Правила ведения трудовых книжек изменятся с 1 января 2023 года

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила ведения трудовых книжек изменятся с 1 января 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Возникновение потребности ведения бухучета

2. Распространенные ошибки в учете бланков

3. Требования к записям, заносимым в трудовую книжку

4. Возмещение сотрудником приобретение трудовой книжки

5. Учет Трудовых Книжек В Казенном Учреждении

6. Как вести бухгалтерский учет в казенном учреждении в 2020 году

7. Эксперт: Проводки По Приобретению Трудовых Книжек В Бюджетном Учреждении 2020

8. Заполнение трудовой книжки в 2022 году: образцы

9. Семинар: БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ И НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ КАЗЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ В 2013 ГОДУ

10. Учет доходов учреждений в свете последних изменений в КОСГУ

11. Новое в трудовых книжках. Практикум для кадровика

12. При внешнем совместительстве

13. Если временный перевод стал постоянным

14. А что с трудовыми книжками в 2021 году?

15. О форме трудовой книжки

Необходимость в ведении бухучета трудовых книжек не возникает, если работник приносит форму для хранения в кадровом органе. После трудоустройства в документе производится соответствующая запись с последующей регистрацией в журнале учета. При этом действия ограничивается кадровым учетом.

Возникновение потребности ведения бухучета

Потребность в бухучете возникает при трудоустройстве работника без стажа или отсутствии места в книжке для внесения текста о приеме на работу или увольнении. При ведении учета производится запись операций, сопровождающих действия:

Покупку предприятием трудовых книжек.
Постановку документов на учет.
Выдачу документа работнику.
Прием платы, равной стоимости затрат предприятия на покупку.

Выдача нового документа производится после обращения работника к руководителю с заявлением. Согласно ст. 65 ТК РФ организация или ИП обязаны предоставить новый бланк или вкладыш при их отсутствии или утрате работником.

За предоставление трудовой книжки необходимо получить компенсацию затрат. Отказ получателя документа оплатить расходы организации или ИП по покупке формуляра не является основанием для отказа в выдаче. Все действия по покупке, учету, списанию документов сопровождаются бухгалтерскими записями.

Распространенные ошибки в учете бланков

Несмотря на простоту учета движения бланков в ряде случаев возникают ошибочные позиции.

Неверное положение	Верное положение
Ответственное лицо производит удержание стоимости из заработной платы сотрудника без получения согласия	Безусловное удержание средств из дохода сотрудника производится только в отдельных случаях, определенных законодательством. Плата за предоставление бланков удерживается по заявлению лица
Предприятие использует незаполненную трудовую, принесенную самим работником	Работодатель должен оформлять только трудовые книжки, купленные самим предприятием у официального представителя Гознак. Бланки в розничной продаже предназначены для покупки организацией или ИП

При использовании бланков, приобретенных не у представителей производителя, на предприятие может быть наложен штраф за нарушение трудового законодательства. Сумма административного штрафа установлена для ответственных лиц и ИП от 1 до 5 тысяч рублей, для организаций – от 30 до 50 тысяч рублей.

Вопрос № 1. В какой стоимости учитывается предприятием БСО за балансом?

Оприходование бланков с отражением по счету 10 производится в соответствии со стоимостью, указанной в накладной. При отражении бланков на забалансовом счете 006 учет ведется в условных единицах. Количество места учета зависит от наличия обособленных подразделений. Предприятие самостоятельно производит выбор единицы учета, равную, например, одному рублю.

Требования к записям, заносимым в трудовую книжку

Записи, которые заносятся в трудовую книжку, должны быть аккуратными, с использованием световодостойких чернил, отличающихся черным, синим или фиолетовых цветом. Никаких сокращений не допускается. Например, заменять слово «приказ» сокращением «пр.» или заменять слово «переведен» сокращением «пер.», или заменять слово «распоряжение» сокращением «расп.» запрещается.

В соответствии с новыми правилами, действующими с 1 сентября 2021 года, для полного или частичного внесения записей можно воспользоваться техническими средствами, например, оттиском печати или штампа, посредством переноса красителей. Использование штампов, по новым правилам, разрешено. Для написания порядкового номера записи и даты используют арабские цифры. Месяц и число заносятся в виде двузначных цифр.

Если работник увольняется, выдача трудовой книжки осуществляется в последний день его работы, тогда же делается запись об увольнении. Если выдача трудовой в дату увольнения невозможна, требуется направить работнику уведомление, что ему необходимо явиться и получить трудовую книжку, или дать согласие, чтобы ее отправили по почте. Отправление трудовой почтой возможно при письменном его согласии, причем по тому адресу, который указан работником в заявлении.

После того, как работнику направляется уведомление, касающееся получения трудовой книжки, работодателя освобождают от ответственности, связанной с несвоевременной выдачей трудовой книжки. При наступлении смерти работника, в трудовую книжку вносят соответствующую запись, касающуюся прекращения трудового договора, а затем выдают ее члену семьи работника. При неполучении работниками трудовых книжек и дубликатов, они продолжают храниться работодателем до востребования.

Возмещение сотрудником приобретение трудовой книжки

С сотрудников, принятых на работу впервые, учреждение вправе взимать плату за бланк трудовой книжки в размере расходов на ее приобретение (пункт 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2022 г. № 225). Необходимую сумму сотрудник может внести в кассу или перечислить по безналичному расчету.

Казенное учреждение, через подотчетное лицо приобрело вкладыши в трудовую книжку на сумму 3600,00 руб. в кол-ве 30 шт. (120 р — шт). С учета списали 401 20 226 / 208 26 660. Оприходовали на з/б учет по цене 1 р. По какой цене сотрудники должны возмещать в бюджет стоимость вкладышей и на какой КБК, если это казенное учреждение, финансируется из средств областного бюджета, является одновременно ГРБС и Получателем, а так же администрирует разного рода доходы. Правильно ли отражены проводки в авансовом отчете?

Учет Трудовых Книжек В Казенном Учреждении

Как видим, в зависимости от выбранного варианта выдачи трудовой книжки работнику (за плату, безвозмездно) и источника расходов на приобретение трудовой книжки, бухгалтерские записи в учете учреждения будут различаться.
Рассмотрим пример отражения операции выдачи трудовой книжки работнику за плату при условии, что бланк трудовой книжки был приобретен ранее учреждением за счет средств субсидии на выполнение госзадания.
Согласно положениям «Инструкции. «, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2022 N 174н, в бухгалтерском учете учреждения могут быть отражены следующие записи:
1. Отражено уменьшение по забалансовому счету 03 «Бланки строгой отчетности»
— на основании заявления работника выдана трудовая книжка;
2. Дебет 2 205 31 560 Кредит 2 401 10 130*(1)
— начислен доход в сумме полученной платы за трудовую книжку;
3. Дебет 2 201 34 510 Кредит 2 205 31 660
— в кассу поступила плата за трудовую книжку;
4. Дебет 2 210 03 560 Кредит 2 201 34 610
— денежные средства внесены на лицевой счет учреждения в органе Федерального казначейства;
5. Дебет 2 201 11 510 Кредит 2 210 03 660
— денежные средства зачислены на лицевой счет учреждения, одновременно отражено увеличение по забалансовому счету 17;
6. Дебет 2 401 10 130 Кредит 2 303 04 730
— начислен НДС;
7. Дебет 2 303 04 830 Кредит 2 201 11 610
— перечислен налог в бюджет, одновременно отражено уменьшение по забалансовому счету 17.

Как вести бухгалтерский учет в казенном учреждении в 2020 году

Учитывая данные изменения, КУ пришлось скорректировать локальные документы, регламентирующие способы и методы ведения БУ, то есть обновить учетную политику. Утвердить данные изменения нужно было еще в декабре 2018 года. Проверить учетную политику на 2020 год для казенных учреждений, новшества — все ли изменения учтены в главном документе, можно в статье «Учетная политика: как составлять по новым требованиям».

Проводки по санкционированию расходов казенного учреждения в 2020 году следует отражать в разрезе кредиторов, договоров и соглашений и прочих аналитических показателей, которые установлены для субъекта учета в его учетной политике. Объединение и обобщение информации в обход организации достоверного аналитического учета недопустимо. Остатки по принятым обязательствам на конец отчетного года подлежат обязательной перерегистрации в следующем периоде.

Эксперт: Проводки По Приобретению Трудовых Книжек В Бюджетном Учреждении 2020

Кроме того, следует учитывать, что бюджетная организация приобретает трудовые книжки для сотрудников, а не для себя, следовательно, взимание платы – это возмещение сотрудникам затрат, понесенных работодателем на приобретение бланков трудовой книжки.

Трудовым законодательством предусмотрено, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатели обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае если работа в этой организации является для него основной.
Выдача нового документа производится после обращения работника к руководителю с заявлением. Согласно ст. 65 ТК РФ организация или ИП обязаны предоставить новый бланк или вкладыш при их отсутствии или утрате работником. За предоставление трудовой книжки необходимо получить компенсацию затрат. Отказ получателя документа оплатить расходы организации или ИП по покупке формуляра не является основанием для отказа в выдаче.

Заполнение трудовой книжки в 2022 году: образцы

Титульный лист заполняет организация (ИП), работа в которой для работника стала первой в жизни. На титульном листе нужно написать ФИО работника, дата рождения, образование, профессия, дата заполнения трудовой книжки, ставится подпись работника и подпись человека, который ведет в компании кадровый учет (кадровик, бухгалтер, руководитель или ИП).

После этого необходимо внести данные так, как требуется. Например: «Принят по такой-то профессии (должности)». Затем в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Семинар: БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ И НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ КАЗЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ В 2013 ГОДУ

15. Расчеты по выданным авансам. Учет выданных авансов по договорам на поставку материальных ценностей (работ, услуг). Учет выданных авансов другим бюджетам бюджетной системы РФ. Списание задолженности по суммам выданных авансов в связи с невозможностью взыскания. Регистры бухгалтерского учета, используемые для учета расчетов по выданным авансам. Группировка расчетов по выданным авансам по счетам бюджетного учета.

23. Расчеты по оплате труда. Подготовка приказов на прием, перевод, увольнение, отпуск. Заполнение Табеля учета рабочего времени. Оформление Расчетных ведомостей по начислению заработной платы. Формирование Журнала операций расчетов по оплате труда. Ведение Книги аналитического учета депонированной (не выданной) заработной платы. Начисление ежемесячной компенсационной выплаты матерям, находящимся в отпуске по уходу за ребенком. Осуществление премирования сотрудников. Оформление отдельных документов по начислению заработной платы. Сдача отчетности по движению трудовых книжек.

Учет доходов учреждений в свете последних изменений в КОСГУ

0 205 00 000 «Расчеты по доходам» – на нем отражаются суммы доходов (поступлений), начисленные учреждением в момент появления требований к их плательщикам, возникающих в силу договоров, соглашений (в том числе суммы поступившей от плательщиков предварительной оплаты), а также при выполнении учреждением возложенных на него согласно законодательству РФ функций;
0 209 00 000 «Расчеты по ущербу и иным доходам» – он предназначен для учета расчетов по суммам выявленных недостач, хищений, порчи денежных средств и иных ценностей, других сумм причиненного ущерба имуществу учреждения, подлежащих возмещению виновными лицами в установленном законодательством РФ порядке, по суммам предварительной оплаты, не возвращенным контрагентом в случае расторжения договоров (иных соглашений), в том числе по решению суда, по суммам задолженности подотчетных лиц, своевременно не возвращенным (не удержанным из заработной платы), по суммам задолженности за неотработанные дни отпуска при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, по суммам излишне произведенных выплат, по суммам принудительного изъятия, в том числе при возмещении ущерба в соответствии с законодательством РФ, при возникновении страховых случаев, по суммам ущерба, причиненного вследствие действия (бездействия) должностных лиц организации, а также по суммам компенсации расходов, понесенных учреждениями в связи с реализацией требований, установленных законодательством РФ.

Новое в трудовых книжках. Практикум для кадровика

Компания, взимающая с сотрудника плату за трудкнижку, получает сумму, не большую и не меньшую, чем она потратила, то есть фактически возмещает собственные затраты на ее приобретение.

Договором аренды установлено, что арендная плата в сумме 150 000 руб. уплачивается до 15-го числа месяца, следующего за расчетным; стоимость арендуемых помещений равна 10 000 000 руб. Складские помещения используются для хранения сырья и производственной техники. Доходы и расходы в целях исчисления налога на прибыль организация определяет методом начисления.

Строго установленные правила по ведению трудовых книжек и записей в них касаются и оформления титульного листа. Он заполняется первым работодателем, и правильность внесения информации заверяется подписью работника.

Семь новых ФСБУ определили, что бухучет в 2022 году ведут уже по-новому. Изменены счета и инструкция по бухгалтерскому учету в казенных учреждениях в 2022 году, введен порядок учета нематериальных и непроизведенных активов. Подробнее об этих изменениях читайте в статье «Разбираемся в новых стандартах бухучета».

В то же время в более ранних разъяснениях, например в письме от 10.06.2009 № 03-01-15/6-305, Минфин приводит совершенно иные тезисы — о том, что:

трудовые книжки закупаются работодателем не в целях реализации сотрудникам;
предоставление трудкнижки работнику — не услуга.

Важно! В качестве подтверждения совместительства нельзя принимать заверенную копию приказа о приеме, так как копия не является документом-основанием и в трудовой книжке нельзя ссылаться на копию — должен быть указан документ. Это может быть, например, справка с данными, когда принят сотрудник, номер приказа, должность и структурное подразделение.

Алгоритм действий, общие правила:

В первую очередь в третьей графе указывается наименование организации — как полное, так и сокращенное, либо ставится штамп предприятия.
Затем ниже в первой графе ставится порядковый номер записи, во второй — дата приема работника.
В третьей графе фиксируется, что гражданин принят в отдел, подразделение на соответствующую должность.
Обязательно в четвертой графе указывается дата фиксации сведений и данные приказа.

Новые трудовые книжки вводятся в действие с 01.01.2023, старые сохраняют свою силу. Изготовлением занимаются различные типографские организации. По желанию работника запись о совместительстве производится по месту основной работы. Но если основной работы нет, то запись может быть внесена по месту, где работник трудился по совместительству.

По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности работодатель должен вносить в трудовую книжку. Но для этого необходимо, чтобы трудовая была в отделе кадров, в том числе ее можно направить по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка).

Далее книжки до внесения в них первой записи ставятся на забалансовый учет как БСО — проводкой Дт 006.

Чиновники скорректировали практически все действующие инструкции по бюджетному учету. Минфин опубликовал новый порядок формирования кодов бюджетной классификации для отражения доходных и расходных операций — Приказ №85н от 06.06.2022 в редакции Приказа №267н от 16.11.2022. Общая структура КБК сохранена, но изменения есть, и их довольно много.

С сентября 2021 года начинает действовать новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Значительных изменений не последует, фактически в документ вошли нормы действующей инструкции по заполнению трудовых книжек и правил их ведения.

Правила ведения и хранения трудовых книжек в 2022 году:

записи дат производятся арабскими цифрами;
сокращения не допускаются;
сведения о кадровых решениях указываются не позднее 5 рабочих дней;
заполнение осуществляется гелевой ручкой синего или фиолетового цвета;
запись об увольнении вносится в день увольнения;
в разделе «Сведения о работе» ранее внесенные неточности зачеркивать запрещено.

После того, как оформление бумажной трудовой будет закончено, она выдается на руки работнику – с этого момента учет его трудовой деятельности будет вестись только в электронном виде. Бумажная трудовая останется у него в качестве документа, подтверждающего трудовой стаж, который он наработал до того, как сведения о трудовой деятельности стали собираться и храниться в электронном виде.

Семинары (вебинары) 1С:Консалтинг: «Учет и налогообложение зарплаты работников бюджетной сферы в 2022 году.

При внешнем совместительстве

По желанию работника информацию о совместительстве можно внести в запись об основной работе. Для этого необходимо представить подтверждающий документ: справку от работодателя, оригинал или заверенную копию кадрового приказа.

Если сотрудник уже не работает по основному месту работы, запись может быть внесена работодателем, у которого он работает по совместительству. Записи могут быть упорядочены хронологически или сгруппированы в блоки, включающие информацию о приёме и увольнении одновременно.

Запись будет выглядеть следующим образом:

в графе 1 — порядковый номер записи;
в графе 2 — дата приёма на работу по совместительству;
в графе 3 — сведения о наименовании работодателя, структурного подразделения организации, должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
в графе 4 — дата и номер приказа (распоряжения) о приёме на работу по совместительству.

Если временный перевод стал постоянным

Если сотрудник временно переводится на другую работу внутри компании, запись о переводе не требуется делать. Соответствующая запись необходима только в случае, если временный перевод становится постоянным. Она будет выглядеть так:

в графе 1 — порядковый номер записи;
в графе 2 — дата перевода работника;
в графе 3 — запись о переводе, где указывается название структурного подразделения предприятия, должность, специальность, профессия и квалификация;
в графе 4 — дата и номер приказов, по которым работник переведён временно, а затем — на постоянной основе.

А что с трудовыми книжками в 2021 году?

Что касается работодателей, то с 1 января 2021 года для них будет введена обязанность ежемесячно представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян. Передача сведений будет осуществляться в рамках действующего формата взаимодействия компаний с территориальными органами Пенсионного фонда.

Допустим, трудовая книжка выдана работодателем за плату.
В целях налогообложения такая операция признается реализацией товара и поэтому, как следствие, в соответствии со ст. 146 НК РФ является объектом обложения НДС (смотрите также письма Минфина России от 06.08.2021 N 03-07-11/199, от 27.11.2021 N 03-07-11/367, от 07.10.2021 N 03-03-06/4/67) по ставке 18% (п. 3 ст. 164 НК РФ).
Конечно сумму налога, предъявленную продавцом (изготовителем) бланков трудовых книжек, учреждение вправе принять к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ). Однако сделать это без каких-либо последствий учреждение сможет только в случае приобретения трудовых книжек за счет средств от приносящей доход деятельности. Ведь в случае приобретения учреждением трудовых книжек за счет средств субсидий, предоставленных федеральных бюджетом, принятие «входящего» НДС к вычету (возмещению) приведет к повторному возмещению налога из федерального бюджета (смотрите письмо Минфина России от 26.01.2021 N 03-07-11/20).
НДС в последнем случае будет определен учреждением как разница между ценой реализуемого имущества с учетом налога и стоимостью реализуемого имущества (п. 3 ст. 154 НК РФ).
Кроме того, полученная учреждением от работника плата за выданную трудовую книжку, является доходом для целей обложения налогом на прибыль организаций (пп. 1 п. 1 ст. 248, ст. 249 НК РФ; смотрите также письмо Минфина России от 07.10.2021 N 03-03-06/4/67).
Напомним, что прибылью признаются полученные доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов (ст. 247 НК РФ). При этом в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ принятие расходов учреждением на приобретение бланков трудовой книжки в целях налогообложения прибыли будет правомерным при условии, что они произведены за счет средств от приносящей доход деятельности. Следовательно, если закупка трудовых книжек была произведена за счет средств выделенных учреждению субсидий, то данные расходы к уменьшению доходов, подлежащих налогообложению, не принимаются.
Обратите внимание: в профессиональном сообществе также существует позиция, согласно которой денежные средства, полученные от работника, являются не выручкой, а возмещением затрат на приобретение книжки, так как плата, взимаемая с работника за выдаваемую ему трудовую книжку, равна затратам на ее приобретение, поэтому предоставление трудовых книжек и вкладышей к ним не может быть расценено как реализация товара (п. 1 ст. 39 НК РФ).
Данная позиция находит поддержку и у судей (смотрите, в частности, постановления ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2021 по делу N А56-44214/2021, от 01.10.2021 по делу N А26-5317/02-28).
Однако, учитывая незначительность сумм налогов, взимаемых с рассматриваемых операций, мы не считаем целесообразным придерживаться указанной позиции и отстаивать ее в суде.
Итак, взимание платы с работника при выдаче трудовой книжки имеет определенные «налоговые последствия». Но это еще не повод считать решение о безвозмездной выдаче трудовых книжек работникам оптимальным. Ведь «налоговые последствия» возникнут у учреждения и в случае безвозмездной выдачи.
Во-первых, безвозмездная передача товаров для целей обложения НДС равнозначна реализации (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ, письмо Минфина России от 27.11.2021 N 03-07-11/367). При этом уплатить налог учреждению придется из своих средств.
Во-вторых, безвозмездная передача работнику трудовой книжки приведет к возникновению у работника дохода в натуральной форме, подлежащего обложению НДФЛ (смотрите письмо Минфина России от 27.11.2021 N 03-07-11/367).
Конечно, трудовая книжка может быть передана работнику в качестве подарка на основании договора дарения, а учитывая ее невысокую стоимость, соответствующий доход работника не будет облагаться НДФЛ в соответствии с п. 28 ст. 217 НК РФ (смотрите, например, письмо Минфина России от 01.06.2021 N 03-04-06/6-106). Однако такое «дарение» учреждению необходимо будет подтвердить документально (наличие приказа, договора и т.п.).

О форме трудовой книжки

Новая форма трудовой книжки (вкладыша в нее), утвержденная Приказом № 320н, практически идентична действующей форме, за исключением следующих моментов:

1) на лицевой стороне новой формы печать работодателя должна быть проставлена при ее наличии (в действующей форме печать обязательна);

2) изменился объем книжки:

в настоящее время для заполнения сведений о работе и сведений о награждении в трудовой книжке отведены по 10 разворотов на каждый раздел (объем вкладыша: «Сведения о работе» – 9 разворотов, «Сведения о награждении» – 8 разворотов);
с 01.09.2021 раздел «Сведения о работе» будет включать 14 разворотов, раздел «Сведения о награждении» – 7 разворотов (объем вкладыша – 12 и 5 разворотов соответственно).

Работодатель ведет учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, учет трудовых книжек и вкладышей в них.

По новым правилам (п. 40 Порядка № 320н) работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и по учету движения трудовых книжек:

в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера;
в книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее фиксируются сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.