите по регистрации в журнале приходных и расходных документов, в котором ведется учет всех операций. Нумерация не должна прерываться.
- Графа «Дата составления» должна вместить число, когда документ был оформлен (формат: дд, мм, гггг).
- Строчка «Дебет» – ставится номер счета бухгалтерии или другая аналитическая информация. Этот пункт не обязателен для заполнения.
- Пункт «Кредит» – необходимо отметить, какой код подразделения структуры, куда вносятся средства (если его нет на предприятии, не заполняем, также ставим прочерк); номера корреспондирующих счетов, субсчетов, за кредитами которых осуществляется приход наличных в кассу; аналитический код учета по корреспондирующим счетам. При отсутствии такой кодировки поставьте прочерк.
- В строке «Код структурного подразделения» укажите номер кода отдела организации, на который оформляется приход.
- Графа «Код аналитического учета» – впишите аналитический предмет корреспондирующих счетов.
- «Субсчет» – этот пункт предназначен для записи кредитового счета операции или иной аналитической информации.
- В строку «Сумма» запишите сумму денежных средств, которые поступили на приход в кассу (в цифрах и прописью с большой буквы). Если осталось немного места в этой графе после заполнения, поставьте прочерк.
- Пункт «Код целевого назначения» – укажите кодовое число назначений использования денег, которые поступили на предприятие. При отсутствии кода в документации ООО можно не заполнять, а поставить прочерк.
- «Принято от». Здесь нужно записать название компании, фамилию и имя представителя организации (в родительном падеже), который передает наличные в кассу, при условии, что деньги поступают от сотрудника стороннего предприятия. Необходимо указать только личные данные лица в случае, когда касса принимает денежные средства от работника компании, которая выписала приходник.
- Далее следует записать, какое основание совершающей операции: оплата или заем по договорам, выручка от розницы и подобное.
- «В том числе» – пункт, где указывается сумма НДС (можно в цифрах). При условии, что приход средств не облагаем налогами, пишите «Без налога НДС»
- «Приложение» – запись реквизитов приложенных документов (указав номера), если они есть.
Вторая часть (отрывная) заполняется аналогичным способом.
Ни в коем случае не допускается внесение исправлений, опечаток и других ошибок. При наличии любой помарки приходник должен оформляться заново. Не допустимым фактором есть внесение дополнительных пунктов и поправок.
Не разрешено принимать деньги в кассу без оформления приходного ордера. Такие действия считаются нарушениями и влекут за собой наказание в виде штрафа. Должностное лицо, в обязанности которого входит подготавливать ордера, должно будет заплатить до 5 000 руб., а организация – до 50 000 руб.