Прием на работу с электронной трудовой книжкой

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Прием на работу с электронной трудовой книжкой». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Новая трудовая книжка в бумажной форме заводится только для тех сотрудников, которые не отказались от ведения трудовых на бумаге. Менять трудовую не нужно — работники могут продолжать использовать старый бланк даже при трудоустройстве на новое место.

Основные изменения в бланке

1. На титульном листе больше не отражаются сведения о незаконченном высшем или среднем образовании. В соответствующих графах информация указывается в рамках уровней общего и профессионального образования: среднее, полное общее, бакалавриат, магистратура, специалитет, повышение квалификации и т.д.
2. Для указания даты рождения работника и для даты заполнения трудовой в новом бланке используются пустые графы. Специальный формат для указания дат, который применялся ранее, отменили.
3. На титульнике появилась отметка «при наличии» для места печати. Это изменение соответствует действующим нормам, согласно которым компании не обязаны иметь свою печать.
4. Число разворотов для заполнения сведений о работе увеличено до 14, а для сведений о награждениях — уменьшено до 7. В соответствии с утверждённой формой трудовой книжки вкладыш также должен изготавливаться с учётом уменьшенного количества разворотов: 12 для сведений о работе и 5 — для награждений.

Если временный перевод стал постоянным

Если сотрудник временно переводится на другую работу внутри компании, запись о переводе не требуется делать. Соответствующая запись необходима только в случае, если временный перевод становится постоянным. Она будет выглядеть так:

• в графе 1 — порядковый номер записи;
• в графе 2 — дата перевода работника;
• в графе 3 — запись о переводе, где указывается название структурного подразделения предприятия, должность, специальность, профессия и квалификация;
• в графе 4 — дата и номер приказов, по которым работник переведён временно, а затем — на постоянной основе.

Изменились особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Добавили, что утративший трудовую книжку сотрудник должен немедленно об этом заявить работодателю, внесшему последнюю запись в трудовую книжку (значит, рассчитано, в том числе на тех сотрудников, которые в момент потери трудовой книжки нигде не работают). Уточнено, что работодатель должен помочь работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, только если в потере книжки виноват работодатель. Сейчас же в Инструкции работодателю предписано оказывать содействие в любом случае. Срок на выдачу работодателем дубликата трудовой книжки с момента подачи работником заявления с сентября 2021 года будет составлять 15 рабочих дней (в Правилах говорится о 15 календарных днях).

В Порядке прописано, какие сведения о работнике вносятся на первую страницу дубликата трудовой книжки и на основании каких документов. Интересно, что аналогичная информация по поводу заполнения самой трудовой книжки отсутствует, так что можно использовать требования к дубликату (п. 28 Порядка). Например, заполнение сведений об образовании работника приведено в соответствие с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273 «Об образовании в Российской Федерации». Если ранее в Инструкции оставались устаревшие записи об образовании, то сейчас они актуализированы. Запись об образовании должна быть следующей:

• основное общее,
• среднее общее,
• среднее профессиональное,
• высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).

Что будет с бумажными трудовыми книжками?

Если кому-то не хочется лишаться бумажной трудовой книжки – можно не переживать, они останутся. Работодатели продолжают их вести в ряде случаев. Так, в переходном периоде – в 2020 году – вместе с бумажным вариантом весь год придется формировать и электронные сведения.

А вот после 1 января 2021 года бумажные книжки нужно будет вести только на сотрудников, которые до 31 декабря 2020 года напишут об этом заявления. Тем, кто не напишет такое заявление, выдайте их трудовые книжки на руки, а книжки тех, кто написал, храните и заполняйте в том же порядке, что и раньше.

При этом электронные книжки будут вестись всегда, а отказаться от бумажной трудовой работник сможет в любое время.

Как в течение 2020 года, так и позднее у лиц, поступающих на работу и предоставляющих при поступлении бумажные трудовые книжки, принимайте их и ведите дальше.

Лицам, которые начнут работать впервые в 2021 году или позднее, трудовые книжки оформляются только в электронном виде.

Те работники, у кого бумажной книжки при приеме на работу уже нет, должны предоставить вам сведения по форме СЗИ-ТД.

Пример расписки о получении документов при увольнении

ООО «Альфа и омега» Г. УФА РАСПИСКА о получении документов при увольнении 05.02.2018 г. Я, Алексеева Светлана Андреевна, при увольнении подтверждаю получение на руки следующих документов: 1. Трудовая книжка 2. Справка о сумме заработка за два предшествующих года N 182н 3. Выписки из форм СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ Алексеева (С.А. Алексеева)

Расписка защитит руководителя в ситуации, если работник заявит о том, что документов не получал посредством предоставления ему расписки, а также при проверках со стороны государственной инспекции труда. Также можно в расписке указать информацию о том, что работник получил документы и претензий не имеет.

Внесение в трудовую книжку сведений о работе

Любые записи, связанные с работой, переводом, квалификацией, награждениями, вносятся в трудовую книжку в соответствии с приказом, распоряжением или иным решением работодателя. Внесение всех записей, помимо записи, касающейся увольнения, вносятся в рамках 5 рабочих дней после того, как руководитель компании подписал распорядительный документ.

Запись, касающаяся увольнения, должна быть внесена в трудовую книжку в дату увольнения, точно соответствуя причине, указанной в приказе. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в форме заголовка указывается полное наименование конкретной организации и сокращенное (если оно имеется). Ниже заголовка в графе 1 указывается порядковый номер записи. В графе 2 указывают дату приема на работу. В графе 3 делают запись в отношении структурного подразделения, в которое был принят работник, там же указывается наименование должности, специальности, профессии с имеющейся квалификацией. В графу 4 заносят дату и номер приказа либо иного решения работодателя, в соответствии с которым работника приняли на работу.

Правила оформления дубликата трудовой книжки

Если работник теряет трудовую книжку, он обязан незамедлительно уведомить об этом своего работодателя и написать заявление, чтобы ему выдали дубликат. Работодателю следует обеспечить работника дубликатом трудовой книжки в течение 15 рабочих дней после того, как работник подает заявление. Дубликат заполняется сведениями, касающимися:

• а) фамилии, имени, отчества (при наличии), даты рождения работника;

• б) образования, профессии, специальности – в соответствии с документами об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки);

• в) сведений о работнике, указываемых на титульном листе трудовой книжки, которые заполняются следующим образом: фамилию, имя и отчество указывают полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дату рождения записывают полностью (число, месяц, год) в соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность; запись, связанная с образованием (основным общим, средним общим, средним профессиональным, высшим (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только в соответствии с документами об образовании (аттестатом, удостоверением, дипломом); профессию и (или) специальность указывают в соответствии с документами об образовании, квалификацией или имеющимися специальными знаниями (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежащим образом оформленных документов;

• г) после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;

• д) титульный лист трудовой книжки подписывается также лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации;

• е) сведения, касающиеся общего стажа работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденного документально;

• ж) сведения, связанные с работой и награждением (поощрением), занесенные в трудовую книжку на последнем месте работы. Если ранее в трудовой книжке были записи, которые оказались признанными в последствии недействительными, в дубликат они могут не вноситься.

Особенности заполнения трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки важно учесть следующие особенности:

• Заполнение книжки начинается с графы 3, в которой необходимо указать полное и сокращенное наименование организации. Допускается вместо этого поставить печать с указанием наименования. Если работник принимается в филиал – указывается наименование головной организации.
• После графы 3 заполняется графа 1, в которой указывается порядковый номер записи. При внесении записи должен соблюдаться порядок сквозной нумерации. То есть, если предыдущая запись была под номером 8, следующая будет под номером 9.
• В графе 2 необходимо указать дату начала работы в соответствии с приказом.
• В графе 3 (напротив даты начала работы) необходимо указать должность, специальность или профессию с указанием квалификации на которую принят работник и наименование подразделения в котором он будет трудиться.
• В графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме на работу.

Правила ведения трудовой в электронном виде

Еще в начале 2020 года многих работодателей волновал вопрос, как же вести электронные трудовые книжки. Со временем стало понятно, что их ведет пенсионный фонд, а работодатели, по сути, просто передают в фонд сведения о кадровых изменениях. Для этого раньше сдавали отчет СЗВ-ТД. С 2023 года эта форма отменена, вместо нее — ЕФС-1. Замена формы произошла в связи с объединением пенсионного и социального фонда в одно ведомство. В новой форме сведения из бывшего СЗВ-ТД отражаются в разделе 1.1. Сроки подачи попрежнему зависят от типа информации:

• заключение и расторжение трудового и гражданско-правового договоров — не позднее рабочего дня, следующего за датой приказа;
• перевод, переименование, запрет занимать должность — до 25-го числа следующего месяца.

Законодательно обязанности вести учет электронных трудовых у работодателей нет. Ведь все необходимые сведения о трудовой деятельности лиц, перешедших на электронную книжку, собирает и хранит у себя фонд, он же ведет их учет. Таким образом, заводить отдельный учетный регистр (книгу, журнал) со сведениями об электронных книжках сотрудников нет необходимости.

Но если вам нужна подобная информация, никто не запрещает организовать для себя такой учет. Тогда, например, в случае увольнения работника, обратившись к такому учетному документу, вы сразу поймете, нужно вам оформлять на увольняющегося форму СТД-Р или нет. Она выдается сотруднику с целью предоставить сведения о его трудовой деятельности у нынешнего работодателя.

Форма СТД-Р выдается в двух случаях:

• по письменному заявлению сотрудника – не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления;
• при увольнении работника – в день прекращения действия трудового договора.

Когда можно забирать трудовую книжку

Трудовую книжку выдают на руки сотруднику только единожды — в день увольнения. Забрать документ просто так нельзя! Кто бы и что бы вам ни рассказывал о выдаче книжки на пару дней под личную ответственность, не обращайте внимание. Выдача трудовой до момента увольнения — это грубое нарушение.

После столь радостного вступления подробно проясним ситуацию. Что нужно делать, если оригинал трудовой книжки у вас потребовали другие инстанции — Пенсионный фонд при оформлении пенсии, ФМС/визовый центр при получении загранпаспорта/визы, банк при одобрении кредита? Не беспокойтесь — всем этим учреждениям достаточно предоставить заверенную копию.

При этом во многих организациях действует такая практика: трудовую и ее копию выдают на три дня после подачи соответствующего заявления. Запись о выдаче вносится в специальный журнал. Отметим еще раз, что закон такие действия не допускает (хотя напрямую и не запрещает). Но если ваш работодатель берет на себя ответственность (а по факту передает ее работнику) за выдачу на руки трудовой, то не отказывайтесь и берите документ, когда он вам нужен.

Если ваше предприятие действует по нормативам ТК РФ и выдает трудовую книжку только при увольнении, то в случае экстренной необходимости (по запросу других инстанций) запрашивайте заверенную копию. Ваши действия:

1. Пишете заявление о выдаче заверенной копии трудовой.
2. Ждете три дня (хотя обычно она готова раньше).
3. Получаете на руки копию и проверяете правильность оформления. По закону, корректная копия оформляется надписью «Верно», подписью ответственного исполнителя, личной подписью работника, ее расшифровкой и датой заполнения.

Все, правильная копия готова. Ее должны принять везде. Если от вас все же требуют оригиналы, ссылайтесь на ПП РФ № 225, где прямо говорится о том, что бланки трудовых книжек и вкладыши к ним хранятся в сейфах и выдаются только лицу, ответственному за ведение такой документации, и только по его заявке.

Теперь про увольнение. Здесь правила трактуются однозначно. Если процесс происходит по желанию работника, то он предупреждает об освобождении от занимаемой должности за две недели — пишет соответствующее заявление. Ответственный специалист готовит приказ и заполняет все кадровые документы (книжку, карточку работника, проч.). В последний рабочий день сотрудник получает на руки трудовую и медицинскую книжки, а также другие оригиналы персональных документов, которые хранились в учреждении. Забрать трудовую книжку можно только в день увольнения. Сделать это раньше не получится, а вот позже — пожалуйста.

Если работник по какой-то причине оставил документы на работе, он может получить их в любое время. ТК РФ обязывает работодателей хранить кадровые бланки до востребования. Как только бывший сотрудник попросит вернуть документацию, кадровик обязан сделать это в течение трех дней после запроса. При выдаче бланка оформите передаточный акт или расписку о получении. Делается это на случай, если работник решит предъявить претензии своему бывшему работодателю и взыскать материальный ущерб за невыдачу (да, такое тоже бывает).

При переходе на электронную трудовую

В случае если работник решает отказаться от использования бумажной трудовой книжки и пишет заявление о переходе на электронную трудовую, в графы 1 и 2 вписывается порядковый номер записи и дата выдачи бумажной трудовой на руки.

В графу 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графе 4 указывается документ, на основании которого делается запись — заявление о переходе на электронную трудовую книжку, а также дата и номер его регистрации.

Бумажная трудовая вручается работнику в течение трёх рабочих дней после подачи им заявления о переходе на электронный вариант трудовой книжки. Если работник увольняется и подаёт заявление менее чем за три рабочих дня до увольнения, трудовая книжка должна быть выдана ему не позднее даты, следующей за последним днём работы.

Как получить “трудовую” работнику

Согласно нормам трудового законодательства, “книжка” выдается обратно сотруднику, исключительно, в случае его увольнения. Однако, иногда возникают ситуации, когда работнику необходимо предоставить в определенные организации информацию, содержащуюся в “трудовой”. Например, в иностранное посольство. По его требованию наниматель обязан предоставить так называемые “заверенные выписки”.

Стоит отметить, что при потере “книжки”, у сотрудника есть возможность обратиться к своему последнему работодателю. Спустя пятнадцать дней с момента обращения, наниматель отдает сотруднику дубликат или вкладыш, установленного образца.

Когда можно забирать трудовую книжку

Трудовую книжку выдают на руки сотруднику только единожды — в день увольнения. Забрать документ просто так нельзя! Кто бы и что бы вам ни рассказывал о выдаче книжки на пару дней под личную ответственность, не обращайте внимание. Выдача трудовой до момента увольнения — это грубое нарушение.

После столь радостного вступления подробно проясним ситуацию. Что нужно делать, если оригинал трудовой книжки у вас потребовали другие инстанции — Пенсионный фонд при оформлении пенсии, ФМС/визовый центр при получении загранпаспорта/визы, банк при одобрении кредита? Не беспокойтесь — всем этим учреждениям достаточно предоставить заверенную копию.

При этом во многих организациях действует такая практика: трудовую и ее копию выдают на три дня после подачи соответствующего заявления. Запись о выдаче вносится в специальный журнал. Отметим еще раз, что закон такие действия не допускает (хотя напрямую и не запрещает). Но если ваш работодатель берет на себя ответственность (а по факту передает ее работнику) за выдачу на руки трудовой, то не отказывайтесь и берите документ, когда он вам нужен.

Если ваше предприятие действует по нормативам ТК РФ и выдает трудовую книжку только при увольнении, то в случае экстренной необходимости (по запросу других инстанций) запрашивайте заверенную копию. Ваши действия:

1. Пишете заявление о выдаче заверенной копии трудовой.
2. Ждете три дня (хотя обычно она готова раньше).
3. Получаете на руки копию и проверяете правильность оформления. По закону, корректная копия оформляется надписью «Верно», подписью ответственного исполнителя, личной подписью работника, ее расшифровкой и датой заполнения.

Все, правильная копия готова. Ее должны принять везде. Если от вас все же требуют оригиналы, ссылайтесь на ПП РФ № 225, где прямо говорится о том, что бланки трудовых книжек и вкладыши к ним хранятся в сейфах и выдаются только лицу, ответственному за ведение такой документации, и только по его заявке.

Теперь про увольнение. Здесь правила трактуются однозначно. Если процесс происходит по желанию работника, то он предупреждает об освобождении от занимаемой должности за две недели — пишет соответствующее заявление. Ответственный специалист готовит приказ и заполняет все кадровые документы (книжку, карточку работника, проч.). В последний рабочий день сотрудник получает на руки трудовую и медицинскую книжки, а также другие оригиналы персональных документов, которые хранились в учреждении. Забрать трудовую книжку можно только в день увольнения. Сделать это раньше не получится, а вот позже — пожалуйста.

Если работник по какой-то причине оставил документы на работе, он может получить их в любое время. ТК РФ обязывает работодателей хранить кадровые бланки до востребования. Как только бывший сотрудник попросит вернуть документацию, кадровик обязан сделать это в течение трех дней после запроса. При выдаче бланка оформите передаточный акт или расписку о получении. Делается это на случай, если работник решит предъявить претензии своему бывшему работодателю и взыскать материальный ущерб за невыдачу (да, такое тоже бывает).

Очень часто возникает ситуация, когда работающий сотрудник приобретает право на пенсию в связи с достижением определенного возраста, но не планирует увольняться. Как правило при оформлении данного вида выплат, органы Пенсионного фонда РФ требуют у будущих пенсионеров предоставить оригинал документа, подтверждающего стаж или нотариально заверенную копию. По этой причине сотрудники обращаются с аналогичным требованием к работодателю.

Здесь следует отметить, что согласно п.13 Перечня (от 27.02.2002 N 16/19па), в подтверждение права на назначение пенсии принимаются только оригиналы документов, которые подтверждают стаж. Относительно предъявления оригинала трудовой книги, указанный пункт, предусматривает исключение из общего правила, и не содержит условия об обязательном ее предоставлении.

Выдача трудовой книжки при увольнении по ТК РФ

Пока человек работает на том или ином предприятии, в отделе кадров хранится его трудовая книжка — главный документ, отражающий рабочий путь гражданина. При увольнении же предприятие или организация обязаны выдать трудовую книжку лично на руки бывшему сотруднику — без нее нельзя устроиться на новую работу.

Выдача трудовой книжки при увольнении по ТК РФ не может быть проигнорирована или задержана работодателем. Этот документ содержит все записи о рабочих местах и стаже гражданина. По ней оценивают деловые качества и опыт работы человека, а также производят расчет пенсии.

За ведение записей в документе, его хранение и выдачу при прекращении отношений несет ответственность работодатель. Во всем, что касается ведения трудовых, он должен опираться на постановление Правительства № 225 «О трудовых книжках» (от 16 апреля 2003 г.).

Правила, согласно которым в трудовую книжку сотрудника вносятся изменения, регламентируются несколькими документами:

• Трудовой кодекс РФ – здесь чётко прописано, как работодатель должен вести и хранить документацию, касающуюся сотрудников. Речь здесь идёт обо всех персональных данных, кроме того ТК РФ даёт чёткое определение всех документов связанных с трудоустройством, в том числе трудовой книжки;
• Постановление «О трудовых книжках» №225 – здесь подробно расписано, как должен выглядеть бланк трудовой книжки, вкладыш, какие должны соблюдаться нормы хранения документа и внесения в него записей;
• Постановление «Об утверждении инструкции по заполнению трудовой книжки» №69 – наиболее полно отображает алгоритм заполнения всего документа, а так же содержит обязательные к соблюдению рекомендации по исправлению ошибок.
• КоАП РФ – регламентирует ответственность, которая ложится на сотрудников за несоблюдение правил предусмотренных законом, для обращения с трудовыми книжками.

Сейчас мы более подробно рассмотрим, какие рекомендации содержат эти документы, касательно трудовой книжки, то, как должны вестись записи, и обязательные к соблюдению нормы, которые раскрываются в приведённых выше документах.

Похожие записи:

• Получение алиментов с безработного
• Как с 11.02.2023 заполнять платежные поручения по налогам и взносам
• Как получить налоговый вычет за обучение