Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: где и сколько хранить заявления работников на отпуск». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
У нас работает электромонтёр сутки через трое, с IV группой по электробезопасности до и…Вопрос Какой срок хранения приказов на отпуск без сохранения заработной платы? В гос.архиве на длительное хранение принимают только приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение, совмещение). Ответ Ответ на вопрос: Приказ о предоставлении отпуска за свой счет относится к приказам по личному составу. Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
Законодательство строго регулирует вопрос, где хранить заявления на отпуск работников: приказы и заявления должны передаваться в специально оборудованный и надежный архив. Эти документы помещают как в личное дело сотрудника, так и в отдельную папку. Доступ к архиву имеют только уполномоченные на это работодателем должностные лица.
ВАЖНО!
Решение о том, включать ли заявление на ежегодный отдых в личное дело, каждая компания вправе принимать самостоятельно. Это указывается в локальном нормативном акте.
Если вы размещаете эти документы в отдельной папке, оформите ее следующим образом: на титульном листе поставьте архивный индекс и срок хранения согласно номенклатуре. Заявления на ежегодный отдых должны размещаться отдельно от тех документов, которые хранятся 50 или 75 лет. Если вы не знаете, куда подшиваются заявления на отпуск работника, советуем разделить папки по видам и срокам.
Законодательство строго регулирует вопрос, где хранить заявления на отпуск работников: приказы и заявления должны передаваться в специально оборудованный и надежный архив. Эти документы помещают как в личное дело сотрудника, так и в отдельную папку. Доступ к архиву имеют только уполномоченные на это работодателем должностные лица.
ВАЖНО!
Решение о том, включать ли заявление на ежегодный отдых в личное дело, каждая компания вправе принимать самостоятельно. Это указывается в локальном нормативном акте.
Если вы размещаете эти документы в отдельной папке, оформите ее следующим образом: на титульном листе поставьте архивный индекс и срок хранения согласно номенклатуре. Заявления на ежегодный отдых должны размещаться отдельно от тех документов, которые хранятся 50 или 75 лет. Если вы не знаете, куда подшиваются заявления на отпуск работника, советуем разделить папки по видам и срокам.
Хранение заявления о предоставлении отпуска
Сроки хранения заявлений на предоставление отпуска зависят от того, включены они просто в состав документов по личному составу или являются частью личного дела. Этот момент крайне важно выяснить для надлежащего применения пп. 656 и 665 Перечня, согласно которым документы, вошедшие в личное дело, хранятся 75 лет, а те, что не вошли, — 5 лет.
Понятие личного дела и его наполнение определены только для госслужащих. Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела, утв. Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, устанавливает перечень обязательных к включению в состав личного дела документов, к которым заявления на предоставление отпуска не относятся (п. 16).
Иным организациям необходимо самим решить, что включать в личное дело сотрудника.
Учитывая вышеизложенное, работодателю следует быть внимательным и не допускать наложения сроков хранения отдельных видов документов. Например, при включении внутренним актом в состав личного дела любых заявлений работника, в том числе заявлений на ежегодный отпуск, срок их хранения с установленных Перечнем 5 лет возрастает до 75 лет.
Хранение заявлений на отпуск должно быть организовано работодателем в соответствии с внутренними локальными актами, не противоречащими закону.
Уведомления направляются работникам с разными целями и в разных ситуациях, поэтому типовой формы этого документа нет. Он оформляется по общим правилам составления организационно-распорядительной документации. На практике его часто оформляют на бланке письма, что не совсем корректно. Ведь уведомление текущему работнику – это внутренний документ, а не исходящий. Письмо уместнее писать бывшему работнику.
В состав обязательных реквизитов уведомления входят:
- наименование организации – автора документа;
- наименование вида документа;
- место составления (издания) документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- подпись уполномоченного лица работодателя.
Как направлять / вручать уведомление
Учитывая тот факт, что уведомление содержит информацию, которая может иметь серьезные правовые последствия, к отправке или передаче его работнику нужно отнестись крайне серьезно.
В большинстве ситуаций практикуется вручение работнику уведомлений по месту работы сотрудником отдела кадров или непосредственным руководителем. Это обычная практика, которая однако требует обязательного проставления отметки о получении уведомления работником на экземпляре работодателя (см. Примеры 2–5).
Если работник отказывается получать уведомление или расписываться на экземпляре работодателя, то нужно зачитать ему уведомление вслух при свидетелях и документировать это актом. Он оформляется по общим правилам: кроме составителя подтвердить изложенное в акте своими подписями должны не менее двух свидетелей.
Образец такого акта показан в Примере 10 (дата на нем обязательна, а вот номер вполне может отсутствовать). Но заменить его может и добавление на листе уведомления зоны, показанной в Примере 11, т.е. прямо тут свидетели могут подтвердить своими подписями факт отказа от получения уведомления и его зачитывание вслух работнику.
Приказ на отпуск: образец, форма т-6, с сохранением заработной платы и без, как правильно заполнить, срок и порядок хранения
Приказ о предоставлении отпуска работнику — это распорядительный акт локального значения, в котором обозначаются даты и продолжительность отдыха сотрудника, а также условия его замены на период отсутствия, если это предусмотрено рабочим процессом.
Право на отдых записано не только в Конституции РФ, но и в Трудовом кодексе. Каждый трудоустроенный гражданин имеет законное право отдохнуть минимум 28 дней в году за счет своего работодателя.
Такой отдых называется ежегодным оплачиваемым отпуском, и чтобы он наступил, и работник, и работодатель должны составить несколько важных документов. Одним из них является приказ о предоставлении отпуска.
Рассмотрим подробнее, как оформить этот документ.
Приказ об отпуске (образец рассмотрим ниже) является одним из наиболее часто используемых документов в работе специалиста по кадрам. Ведь законный отдых работников разрешается дробить на части, в результате чего один работник может отдыхать несколько раз за год.
И каждый раз нужно составлять новый локальный акт. Поэтому умение правильно составить этот документ и знание всех нюансов и «подводных камней» в оформлении ежегодного отпуска существенно облегчает работу кадровиков.
На самом деле в составлении этого локального акте нет никакой сложности.
Приказ на отпуск (форма Т-6 и Т-6а) / Образец + Инструкция
Любой отпуск, предоставляемый работнику, должен быть оформлен надлежащим образом в виде приказа. Только в этом случае будут соблюдены все правила кадрового делопроизводства.
Также этот документ служит основанием для начисления оплаты за отпуск и внесения данных в табель учета рабочего времени.
Для оформления приказа об отпуске чаще всего используют два унифицированных бланка: Т-6 и Т-6а. Основное их различие в том, что первая форма предназначена для оформления отпуска на одного человека, а вторая, обозначенная литерой «а», для оформления сразу нескольких работников.
По форме Т-6а можно оформлять и только одного человека, ошибки здесь не будет.
Скачать бланк формы Т-6 или формы Т-6а
Скачать образец заполнения формы Т-6 или формы Т-6а
Документы об аттестации, повышении квалификации и переподготовке, независимой оценке квалификации
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Квалификационные требования, профессиональные стандарты: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Типовые дополнительные профессиональные программы: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки: | – | |
| а) по месту утверждения; | 5 лет | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Учебные планы, задания | 5 лет | – |
| Учебно-методические пособия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке: | – | |
| а) по месту разработки; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До минования надобности | |
| Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий | 5 лет | – |
| Курсовые и контрольные работы слушателей организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 1 год | – |
| Планы повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников: | – | |
| а) по месту утверждения; | 5 лет | |
| б) в других организациях | До минования надобности | |
| Отчеты о выполнении планов повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников | 5 лет | – |
| Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников | 5 лет | – |
| Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним | 10 лет | – |
| Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении | 5 лет | – |
| Документы (списки, ведомости) по аттестации и квалификационным экзаменам | 5 лет | – |
| Документы (заявления, свидетельства о квалификации и приложения к нему, заключения о прохождении профессионального экзамена) о прохождении независимой оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности | 5 лет | – |
| Журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов | 50 лет | – |
| Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов | 1 год | – |
| Документы (справки, информации, докладные записки, отчеты) о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации | 5 лет | – |
| Договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
| Журналы учета занятий организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 3 года | – |
| Журналы учета посещения занятий обучающимися в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 1 год | – |
| Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, итоговой аттестации | 1 год | – |
| Документы (представления, списки, характеристики, справки) о начислении стипендий обучающимся работникам | 5 лет | – |
| Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики) об организации и проведении практики и стажировки обучающихся | 5 лет | – |
| Списки работников, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку, независимую оценку квалификации | 3 года | – |
| Переписка по аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, по проведению независимой оценке квалификации | 3 года | – |
Минтруд уточнил сроки для подачи заявлений на отпуск
Минтруд уточнил, какой срок вправе установить работодатель для подачи заявлений на ежегодный отпуск работниками, имеющими право брать отпуск в любое удобное время.
В письме от 31.10.2019 № 14-2/ООГ-8456 ведомство напоминает, что очередность предоставления оплачиваемых отпусков устанавливается графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. При этом график отпусков обязателен как для работника, так и для работодателя.
Вместе с тем для отдельных категорий работников трудовым законодательством установлено право использовать ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время года. В частности, такое право есть у многодетных родителей и родителей детей-инвалидов.
По заявлению работника, имеющего право на использование ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для него время, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть ему предоставлен в указанный им период. Конкретная дата предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска определяется по желанию работника.
В подобных случаях следует также помнить, что статья 136 ТК РФ требует оплачивать отпуск не позднее чем за три дня до его начала. При этом статья 236 ТК РФ устанавливает материальную ответственность работодателя за нарушение этого срока оплаты отпуска и применяется к работодателю независимо от наличия его вины.
В связи с этим Минтруд отмечает, что с целью соблюдения трудового законодательства и обеспечения прав работников на своевременную оплату отпускных работодатель может установить разумный срок для подачи заявлений на отпуск работниками, имеющими право использовать свой отпуск в удобное для них время года.
Право на использование отпуска за первый год работы возникает у сотрудника по истечении 6 месяцев непрерывной работы у работодателя. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков. График отпусков утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года.
В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, с согласия работника отпуск разрешается перенести на следующий год (ст. 124 ТК РФ). В некоторых случаях работодатель обязан продлить ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника. В частности, отпуск продлевается при наличии следующих обстоятельств:
- временная нетрудоспособность работника;
- исполнение работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы.
Если работнику своевременно не заплатят за отпуск, или предупредят о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель обязан будет перенести отпуск на другой срок. Для этого работнику достаточно написать соответствующее заявление, в котором следует указать желательное время отпуска.
Заявление на отпуск за свой счет сколько хранить
У нас работает электромонтёр сутки через трое, с IV группой по электробезопасности до и…Вопрос Какой срок хранения приказов на отпуск без сохранения заработной платы? В гос.архиве на длительное хранение принимают только приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение, совмещение). Ответ Ответ на вопрос: Приказ о предоставлении отпуска за свой счет относится к приказам по личному составу. Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
Инфо Сроки хранения документов Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет.
Как правильно архивировать заявления на отпуск и приказ
Как и где нужно хранить приказы на отпуск? После того, как в кадровую службу и непосредственному руководителю поступает заявление сотрудника о желании уйти в отпуск, ответственным лицом составляется приказ, который в дальнейшем визируется работодателем и отправляется на хранение. Такие документы располагаются в архиве в течение нескольких лет, при этом, допускается составлять определенные папки, в которые вносятся приказы о предоставлении отпуска, рассортированные по определенному структурному подразделению, году или по фамилиям работников.
Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи.
Какими НПА регулируются сроки хранения документации
Все компании и предприниматели должны хранить документы, образующиеся в ходе деловой активности. Нормативно-правовая база регулирования сроков и правил хранения документации представлена:
- законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
- приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526;
- приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (действует с 18.02.2020).
Помимо этих НПА есть еще отдельные требования к хранению документов для юрлиц:
- для ООО ст. 12 и п. 1 ст. 50 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ установлена обязанность хранить документацию по персоналу и распорядительные документы согласно правилам, зафиксированным в уставе ООО;
- для АО регламентирующими НПА являются закон «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (ст. 89) и постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс.
Вы также можете установить собственные правила хранения деловых бумаг, не противоречащие законодательству, зафиксировав их в положении о документообороте или положении об архиве.
Случаи отказа сотрудника
Бывает, что работник компании отказывается ставить подпись в уведомлении о начале отпуска. В такой ситуации оставить бумагу без подписи нельзя. Поскольку это прямое нарушение законодательства и за него предусмотрено наказание.
Для того, чтобы не попасть в сложную ситуацию, сразу после отказа сотрудника подписывать уведомление, необходимо составить акт. Данная бумага является свидетельством того, что работник был уведомлен об отпуске. Поэтому в случае судебных разбирательств акт об отказе от уведомления можно предоставить в качестве доказательства правоты предпринимателя.
Право на ежегодный, и что важно, оплачиваемый отпуск, гарантируется законодательством. На разных предприятиях, к отпускам, понятно, может быть своё отношение, но руководитель в любом случае, должен придерживаться требований закона и о продолжительности, и об очерёдности отпусков своих сотрудников.
Оптимальным варианте, разумеется, необходимо учитывать и пожелания работника, и следить, чтобы на предприятии было достаточно работающих, чтобы обеспечить бесперебойное функционирование. Чтобы не возникало никаких недоразумений, предусмотрена и процедура, согласно которой отпуска распределяются между сотрудниками.
При определении очерёдности отпусков, составляется их график, в котором стараются учесть пожелания сотрудников. В нём определяет и продолжительность отпусков. Для большего количества работающих, он составляет 28 дней(календарных), но есть определённые категории служащих он может быть несколько более продолжительным.
Составляется документ как минимум за две недели до начала следующего года и каждый работающий должен быть ознакомлен с ним под роспись. Многие предприятия, практикуют такой подход – сотрудник пишет заявление об отпуске прежде, чем отправиться на отдых
Однако, обстоятельства меняются и может получиться так, что к сезону отпуска сотрудник может сменить своё мнение. Процедура смены графика так же предусмотрена. Но избежать недоразумений с работниками позволит использование предусмотренного уведомления работника о предстоящем отдыхе.
Уведомление работника о начале отпуска
Чтобы избежать конфликтов и дать работнику возможность вовремя отправиться в отпуск, уведомляют его об этом за две недели до начала отдыха, то есть за четырнадцать календарных дней. Если этого сделано не было, сотрудник имеет полное, подтверждённое законом право требовать его переноса. Делается это на основании заявления о переносе даты начала отпуска, на ту, которая в большей степени соответствует его желаниям, что создаёт дополнительные трудности не только работодателю, но и остальным сотрудникам.
Именно поэтому, так важно вовремя представить уведомление работника о начале отпуска
. Если на рабочем месте в силу определённых причин сотрудника нет, документ, после его составления, направляется ему письмом. Подтвердить тот факт, что с документом работающий был ознакомлен, станет уведомление о вручении письма, но в этом случае, датой, в которую письмо вручено работающему (то есть день, в который он поставил роспись в этом уведомлении).
Следуя этим простым правилам, прописанным в законодательстве нашей страны можно избежать неприятных неожиданностей и конфликтных ситуаций в коллективе. Важно правильно заполнить уведомление работника о начале отпуска, а так же придерживаться установленных сроков. Чтобы упростить себе работу, предлагаем прямо сейчас уведомления.
На законодательном уровне каждому трудящемуся предоставляется право на ежегодный отпуск. Такое право возникает, как только работник прослужит на данном предприятии от полугода и больше. Компания формирует график, где отмечается очерёдность отдыха сотрудников. Чтобы потом не возникали неприятные ситуации, нужно правильно оформить отпуск. Это касается оповещения работника о предстоящем отдыхе.
Где хранятся заявления на отпуск сотрудников
При решении вопроса, где хранить заявления на отпуск работников, необходимо обратиться к следующим документам:
Указанные акты устанавливают требования к помещениям архивов, режиму хранения и уничтожения, а также обеспечению безопасности документов по личному составу.
Приказы по личному составу систематизируются в делах в порядке возрастания номеров и дат приказов в пределах календарного года. После оформления всех документов на хранение необходимо ежегодно выполнять комплекс мероприятий по хранению этих документов до истечения срока их хранения или ликвидации компании.
Это важно знать: Диспансеризация во время отпуска (если сотрудник прошел диспансеризацию в отпуске)
Если компания реорганизуется любым способом, за исключением преобразования, ее документы должны быть переданы одному из новых обществ (п. 9.7 Основных правил работы архивов организации).
При этом отметим, что судьба документов нижних звеньев госорганизаций, если таковые не являются источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, в случае их ликвидации решается ликвидационной комиссией по согласованию с экспертно-проверочной комиссией госархива.
Ведение личных дел работников в 2021 году: основные правила
Формирование личных дел, как правило, поручается кадровику или делопроизводителю. Поскольку информация, которую приходится использовать в процессе работы, носит персональный характер, требования по защите персональных данных неукоснительно соблюдайте! Порядок оформления личных дел закрепляется на локальном уровне — приказом, распоряжением, специальной инструкцией или нормативным актом. Дополнительно работодатель устанавливает перечень документов, включаемых в состав личного дела, куда обычно входят:
- внутренняя опись личного дела;
- анкеты, тесты, автобиография, заявление о приеме на работу и другие документы, полученные от работника на этапе собеседования;
- копии дипломов, аттестатов, лицензий, сертификатов и других документов о образовании, квалификации, специальных навыках и знаниях;
- трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
- копии паспорта, ИНН, страхового свидетельства;
- аттестационные листы и отзывы коллег о работнике;
- характеристики и рекомендательные письма;
- докладные и служебные записки;
- должностные инструкции;
- акты и уведомления;
- личные заявления и справки о состоянии здоровья;
- копии приказов по личному составу, имеющие отношение к работнику — о переводах, поощрениях, долгосрочных командировках, направлении на обучение, применении и снятии дисциплинарных взысканий;
- личный листок (карточка) по учету кадров.
Это важно знать: Роструд ввел новый запрет по отпускам (2021)
В целом же состав личного дела определяется особенностями взаимоотношений с конкретным сотрудником и характером порученной ему работы. Например, в папку на работника, имеющего доступ к коммерческой или иной охраняемой законом тайне, подшивается соглашение о неразглашении конфиденциальных данных. А в деле работающего инвалида хранятся копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности.
Законодатель не унифицировал форму личного дела. Следовательно, каждая организация вправе самостоятельно решать, как должна выглядеть такая папка и какие документы в нее следует подшить. Как правило, в основу ложится личный листок (карточка) по учету кадров, содержащий персональные и биографические сведения о сотруднике (дату рождения, ФИО, пол, семейное положение, профессия, уровень владения иностранными языками и т.д.). Это может быть как унифицированная форма Т-2, так и разработанный работодателем бланк.
Заполняет его сам работник после трудоустройства, подтверждая достоверность предоставленных сведений подписью с указанием даты. Сюда же вклеивается фото. Чтобы обновить сведения (например, в случае изменения семейного положения, получения ученого звания или повышения квалификационного уровня), составляется дополнение.
О правилах работы с унифицированными бланками Т-2 читайте на портале «Кадровое дело»:
- Личная карточка работника по форме №Т-2: порядок оформления
- Простые секреты личной карточки
- Срок хранения личных карточек Т-2
Сформированное личное дело хранится в отделе кадров вплоть до увольнения сотрудника. Доступ к папкам строго ограничивается. После прекращения трудовых отношений, не позднее трех лет с момента увольнения, дело передается в архив. Еще до передачи в самый конец папки помещается лист-заверитель с указанием количества листов, особенностях физического состояния и формирования тома, датой оформления и подписью ответственного должностного лица.
В помощь кадровику — полезное видео о том, как привести локальную документацию в порядок и утвердить недостающие формы для комфортной работы по учету кадров, и подборка готовых кадровых документов для скачивания:
- Анкета из личного дела сотрудника
- Обложка личного дела сотрудника
- Внутренняя опись личного дела сотрудника
- Лист-заверитель личного дела