Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок проведения инвентаризации: законодательство». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В законодательстве зафиксирована обязанность юридических лиц показывать в бухотчетности полные и достоверные сведения о финансовом состоянии организации. Суть этих действий — контроль и сопоставление фактического наличия материальных ценностей и их номинального присутствия на балансе фирмы. Другими словами — это средство для анализа состояния компании/предприятия. Каждый этап строго регламентируется федеральными законами и рекомендациями Министерства Финансов Российской федерации.
Отражение инвентаризации в бухгалтерском учете если выявлена недостача
Если нехватка в пределах допустимой естественной убыли, то операции будут такого плана:
|
Д94—К10(41,43) |
Стоимость потерь списана |
|
Д20(25,26,44)—К 94 |
Аннулирована недостача в пределах нормы |
Пересортица: проводки
При обнаружении пересортицы фирма может:
- отразить обнаруженные излишки и недостачи в учете рассмотренными нами выше способами;
- взаимным образом зачесть излишки и недостачи.
Для наглядности рассмотрим пример отражения зачета превышения излишек над недостачей в бухгалтерском учете.
Пример
По итогам инвентаризации выявлены:
- недостача яблок сорта «антоновка» весом 200 кг на общую сумму 20 000 руб. (стоимость килограмма — 100 руб.);
- излишек яблок сорта «Гренни Смит» весом 300 кг на общую сумму 15 000 руб. (стоимость килограмма — 50 руб.).
Бухгалтер производит:
- оприходование лишних яблок (100 кг — разница между излишком и недостачей) «Гренни Смит» (Дт 41 (аналитика «Гренни Смит») Кт 91, сумма — 5000 руб.);
- зачет недостачи по антоновке (200 кг), причем по цене «Гренни Смит» (Дт 41 «Гренни Смит» Кт 41 «Антоновка», сумма — 10 000 руб.);
- отражение денежных потерь фирмы от недостачи антоновки (Дт 94 Кт 41, сумма — 5000 руб., 100 кг разницы по весу товара умножаем на 50 кг разницы по стоимости товара за килограмм);
- выставление виновному за пересортицу лицу требований по компенсации денежных потерь (Дт 73 Кт 94, сумма — 5000 руб.).
В случае отсутствия виновного лица применяются рассмотренные нами выше проводки по отнесению потерь на естественную убыль либо прочие расходы.
Выявлены излишки имущества
Рыночная стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, включается в бухгалтерском и налоговом учете в состав доходов по состоянию на дату, на которую проводилась инвентаризация:
Рыночную стоимость такого имущества можно подтвердить одним из следующих документов:
-
или справкой, составленной самой организацией на основе доступной информации о ценах на такое же имущество (например, из СМИ);
-
или отчетом независимого оценщика.
Проводка в бухгалтерском учете будет такая:
|
Проводка |
Операция |
|
Д 01 (10, 41, 43, 50) — К 91 |
Отражены излишки, выявленные при инвентаризации |
Проведение инвентаризации и оформление ее результатов
Фактическое наличие имущества определяется при инвентаризации посредством обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки. Важно обеспечить необходимые технические условия для проведения инвентаризации имущества — необходимую рабочую силу, контрольные приборы, мерную тару и прочее.
Инвентаризация должна проводиться только в присутствии материально ответственных лиц.
В течение инвентаризации, занимающей несколько дней, помещения, в которых остаются проверенные материальные ценности, нужно опечатывать. Чтобы обеспечить бесперебойную работу предприятия при большой номенклатуре, можно проводить инвентаризацию по частям в местах их хранения и переработки. Главное, чтобы проверяемые места на время инвентаризации можно было бы изолировать от посторонних лиц.
В ходе инвентаризации расчетов анализируются расчеты по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами на предмет обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.
Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить:
а) правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;
б) правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
в) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.
Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Для оформления инвентаризации следует применять унифицированные формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Госкомстатом России.
Инвентаризационные описи заполняют от руки или на компьютере. Наименования объектов приводятся согласно номенклатуре, а количество — в единицах измерения, принятых в учете.
На каждой странице описи указываются наименование, количество и порядковый номер материальных ценностей, а также их общий итог в натуральных показателях, независимо от того, в каких единицах изменения эти ценности числятся.
Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствие, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
Выявленные расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данным инвентаризационных описей отражаются в сличительных ведомостях.
Хранение документов, подтверждающих результаты инвентаризации в электронном виде, законом не предусмотрено. Поскольку в этих документах должны быть личные подписи членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц, сделать это в электронном формате невозможно или очень затруднительно. По общему правилу инвентаризационные ведомости и прочие документы, которыми оформляются результаты инвентаризации, обязательно должны быть в бумажном виде (Пункт 7 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ).
В ходе формирования и заполнения инвентаризационных документов часто допускаются следующие ошибки:
— не заполняются итоги по страницам инвентаризационных описей;
— допускаются исправления, подчистки или помарки ранее внесенных записей о наличии у данного материально ответственного лица инвентарных объектов основных средств или материалов. При этом исправления не заверяются надлежащим образом;
— отсутствуют подписи кого-либо из членов инвентаризационной комиссии или материально ответственного лица.
Выявлена дебиторская или кредиторская задолженность с истекшими сроками исковой давности
Согласно ст. 196 ГК РФ, общий срок исковой давности составляет три года.
В бухгалтерском учете дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные к взысканию, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты. Эта задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.
Для целей налогового учета списание в состав внереализационных расходов безнадежных долгов, признаваемых таковыми, согласно ст. 266 НК РФ, производится в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были признаны безнадежными, в частности когда истек срок исковой давности или организация-должник была ликвидирована.
На основании п. 1, пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ в состав внереализационных расходов, не связанных с производством и реализацией, включаются обоснованные затраты на осуществление деятельности, непосредственно не связанной с производством и (или) реализацией, в частности суммы убытков от списания безнадежных долгов.
Минфин России в своем Письме от 27.12.2007 N 03-03-06/1/894 указал, что дата признания внереализационных расходов для целей налогообложения прибыли установлена п. 7 ст. 272 НК РФ. Расход в виде дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, учитывается в составе внереализационных расходов в последний день того отчетного периода, в который истекает срок исковой давности.
Если в ходе инвентаризации выявлены суммы кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в бухгалтерском учете указанные суммы являются прочими доходами. Они относятся на финансовые результаты коммерческой организации или на увеличение доходов некоммерческой организации.
Кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности включается в доход организации в сумме, в которой она была отражена в бухгалтерском учете организации.
В налоговом учете согласно п. 18 ст. 250 НК РФ к внереализационным доходам относятся доходы в виде сумм кредиторской задолженности, списанной в связи с истечением срока исковой давности или по другим основаниям, за исключением случаев, предусмотренных пп. 21 п. 1 ст. 251 НК РФ (налоги, пени, штрафы).
Кредиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, учитывается также на основании данных инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя организации. Вместе с тем отсутствие этих документов не означает, что налогоплательщик может не отражать доход в виде суммы такой задолженности. В данном случае права выбора у налогоплательщика нет. Доход в виде кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, учитывается в составе внереализационных доходов в последний день того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности в соответствии с п. 4 ст. 271 НК РФ. Аналогичные разъяснения приведены и в Письме Минфина России от 27.12.2007 N 03-03-06/1/894.
Позиция Минфина поддержана Президиумом ВАС, который в Постановлении от 08.06.2010 N 17462/09 указал, что неисполнение организацией требований Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» о проведении инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности и неиздание соответствующего приказа не могут рассматриваться в качестве основания для невключения кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности в состав внереализационных доходов того налогового периода, в котором истек срок исковой давности.
Рассматривая подобную ситуацию в отношении дебиторской задолженности, ВАС РФ в Определении от 12.10.2009 N ВАС-12693/09 указал, что налогоплательщик должен отнести суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в состав внереализационных расходов в определенный налоговый период — год истечения исковой давности, а не в произвольно выбранный им налоговый период, который может наступить, в случае бездействия налогоплательщика.
Процесс проведения инвентаризации имущества
Процесс проведения инвентаризации имущества включает в себя следующие этапы:
- Формирование инвентаризационной комиссии – регламентируется приказом, которым утверждается состав инвентаризационной комиссии, в состав которой должны включаться представители управленческого аппарата, работники бухгалтерии, экономисты и специалисты предприятия, при этом при проведении инвентаризации обязательно присутствие всех ее членов;
- Подготовка учетных документов – для проверки фактического наличия имущества необходимо определить круг лиц, несущих ответственность за хранение имущества и круг лиц, отражающих в учете операции с имуществом, далее необходимо подготовить приходные и расходные документы, отчеты о движении ценностей и денежных средств, которые являются основанием определения остатков имущества к моменту начала инвентаризации;
- Инвентаризация имущества – определяется фактическое наличие имущества путем обязательного подсчета по видам имущества при обязательном участии материально ответственных лиц;
- Оформление первичных документов по результатам инвентаризации – сведения о фактическом наличии записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица;
- Отражение результатов инвентаризации имущества на счетах бухгалтерского учета – расхождения оформляются согласно Положению о бухгалтерском учете и отчетности в РФ.
В большинстве организаций и предприятий придерживаются данного порядка при проведении инвентаризации имущества.
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности бюджетные учреждения обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
При оформлении результатов инвентаризации учреждения должны использовать Формы первичной учетной документации, утвержденные Приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению». К указанным документам относятся следующие.
Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Составляется комиссией, назначенной приказом (распоряжением) руководителя учреждения, и подписывается членами комиссии, утверждается руководителем учреждения. Основанием для составления указанного акта является Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).
Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). В данном документе фиксируются установленные расхождения с данными бухгалтерского учета: недостачи или излишки по каждому объекту учета в количественном и стоимостном выражении.
Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082). Данная опись применяется для отражения результатов инвентаризации остатков денежных средств учреждения на счетах в учреждениях Банка России, кредитных организациях.
В ней указываются наименование кредитной организации, номер счета в ней, код валюты по ОКВ, остаток денежных средств на дату инвентаризации в иностранной валюте, курс Банка России на дату инвентаризации и остаток на счете на дату инвентаризации в рублях. Кроме того, в описи производится запись о подтверждении к началу инвентаризации данных о наличии денежных средств банковскими выписками.
Краткое описание перенесения результатов инвентаризации на счета бухгалтерского учета
| Результаты инвентаризации | Какие счета используются для отражения результатов инвентаризации | Пояснения |
| По итогам инвентаризации обнаружили излишки | Дт 08; 10; 41; 43; 50
Кт 91 |
Ценности, выявленные по результатам инвентаризации, оприходованы |
| По итогам инвентаризации обнаружили недостачу | Дт 94
Кт – счет по тем ценностям, по которым обнаружена недостача |
|
| По итогам инвентаризации обнаружили недостачу за счет естественной убыли | Дт 20; 23; 44
Кт 94 |
Произведено списание стоимости товарно-материальных ценностей предприятия в нормативных границах естественной убыли |
| По итогам инвентаризации обнаружили недостачу сверх нормативов естественной убыли | Дт 73
Кт 94 |
Отнесение недостачи на виновного в ней |
| Недостача удерживается из заработной платы виновного сотрудника | Дт 70
Кт 73 |
Из заработной платы вычтена сумма обнаруженной недостачи |
| Материально-ответственное лицо вносит недостающие средства лично в кассу организации с целью устранения недостачи | Дт 50
Кт 73 |
Виновник недостачи внес недостающие деньги в кассу предприятия |
| Если виновное лицо в недостаче не было установлено | Дт 91.2
Кт 94 |
Недостача списана на убытки предприятия |
Документальное оформление инвентаризации
Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в учете можно использовать типовые формы первичной учетной документации:
| Наименование документа | Номер формы |
|---|---|
| Приказ (распоряжение) руководителя организации о проведении инвентаризации | Инв.-22 |
| Журнал контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации | Инв.-23 |
| Инвентаризационная опись основных средств | Инв.-1 |
| Инвентаризационная опись нематериальных активов | Инв.-1а |
| Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей | Инв.-З |
| Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных | Инв.-4 |
| Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение | Инв.-5 |
| Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути | Инв.-б |
| Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них | Инв.-8 |
| Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях | Инв.-8а |
| Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них | Инв.-9 |
| Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств | Инв.-10 |
| Акт инвентаризации расходов будущих периодов | Инв.-11 |
| Акт инвентаризации наличных денежных средств | Инв.-15 |
| Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности | Инв.-16 |
| Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами | Инв.-17 |
| Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств | Инв.-18 |
| Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей | Инв.-19 |
| Акт контрольной проверки правильности проведения инвентаризации ценностей | Инв.-24 |
| Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризация | Инв.-25 |
| Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией | Инв.-26 |
Процесс проведения инвентаризации имущества
Процесс проведения инвентаризации имущества включает в себя следующие этапы:
- Формирование инвентаризационной комиссии – регламентируется приказом, которым утверждается состав инвентаризационной комиссии, в состав которой должны включаться представители управленческого аппарата, работники бухгалтерии, экономисты и специалисты предприятия, при этом при проведении инвентаризации обязательно присутствие всех ее членов;
- Подготовка учетных документов – для проверки фактического наличия имущества необходимо определить круг лиц, несущих ответственность за хранение имущества и круг лиц, отражающих в учете операции с имуществом, далее необходимо подготовить приходные и расходные документы, отчеты о движении ценностей и денежных средств, которые являются основанием определения остатков имущества к моменту начала инвентаризации;
- Инвентаризация имущества – определяется фактическое наличие имущества путем обязательного подсчета по видам имущества при обязательном участии материально ответственных лиц;
- Оформление первичных документов по результатам инвентаризации – сведения о фактическом наличии записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица;
- Отражение результатов инвентаризации имущества на счетах бухгалтерского учета – расхождения оформляются согласно Положению о бухгалтерском учете и отчетности в РФ.
В большинстве организаций и предприятий придерживаются данного порядка при проведении инвентаризации имущества.
Не реже какого срока должна осуществляться инвентаризация?
Инвентаризация основных средств должна осуществляться не реже 1 раза в 3 года, а библиотечных фондов не реже 1 раза в 5 лет (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).
Точные сроки проведения инвентаризаций определяются компанией самостоятельно. Как правило, инвентаризация ОС проводится перед годовой отчетностью. Однако законодательством установлены случаи, в которых компания обязана провести инвентаризацию:
- передача имущества в аренду;
- реорганизация;
- ликвидация;
- продажа имущества;
- смена материально ответственных лиц или руководителя коллектива (а также по требованию членов коллектива или при выбытии из коллектива больше половины его участников — для участников договора о коллективной ответственности);
- установление фактов хищения, злоупотребления, порчи имущества;
- перед составлением бухотчетности за год;
- чрезвычайные ситуации.
Изучим порядок проведения инвентаризации основных средств.
Как провести инвентаризацию и оформить ее результаты
Подготовка к инвентаризации
На этом этапе нужно принять решение об инвентаризации, назначить инвентаризационную комиссию и собрать исходные документы.
Решение об инвентаризации и состав комиссии необходимо утвердить приказом руководителя (форма ИНВ-22). Этот приказ нужно зарегистрировать в специальном журнале учета (форма ИНВ-23).
Здесь и далее будем приводить коды форм документов в соответствии с постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Эти бланки с 2013 года не обязательны для применения, и организация имеет право утвердить свои формы. Но на практике большинство компаний при проведении инвентаризации продолжают использовать привычные бланки.
Инвентаризационная комиссия должна состоять не менее, чем из двух человек. Как правило, в нее входят представители администрации компании и финансовых служб. Если в организации есть подразделение внутреннего аудита, то его представитель обязательно участвует в инвентаризациях. С учетом специфики проверяемых объектов в комиссию могут быть включены и другие сотрудники: технические специалисты, юристы и т.д.
Инвентаризация — это сверка данных бухучета с фактическим наличием ценностей и состоянием расчетов.
В ряде случаев ее проведение обязательно, например, перед составлением годового отчета. Также директор может принять решение о внеплановой инвентаризации.
После утверждения результатов инвентаризации руководителем выявленные отклонения нужно отразить в бухучете. Излишки относят на прочие доходы, а недостачу, в зависимости от ситуации — на текущие расходы, виновных лиц или прочие расходы.
Наказание непосредственно за непроведение инвентаризации может быть применено только в отдельных случаях, например — для компаний, которые работают с драгметаллами.
Однако, если отсутствие инвентаризации привело к искажению учета, то компанию могут оштрафовать за это нарушение. Кроме того, в рамках процедуры банкротства лица, виновные в искажении бухучета, могут быть привлечены к субсидиарной ответственности по обязательствам компании.
Источник