Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Недостачи и излишки: бухгалтерский учет». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Инспектирование помогает обнаружить нарушения между учтенными деньгами и фактическим их наличием на сегодняшний день. Они могут быть в виде денег, ценностей, сырья для производства, движимого и недвижимого имущества. Инвентаризационная, не заинтересованная в финансовом обороте, комиссия составляет ведомость и отдает ее на рассмотрение директору. А тот, в свою очередь, ставит перед бухгалтерией задачу, чтобы отдел правильно оприходовал и провел в учетной книге избыток. Нужна подводка при инвентаризации выявленных излишков основных средств и материалов.
По каким причинам появляются
Основные причины:
- Если была неточно проведена сверка.
- К ошибкам могут привести большие объемы продукции. При распределении изделий на складе клиентам возникает большая вероятность неучтенных поставок.
- Недостаточное количество оборотных финансов вводит компанию в режим «экономии».
- Ошибки на складах при учтении отпуска материалов и продукции. То есть выдали меньший объем партии, чем полагалось.
- Во время отпуска товара одни модели были нечаянно заменены на другие.
Детали использования основных средств
Под контролем понимается не только сопоставление полученной в процессе информации о товаре, материалах, сырьевой базе со сведениями, записанными в первичной уставной документации, но и пересчет основного капитала.
В таком случае ведется совсем иная методика:
- Избытки причисляются к нереализованным доходам.
- ОС, которые находятся на ремонте, описываются в ведомости по форме ИНВ/10, где указывается цена ремонтных работ.
- На имущество, переданное в аренду или на временное хранение, составляется документ, в котором будут приложены все соответствующие бумаги от контрагента, подтверждающие правомерность действия.
- Специальная комиссия составляет акт на ОС, не подлежащие восстановлению и непригодные к эксплуатации.
- Если балансовая цена капитала изменилась в ту или иную сторону, то этот факт также отображается.
- Средства нужно приравнять к доходу, который не удалось реализовать, и начислить по нему соответствующую амортизацию в пределах стоимости, заявленной рынком и фактическим износом.
Как оформить и учесть недостачи
Фактическое отсутствие товарно-материальных ценностей оформляется на основании приказа директора компании. Результаты работы комиссии по отсутствующим товарам, материалам оформите в протоколе, к нему приложите объяснения причин отсутствия и вынесите предложения директору по списанию утраченных ценностей. Также отсутствие ТМЦ имеет смысл заактировать, оформив документ в форме, утвержденной учетной политикой.
Например, проводка, отражающая недостачу готовой продукции при инвентаризации, следующая:
- Дт 94 Кт 43 — выявлено отсутствие готовой продукции на складе;
- Дт 91 «Прочие расходы» Кт 94 — списаны потери ТМЦ сверх норм естественной убыли
Оприходование излишков при инвентаризации: проводки и налоговый учет
Принятие к бухгалтерскому учету обнаруженных ценностей происходит по рыночной цене, действующей на момент обнаружения (п. 28 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н). Цену определяют самостоятельно или с помощью оценщика на основании выданного им отчета или справки.
Отражаются излишки строго в том месяце, в котором закончилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). При этом если проверка была годовой, то ее результаты показываются в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).
Обнаруженные ценности к бухгалтерскому учету принимаются как прочий доход. В связи с этим их поступление пойдет через кредит счет 91 (субсчет 1) в корреспонденции с дебетом счета, соответствующего обнаруженным объектам. Например, если после инвентаризации обнаружили излишки материалов, то бухгалтер сделает проводку: Дт 10 Кт 91.1. Когда речь идет о деньгах в кассе, запись будет другая: Дт 50 Кт 91.1. При этом излишки денежных средств принимаются по фактически выявленной сумме.
В налоговом учете излишки, выявленные при инвентаризации, подлежат оприходованию как внереализационные доходы и учитываются при определении налога на прибыль (п. 2 ст. 250 НК РФ). При определении материальных расходов стоимость излишков определяется как сумма налога на прибыль, исчисленная с внереализационного дохода (п. 2 ст. 254 НК РФ). Это значит, что списать на убыток получится не рыночную стоимость принятых ценностей, а только налог на прибыль, уплаченный с них.
Что касается НДС, то при выявлении излишков и последующей передаче их в производство налог не начисляется – объекта обложения не возникает (п. 1 ст. 146 НК РФ). Он начисляется по общим правилам, если предприятие решило реализовать обнаруженные ценности.
Как учитывать излишки
Излишки при инвентаризации принимаются к бухгалтерскому учёту. Это действие проводится на основании сличительной ведомости либо ведомости учёта итогов инвентаризации.
Прежде чем ставить на учёт излишки при инвентаризации и проводки составлять, нужно проверить — не образовались ли они из-за ошибочных действий сотрудников или инвентаризационной комиссии. Для этого по ТМЦ, по которым излишки, производится проверка документов, отражение операций в бухучёте и пересчёт их количества по факту.
Когда указанные ошибки выявлены, то их требуется исправить. Если в результате всё равно имеется избыток ТМЦ, то для оприходования излишков при инвентаризации проводки в бухучёте отражаются по рыночной стоимости в настоящий момент времени и величина относится к прочим доходам. Компания может сама выяснить рыночную стоимость или воспользоваться услугами оценочной фирмы. По итогам проведённой оценки заполняется справка или оценочный отчёт.
Чтобы отразить излишки, проводка в бухучёте имеет вид:
- Дт 01 (08, 10, 41 и др.) Кт 91.1 — на оценённую сумму излишка
Вариант N 2. Недостача по вине сотрудника
Недостачу МПЗ сверх норм естественной убыли, а также недостачу другого имущества относите на виновных лиц. В этом случае работник должен компенсировать организации всю сумму причиненного ущерба. Размер ущерба определяйте исходя из рыночной цены недостающего имущества, но не ниже его стоимости по данным бухучета (ст. 246 ТК РФ).
Если человек возмещает только балансовую стоимость недостающих вещей, проводки такие:
Дебет 73 Кредит 94
- отнесена недостача имущества на работника по балансовой стоимости;
Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
- работник погасил задолженность по недостаче.
Если виновник возмещает ущерб исходя из рыночной цены недостающего имущества, сделайте проводки:
Дебет 73 Кредит 94
- недостача имущества отнесена на работника по балансовой стоимости;
Вариант N 4. Недостача имущества, списанного с баланса
Отдельно скажем про недостачу имущества, которое уже списано. Например, недорогой компьютер или офисную мебель списали единовременно как МПЗ. А спустя какое-то время обнаружилось, что актива нет.
Хоть стоимость имущества уже списана, такая недостача все равно является для фирмы ущербом. Порядок отражения такой недостачи в бухучете зависит от причин ее возникновения. Причины этого могут быть те же, как описаны в вариантах 1 — 3. То есть естественная убыль, действия виновных лиц или форс-мажор.
Если недостача возникла из-за естественной убыли или форс-мажора, никаких проводок делать не нужно. Просто спишите недостающее имущество с забалансового учета (если оно числилось на забалансовых счетах). Так же действуйте, если виновник недостачи не выявлен. Причина в следующем. В учете компании нет оснований учитывать расходы, поскольку имущество уже ранее списали. Оснований отражать доходы также нет, ведь поступлений в счет возмещения ущерба не будет.
А вот когда виновник недостачи есть, все интереснее. Организация имеет право взыскать материальный ущерб (п. 1 ст. 1064 ГК РФ, ст. 243 ТК РФ). Раз стоимость вещи уже списали, возмещение ущерба в результате недостачи можно как с использованием счета 94, так и без него. Можно выбрать любой из указанных вариантов.
Пример 2. В октябре ООО «Механики», в соответствии с отраслевыми нормами, закупило для слесарей спецодежду (срок носки 12 мес.) стоимостью 1770 руб. (в т.ч. НДС — 270 руб.). В этом же месяце спецодежду выдали работнику.
Инвентаризация: бухгалтерские проводки
В случае, если выявлены излишки при инвентаризации, проводки формируются следующие:
| Операция | Дебет счета | Кредит счета |
|---|---|---|
| Выявлены излишки основных средств в результате инвентаризации | 08 «Вложения во внеоборотные активы» | 91-1 «Прочие доходы» |
| При инвентаризации выявлены излишки материалов | 10 «Материалы» | |
| Выявлены излишки товаров при инвентаризации | 41 «Товары» |
Задачи инвентаризации основных фондов
Периодичность и последовательность инвентаризации основных фондов на предприятии закреплена в его учетной политике. Она осуществляется специально назначенной руководителем предприятия инвентаризационной комиссией. В ходе ее должны быть реализованы следующие цели:
- контроль правильности составления первичной документации по движению основных фондов;
- установление присутствия имущества организации по местам эксплуатации и хранения, а также его состояния;
- обнаружение неиспользуемых, недостающих или неучтенных объектов;
- контроль правильности определения стоимости имущества в бухгалтерском учете и отражения их в балансе организации.
Зачем проводится инвентаризация?
Реализация данного процесса обусловлена разными причинами:
- заменяется материально ответственный специалист компании;
- обнаруживается факт хищения имущества;
- выявляется порча определенных ценностей;
- имущество пострадало от разных стихийных бедствий;
- организационные причины, к которым относится изменение руководящего состава, реорганизация фирмы, продажа предприятия и т. д.;
- обязательно осуществляется процесс непосредственно перед формированием обязательной бухгалтерской отчетности, составляемой на основании данных, полученных за год работы;
- имущество планируется продать или сдать в аренду.
Наиболее распространенной причиной является проведение инвентаризации на основании специального графика, в котором указывается, когда должен осуществляться процесс, чтобы постоянно контролировать имущество фирмы.
Нюансы инвентаризации кассы
Процесс проводится специально назначенной комиссией, в которую обязательно входит профессиональный бухгалтер. Выявляются при инвентаризации кассы излишки или недостача. Проверяется наличие всех ценностей, которые перечислены в документах фирмы. К ним относится:
- наличные средства, вносимые в кассу покупателями;
- денежные документы, к которым причисляются марки, оплаченные путевки в разные санатории, билеты на воздушный или железнодорожный транспорт или разнообразные карты оплаты;
- ценные бумаги;
- БСО.
Первоначально полностью пересчитываются все вышеуказанные ценности, имеющиеся фактически в кассе. Далее сверяются полученные значения с теми данными, которые указываются в кассовой книге, на основании которой ведется учет на предприятии.
По окончании процесса составляется специальный инвентаризационный акт наличных денег. В нем прописывается, сколько фактически средств и документов находится в кассе. В нем дополнительно учитываются деньги:
- в пути;
- на расчетных счетах компании, но сюда не входят депозиты, так как они представлены финансовыми вложениями предприятия.
Нередко выявляется лишнее количество денег, поэтому важно разобраться, как оприходовать излишки при инвентаризации.
При инвентаризации имущества порой «находятся» не только товары и материалы, но и основные средства. В этом случае ситуация с налоговым учетом выявленных излишков складывается совсем иначе.
Правда, принятие основных средств к учету происходит в том же порядке, что и любых излишков имущества, обнаруженных в ходе инвентаризации.
То есть их стоимость необходимо включать в состав внереализационных доходов (п. 20 ст. 250). И тоже по текущей рыночной цене, хотя финансисты и не склонны приравнивать такое имущество к внереализационным доходам в натуральной форме (в отличие от излишков ТМЦ). В качестве основания для рыночной оценки найденных основных средств они приводят уже не пункт 5 статьи 274 НК РФ, как при выявлении товаров и материалов. Финансовые специалисты ссылаются на пункт 8 статьи 250 НК РФ, согласно которому нужно определять стоимость безвозмездно полученного имущества. В качестве примера можно привести письма Минфина России от 25 января 2008 г. № 03-03-06/1/47 и от 15 февраля 2008 г. № 03-03-06/1/97.
Позиция финансистов тем любопытнее, что в то же самое время и в тех же письмах они указывают, что выявленные в ходе инвентаризации основные средства «для целей налогообложения прибыли не являются безвозмездно полученными». На том основании, что в отношениях отсутствует передающая сторона, без чего факт безвозмездной передачи невозможен. Вывод отсюда следует неутешительный – фирма не вправе амортизировать такое имущество. Поскольку в качестве его первоначальной стоимости нельзя взять рыночную цену, как в случае безвозмездной передачи (п. 1 ст. 257 НК РФ). Да и классическим способом первоначальную стоимость тоже определить невозможно, поскольку отсутствуют расходы в виде капвложений на создание или приобретение выявленных объектов.
По мнению Минфина России, найденные в ходе инвентаризации основные средства амортизировать нельзя. Даже если они отвечают всем критериям амортизируемого имущества по налоговому законодательству
В итоге получается, что с суммы внереализационного дохода (в виде рыночной стоимости объекта) налог на прибыль компания заплатит, а в расходы (при эксплуатации объекта) не сможет включить ничего. Ни единовременно, ни поэтапно через амортизацию.
Стоимость выявленных основных средств не удастся списать в налоговом учете и при реализации объектов. То есть, выручку от их продажи нужно отразить в составе налоговых доходов в соответствии со статьей 249 НК РФ. А вот уменьшить ее на рыночную стоимость реализованного имущества будет нельзя.
Единственное маленькое исключение, которое финансовое ведомство делает в этом смысле, касается расходов, связанных с реализацией имущества (письмо Минфина России от 15 февраля 2008 г. № 03-03-06/1/97). То есть, при продаже объекта фирма вправе уменьшить выручку на сумму таких затрат. Это могут быть, например, расходы по приведению основного средства в рабочее состояние, по демонтажу, по доставке до покупателя и т. д.
ОТ РЕДАКЦИИ
Поспорить с мнением финансистов, конечно, можно. И в отношении невозможности амортизации выявленных активов, и в отношении запрета на учет их рыночной стоимости в налоговых расходах при продаже. Но только если фирма готова к судебным разбирательствам.
Посмотрим, какие положения налогового законодательства позволят возразить запрету финансистов на амортизацию выявленных основных средств. Для начала обратимся к статье 256 НК РФ, посвященной амортизируемому имуществу. Среди объектов, не относящихся к нему, как и среди видов амортизируемого имущества, не подлежащих амортизации, не упомянуты выявленные при инвентаризации основные средства. По общему правилу амортизацию начисляют на собственное имущество фирмы, которое она использует для получения дохода, со сроком полезного использования больше 12 месяцев и первоначальной стоимостью больше 20 000 рублей. Значит, при выполнении этих условий амортизировать найденные основные средства можно. Кстати, раньше специалисты финведомства не отрицали, что такие активы можно не только отнести к безвозмездно полученному имуществу, но и оценить их первоначальную стоимость по аналогии, исходя из рыночной цены (письмо Минфина России от 20 июня 2005 г. № 03-03-04/1/7).
Что касается возможности учесть в расходах рыночную стоимость выявленных основных средств при их продаже, то в пользу этой позиции можно привести следующие аргументы. Поскольку речь идет о реализации активов, то они являются товаром согласно пункту 3 статьи 38 НК РФ. То есть нужно рассматривать не списание основных средств, а именно продажу. А в этом случае фирма вправе уменьшить выручку от реализации на цену приобретения (создания) имущества (подп. 2 п. 268 НК РФ). Причем сами финансисты в письме от 25 июля 2006 г. № 03-03-04/1/610 указывали, что в этом качестве может быть использована рыночная стоимость имущества.
Назначение и нюансы инвентаризации
Инвентаризация представлена сверкой имеющихся ценностей с данными, содержащимися в первичной документации фирмы. Основной целью данного процесса выступает выявление расхождений между фактическими ценностями и сведениями из документов, а если они действительно обнаруживаются, то предпринимаются разные меры, предназначенные для устранения этой разницы.
Подготовка и осуществлению инвентаризации выполняется только по специальному плану, составляемому заблаговременно. Он утверждается приказом руководителя фирмы.
Если в результате инвентаризации выявлены излишки, то это должно указываться в бухгалтерских бумагах, а также в документах складских помещений, где выявляются не оприходованные основные средства или материалы.
Когда излишки будут относиться на доходы в налоговом учете?
Относительно налога на прибыль выявленные излишки являются внереализационными доходами. Оценивать их следует по рыночным ценам, которые определяются с учетом положений ст. 105.3 НК РФ. Соответственно, налоговый учет здесь совпадает с бухгалтерским.
Отдельно стоит рассматривать пересортицу, о которой мы упоминали выше. С точки зрения налоговой, налогоплательщик в любом случае должен учесть все излишки в составе внереализационных доходов по текущим рыночным ценам, а недостачи — как внереализационные расходы по учетным ценам. Причем отнести недостачу на затраты вы имеете право только в том случае, если отсутствие виновных лиц подтверждено документально решением государственного органа.
Поэтому при пересортице по итогам инвентаризации могут возникнуть налоговые разницы и вырасти сумма налога на прибыль, подлежащая уплате.
Учет транспортно-заготовительных расходов
Получение товаров, материалов, основных средств, получение услуг, работ сопровождается определенными затратами, к которым относятся расходы на доставку и различные заготовительные работы, называются эти расходы транспортно-заготовительными (ТЗР). Их учет в бухгалтерии может вестись двумя способами.
Представим ситуацию: поставщик поставляет товары. Расходы на доставку товара он может взять на себя, а может и переложить их на покупателя. В последнем случае покупателю нужно как-то учесть их в своей бухгалтерии. Если транспортно-заготовительные расходы оплачивает покупатель, то поставщик, как правило, выделяет их отдельной строкой в товарно-транспортной накладной. Также транспортно-заготовительные услуги может оказать стороння организации, например, доставку товара осуществит транспортная компания, которая предоставит покупателю документы с указанием суммы за доставку.
Покупатель, получив товар и документы с указанием стоимости доставки, должен выполнить в своей бухгалтерии определенные проводки.
Учет ТЗР может быть произведен двумя способами:
- включены в стоимость товара
- включены в расходы на продажу
В первом случае расходы на доставку учитываются на счете 41 и включаются в покупную стоимость товара, во втором случае – учитываются на счете 44 «Расходы на продажу».
Недостача, к сожалению, самый частый итог инвентаризации, особенно в торговых фирмах и на складах. Это связано с различными факторами:
- небрежным хранением;
- воровством со стороны сотрудников или клиентов;
- естественной убылью (так называемая «усушка», «утруска» и т. д.);
- другими факторами.
Безболезненно списать разрешено только недостачу в пределах норм естественной убыли. Такие нормативы устанавливаются по каждому виду продукции, материалов и сырья и официально закрепляются в учетной политике. Вся остальная недостача списывается на виновных лиц, и только в случае, если их не удалось установить, ее списывают. Пошаговый алгоритм учета выявленной недостачи бухгалтером.
Шаг 1. Для начала необходимо отнести стоимость всех недостающих активов на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с помощью проводок:
- Дт 94 Кт 10 (07, 08, 41, 43) — недостача материалов (оборудования, вложений во внеоборотные активы, товаров);
- Дт 94 Кт 50 — недостача денег в кассе.
При недостаче основных средств или нематериальных активов проводок придется делать несколько, поскольку приходится учитывать не только остаточную стоимость, но и начисленную за период их эксплуатации амортизацию. Выглядеть они будут так:
- Дт 02 Кт 01 — амортизация по недостающим основным средствам;
- Дт 05 Кт 04 — амортизация недостающих нематериальных активов;
- Дт 94 Кт 01 (04) — остаточная стоимость недостающих основных средств или нематериальных активов.