Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «что делать если в трудовой книжке пропущены строки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Фиктивной будет запись о том, что работник трудился в компании, хотя на самом деле это не так. Бывает, так «оформляют» родственников. Это обман государства, так как человек не работает, но получает стаж для пенсии, если при этом работодатель сдает персонифицированную отчетность и форму СЗВ-ТД.
Кто вносит исправления в трудовую книжку
По общему правилу исправления в трудовую книжку вносит работодатель, который допустил ошибку и сделал неточную или неправильную запись.
Однако есть случаи, когда на текущем месте работы могут исправить ошибки прежних работодателей:
если есть документ об ошибке от бывшего работодателя, который ее допустил;
если бывший работодатель прекратил свое существование. При этом если компания была реорганизована, записи может исправить организация-правопреемник.
Исправляет записи работник, ответственный за ведение трудовых книжек. Если такого сотрудника нет, это делает директор организации или сам индивидуальный предприниматель.
Записи в трудовой книжке совместителя исправляет тот работодатель, который вносил запись о работе по совместительству. Так, по желанию сотрудника запись о совместительстве вносят по месту основной работы — тогда и исправляют записи там же.
С сентября 2021 года у совместителей появилась возможность вносить записи и по месту работы по совместительству — когда сотрудник не работал и, соответственно, трудовая книжка была у него на руках. В этом случае ошибки будет исправлять работодатель по совместительству.
Как внести пропущенную запись в трудовую книжку
Если пропущено название организации и блок о работе в компании открывает запись о приеме на работу, то это необходимо исправить.
Для этого сначала нужно признать недействительной запись о приеме и записи после нее о работе у данного работодателя. Затем указать наименование организации, а после вновь внести запись о приеме и остальные.
Если пропущена запись о службе в армии, исправлять уже отраженную в трудовой книжке запись о приеме на работу не надо. Законодательство не требует, чтобы период военной службы вносили строго перед записью о трудоустройстве.
Сделать запись о прохождении военной службы работодатель должен так:
В графе 1 проставить порядковый номер записи.
В графе 2 указать дату ее внесения.
В графу 3 внести запись о службе в Вооруженных силах РФ с указанием периода, например: «Служба в Вооруженных силах Российской Федерации с 01.06.2018 по 01.06.2019».
В графе 4 указать наименование и реквизиты документа, на основании которого вносится запись, например «Военный билет НА № 123456».
Если пропущена запись о переводе или присвоении разряда. Пропущенную запись о переводе или новом разряде работника можно внести в любой момент, когда обнаружили ошибку. При этом необходимо внести запись следующим порядковым номером после последней записи — это графа 2 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки.
В самой записи надо указать фактическую дату перевода работника. Это графа 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки. То есть пропущенная запись, внесенная в трудовую книжку сотрудника, должна полностью соответствовать документу, на основании которого она сделана.
Если пропущена запись о переименовании компании, получается, что название компании при приеме отличается от названия в печати при увольнении.
Текущий работодатель вправе самостоятельно исправить оплошность прежнего работодателя, если получит от него документ, который подтверждает переименование организации. Для этого можно направить запрос в компанию либо попросить сотрудника обратиться туда с заявлением о выдаче справки о переименовании.
Сведения вносят в раздел «Сведения о работе» отдельной строкой после последней записи. Порядковый номер в этом случае не присваивают и дату не ставят, то есть графы 1 и 2 будут пустыми.
В графе 3 указывают прежнее и новое название организации и когда произошло переименование. Например, так: «Общество с ограниченной ответственностью „Маяк“ (ООО „Маяк“) с 01.09.2021 переименовано в общество с ограниченной ответственностью „Мост“ (ООО „Мост“)». В графе 4 делают ссылку на дату и номер приказа или иного решения работодателя о переименовании.
Если в трудовой книжке уже нет места. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, оформляют вкладыш. Как я уже сказала, он ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Порядок действий сотрудника
Правом вести трудовые книжки сотрудников фирм и вносить недостающую информацию наделен довольно узкий круг специалистов. Как правило, ответственность за допущенные ошибки несет сотрудник отдела кадров или главный бухгалтер. Но что делать, если пропущенную запись обнаружил владелец книжки? Так, ему нужно предпринять следующие действия:
- Собрать документы, в которых содержатся необходимые данные;
- Написать заявление с просьбой о внесении пропущенных сведений;
- Подать заявление на подпись директору компании;
- Ознакомиться с приказом о внесении изменении в трудовую книжку;
- Подать заявление вместе с документами в кадровую службу;
- Поставить свою подпись рядом с новой записью.
Если ошибка была допущена на предыдущем месте работы, то к этой инструкции добавляется еще один пункт – подача заявления на имя бывшего работодателя. Оно составляется в простой письменной форме и должно содержать просьбу о внесении пропущенных сведений в книжку. Нужно помнить, что если данный документ не будет содержать личной подписи заявителя, он будет считаться недействительным. Приказ же, составленный на основании заявления, должен иметь свой номер и дату составления – эти сведения также указываются в документе.
Порядок заполнения трудовых книжек необходимо знать каждому кадровику. Это поможет не допускать ошибок и избежать недоразумений при обращении сотрудника в Пенсионный Фонд. Кроме того, для внесения пропущенных записей могут понадобиться следующие документы:
- Внутренние документы предприятия;
- Личная карточка сотрудника;
- Трудовой Кодекс РФ;
- Правила ведения и хранения трудовых книжек.
Все дополнения в трудовую книжку должны быть внесены на основании соответствующих приказов и распоряжений компании. Если организация, в которой работал владелец трудовой, ликвидировалась или реорганизовалась, и ее руководитель не может предоставить необходимые бумаги, текущий работодатель должен сделать запрос на предоставление выписок из архива. Обратите внимание, что свидетельские показания не могу служить основанием для внесения каких-либо записей в трудовую книжку.
Запись об увольнении имеет номер, без пропусков строк. Подпись прописывается по требованиям ГОСТА об унифицированных документах:
- с указанием должности;
- личной росписи;
- расшифровки росписи.
Если ведение и хранение документов поручено работнику предприятия, то он указывает свою штатную должность:
- начальник отдела кадров;
- секретарь;
- бухгалтер.
Когда записи в документе делает руководитель, то он также должен указать свою должность без сокращений. Название должности, роспись, расшифровка не должны занимать несколько строк. Для сокращения объема записи практикуется вместо названия должности записать «работодатель».
Индивидуальный предприниматель, в ведении которого находятся документы, не имеет официальной должности. Но при записи об увольнении нельзя игнорировать требование о фиксации должности исполнителя. В отсутствии пояснения по данному вопросу в них вносят записи:
- индивидуальный предприниматель;
- ИП;
- работодатель.
Пояснение расшифровки росписи трактуется двояко: с инициалами или имя, отчество полностью. Однозначной ошибкой будет отсутствие в расшифровке подписи в трудовой книжке при увольнении сокращенных или полных данных по имени и отчеству ответственного лица.
Закончилась трудовая книжка что делать дальше
Уведомления Голосование HR-проект будет успешным, если будет соответствовать прежде всего: Профессиональному исполнению со стороны HRПотребностям компанииВидению руководителяИнтересам линейного менеджмента и рядового персонала Посмотреть результаты Как вы относитесь к кандидатам, у которых не было провалов? Всякое бывает, генийКак к обманщикамКак к тем, кто в жизни ничего не виделКак к перфекционистам Посмотреть результаты Почему проваливаются HR-инициативы? Профессионализм HR-а оставляет желать лучшегоНе соответствуют потребностям и культуре компании (придуманы от балды)У HR-а недостаточное положение в иерархииРубит руководство Посмотреть результаты Оформляете ли вы документально прием-передачу дел при смене кадровика? Нет, у нас есть работа и поважнее.Да, при смене любого работника.Оставляем на усмотрение самого кадровика. Если хочет — пусть оформляет.
Изменения в рабочей книжке вносить можно, но делать это нужно согласно нормативно-правовым актам. На каждой странице исправление имеет свои особенности. Так, к примеру, на титульнике зачеркивается только ФИО и дата рождения, если таковые меняются в силу обстоятельств. Другие записи можно только дополнять. Пропускать же строчки в данном месте нельзя.
Пропуски строк в трудовой книжке на других разворотах нежелательны. Но в ситуации с печатью, занявшей несколько строк, сделать это необходимо, так как запись новой фирмы не должна пересекаться с ранее сделанной (прежней организации). Также нужно пропустить строку, чтобы информация во всех графах была на одном уровне. В остальном пустые строчки в книжке сотрудника незаконны. Данные такого характера необходимо признавать недействительными, чтобы избежать дополнительных внесений.
В любом из вариантов фиксирование каждой информации или ее изменение (исправление ошибки, неточности) сопровождается подтверждением – документом, который является основанием для записей. К тому же нужно, чтобы владелец книжки лично проверил правильность и достоверность написанного, поставив свою подпись в знак подтверждения. Заверить записи подписью и печатью должен человек, занимающийся данными процедурами на предприятии.
Что делать если в трудовой книжке пропущены строки
Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства рассмотрел в пределах компетенции обращение по вопросу наличия пустых строк в трудовой книжке и сообщает.
В соответствии с Положением о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610, Минтруд России дает разъяснения по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в обращении, не является разъяснением и нормативным правовым актом.
В соответствии с указанными актами в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.
В этих документах не регламентируется, чтобы работодатель оставлял пустую строку между записями о приеме на работу и об увольнении с предыдущего места работы.
| Заместитель директора Департамента оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства | Т.В. Маленко |
Ответственный за ведение трудовых книжек
Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В п. 45 Приказа Минтруда уточняется, что уполномоченное лицо назначается приказом работодателя.
Приказ можно подготовить в произвольной форме. При этом в нем важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначено отдельным приказом. Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со ст. 4 ТК РФ, запрещающей принудительный труд.
У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции. Но часто эту работу поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек. Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.
Следует ли делать отступ между записями в трудовой книжке
Значит и работодатель должен обладать знаниями о заполнении этого документа. А вот работнику заполнять трудовую книжку нельзя – подобное ни в коем случае не предусмотрено законом, а значит и не допустимо. Где оформляют трудовую? Трудовую книжку оформляют в организации, где осуществляют свою трудовую деятельность работники.
Многие ошибочно полагают, что за оформление трудовых отвечает пенсионный фонд. На самом деле это неправда и поэтому, если стоит вопрос о том, кто заполняет и ведет вашу трудовую, смело ссылайтесь на то, что именно работодатель или сотрудник отдела кадров организации, где вы работаете, осуществляет данную деятельность. Что нужно для этого? Для оформления трудовой книжки вам необходимо в первую очередь знать правила того, как правильно и последовательно это делать.
Также вам нужно наличие самой трудовой книжки.
Трудовая книжка должна быть заполнена в соответствии с особыми инструкциями, которые выдаются абсолютно всем сотрудникам отдела кадров и обязательны для ознакомления с ними. Но, к сожалению, многие кадровики пренебрегают этой обязанностью и из – за этого, в некоторых трудовых книжках можно встретить записи, которые прямо не соответствуют трудовому кодексу. Конечно, такие нарушения встречаются сплошь и рядом и их нужно пресекать.
Я вшиваю в конец тк, между всеми закончившимися страничками и обложкой тк, вшиваю нитками. Не вижу ничего страшного, чтобы начать запись на новой странице, если не помещается на предыдущей. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…
цените каждый день! Жизнь прекрасна!)) Натали В трудовой частенько вижу что работник принят в одну организацию, затем запись об увольнении из нее, потом запись о приеме в другую организацию. Сверху последние две записи аккуратно по линеечке зачеркнуты, рядом между строчек » запись недействительна» и печать первой организации.Как быть? Трудовые пухленькие, не перепишешь.Сегодня пришлось просто поставить следующий после зачеркнутого порядковый номер и уволить человека из первой организации. Ничего другого я придумать не успела, надо было быстро, но чувствую что это неправильно.
Особенности заполнения трудовой книжки
Трудовую заполняет человек, компетентный в этих делах. Проведение данной процедуры в основном проводит руководитель компании, работник по кадрам, другой человек (в силу своих обязанностей). Этим лицам нужно знать, какие документы могут помочь:
- ТК России;
- Правила ведения трудовых книжек (Постановление правительства);
- Инструкция по ведению трудовых (Постановление Минтруда).
Фиксирование информации в книжке работника начинается с прихода гражданина на предприятие. Работодатель выдает новый бланк (с последующим взиманием платы за него), затем начинается оформление. Есть несколько аспектов, касающихся этих действий:
- информация на титульнике;
- информация о работе сотрудника;
- информация о награждениях.
Можно ли при записях в тк пропускать строки?
Заполнение трудовой книжки: пропуск строк Проблематичным является вопрос о пропусках строчек в документе. Законодательство четко не регламентирует, что этого делать не следует или наоборот.
Если допущены такого рода неточности в трудовой, то это не будет серьезным нарушением, так как порядковый номер есть у любой информации в книжке. Но случаи бывают самые разнообразные. Примером может служить оформление сведений о работе и награждениях, где под информацией в третьей графе пишется следующая запись, если в четвертой графе занято больше строк, чем в предыдущей.
В этом случае ответственный человек должен начать новую запись без наложения одних данных на других. То есть пропустить строчку в третьей графе. Проще говоря, запись во всех колонках должна начинаться на одном уровне.
Нюансы ведения работодателем
Если на предприятие пришёл сотрудник, не имеющий трудовой книжки, ему выписывают её только после того, как он проработал пять дней. Стоимость бланка он должен предприятию возместить.
Обычно, кода сотрудник получает новую работу, в трудовой книге в третьей графе без номера записывается полное наименование фирмы, ниже, в скобках, ставится краткое наименование. При ведении записей сокращения слов использовать законом прямо запрещено. Например, ТК РФ писать нельзя. Вместо этого указывают Трудовой Кодекс Российской Федерации.
Использование вкладышей только на первый взгляд кажется простым. На самом деле законодательство подробно регламентирует их использование. Ошибки при вклеивании вкладыша могут повлечь за собой признание определённых записей в трудовой книжке недействительными. Чтобы этого не случилось, нужно подробно разобраться, как правильно работать с вкладышем.
Подробнее об оформлении трудовой книжки смотрите ниже на видео.
Записывая данные в рабочую книжку, необходимо понимать, что она является особенным документом для самого владельца и для руководителя. Поэтому все записи фиксируют предельно внимательно по правилам, установленным законодательством. Существует множество ситуаций, где совершаются ошибки, недочеты, так как документ заполняется от руки. Одной из актуальных является проблем, можно ли пропускать строки в трудовой книжке.
Пропуск строк в трудовой книжке
Внимание
В титульнике необходимо заполнять все строки, так как информация личного характера должна присутствовать в этом разделе в полном объеме. Даже если человек еще не закончил учебное заведение и устроился на работу, то фиксируют запись о неполном высшем образовании.
После получения диплома информацию дополняют, поставив запятую и написав новые данные. Нужно ли пропускать строчку, если там печать, при заполнении трудовой книжки? Общие правила говорят о том, что печатью утверждаются данные, записанные в книжке сотрудника, только после его увольнения с прежнего места работы.
После этой процедуры в другой компании будет производиться следующая запись. При этом сомнения возникают, если печать поставлена на свободных строках.
Печать, которая стоит на пустых строках, уже делает их по факту оформленными. Здесь не следует вносить что-либо из данных новой компании.
Можно ли пропускать строки при заполнении трудовой книжки
Трудовые книжки должны заполняться по правилам, установленным постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Общие правила таковы:
- На титульном листе недопустимо производить каких-либо исправлений. Если допущена ошибка, то вносить правки в запись нельзя. Такой бланк трудовой книжки считается испорченным и подлежит уничтожению.
- Даты следует указывать в цифровом формате, например, 01.03.2019. Применение словесно-цифрового формата является не совсем корректным способом заполнения, но на практике работодателей за это не наказывают.
- Запись должна производиться аккуратно, шариковый, перьевой либо гелевой ручкой.
- В трудовой книжке нельзя указывать каких-либо сокращений. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ» и так далее.
- Все записи в ТК должны нумероваться в пределах соответствующего раздела.
Возникает вопрос: нужно ли нумеровать записи, сделанные в связи с переименованием работодателя? Здесь есть небольшое противоречие: инструкция № 69 требует, чтобы такие записи не нумеровались, а в постановлении № 225 сказано, что должны быть пронумерованы все записи. В юридической практике в таком случае применяется правило из того нормативного акта, который имеет большую юридическую силу. В данном случае это постановление № 225. То есть получается, что нумеровать записи о переименовании работодателя все-таки более правильно. То же самое относится к записям об общем стаже при выдаче дубликата трудовой книжки. Однако опять же на практике допустим как вариант с нумерацией спорных записей, так и без нее. Проверяющие органы за это никаких санкций не накладывают.
Кадровиков часто интересует и другой вопрос — может ли организация ставить штамп со своим наименованием в трудовой книжке вместо того, чтобы писать его от руки? Если исходить четко из требований нормативных актов, то применение штампы не совсем корректно. Но на практике это допускается, то есть ПФР принимает такие трудовые книжки у работников без каких-либо вопросов. Важный момент — если вы используете штамп, то ставьте его аккуратно и строго в пределах отведенной графы и строки.
Если вы первый работодатель нанимаемого сотрудника, то должны оформить ему трудовую книжку «с нуля». Это придется сделать и в том случае, если новый работник утратил ТК и не имеет желания ее восстанавливать у бывшего работодателя.
На титульном листе указывается:
- ФИО и дата рождения. Указывается в полном соответствии с документом, удостоверяющим его личность. Ошибка хотя бы на одну букву или цифру создаст большие проблемы для работника в будущем. Не исключено, что ему впоследствии придется обращать в суд для признания того факта, что трудовая книжка действительно принадлежит именно ему.
- Образование работника. Указывать его нужно строго на основании документов об образовании. Важно учесть, что в 2015 году классификация образования изменилась. Например, сейчас нет такого вида, как среднее профессиональное или высшее профессиональное образование. Для сотрудников с высшим образованием можно указать, какую ступень они окончили, то есть прописать образование «высшее магистратура» или «высшее бакалавриат». Но допустима и формулировка «высшее».
- Профессия, специальность работника. Эти сведения также нужно указать из документа об образовании. Бывает, что работник получил образование по направлению подготовки, то есть специальность, профессия либо квалификация ему не присвоена. В таком случае эту строку можно оставлять пустой.
- Подпись работника.
- Дата заполнения. Бланк ТК предполагает запись этой даты в словесно-цифровом формате, хотя в инструкции написано иное. На практике это проблем не вызывает, поэтому допустимы оба варианта.
- Подпись лица, ответственного за ведение ТК. В бланке указано, что подпись должна быть разборчивой, поэтому часто вместо подписи ответственные сотрудники прописывают свою фамилию. Это неверная практика, хотя она и очень распространена. Фамилия сотрудника кадровой службы может быть указана — это не является нарушение, но личная подпись при этом также должна быть.
- Если работодатель использует печать, то ее нужно поставить на титульном листе трудовой книжки.
Важно! Поскольку раньше применение печатей было обязательным для всех, то трудовые книжки старых образцов должны быть с печатями. Вместе с тем работодатель не вправе делать выводы о том, что ТК без печати является недействительной.
Мнение о недействительности ТК без печати есть, и его источником является Пенсионный фонд. Органы ПФР зачастую раньше отказывали пенсионерам в принятии книжек без печатей, но суды всегда в таких спорах поддерживают граждан. Судьи говорят о том, что работники не обязаны нести ответственность за ошибки своих работодателей.
Выше мы рассказали о том, что вносить исправления на титульном листе трудовой книжки нельзя. Но если у работника произошло изменение какой-то личной информации, например, фамилии, то такие сведения в ТК отразить необходимо. Правила внесения изменений следующие (на примере фамилии):
- старая фамилия зачеркивается;
- новая фамилия указывается рядом;
- на внутренней стороне обложки трудовой книжки указывается запись о том, что фамилия изменена, а также документ, на основании которого это произошло;
- тут же ответственный сотрудник (инспектор по кадрам) ставит свою подпись с расшифровкой, а также печать работодателя или отдела кадров.
При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:
- В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
- В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
- В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
- отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
- делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.
Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.
- В графе 4 в той же строке делается ссылка на приказ, на основании которого принят сотрудник. Запись должна иметь такой вид: «Приказ от (дата) № (номер)». Допустимо в целях экономии места поменять дату и номер местами, но это уже отступление от точного следования правилам.
Печатью запись о приеме на работу не заверяется.