Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Каковы правила и сроки хранения бухгалтерских документов в компании». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 01.07.2017 в любом регионе Российской Федерации может быть оформлен не только бумажный, но также и электронный больничный лист. Возможность его оформления и выплаты на его основе пособия по нетрудоспособности прописаны в пункте 5 статьи 13 255-ФЗ. Электронный листок нетрудоспособности полностью заменяет бумажный аналог. Правила такого документооборота установлены Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567.
Согласно п. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ, компании и ИП должны обеспечить сохранность архивных документов, в т.ч. документации по личному составу, в течение сроков их хранения. Данные сроки регламентируются федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами России и специальными списками.
К примеру, к таким спискам относится Перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются при ведении деятельности госорганами, органами местного самоуправления и организациями, с указанием сроков их хранения, регламентированный Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236.
Кроме того, сроки хранения документации по бухучету и кадрам определяются на основании иных законодательных положений. Например, минимальное время хранения налоговой документации определено в НК, а бухгалтерских — в Законе о бухучете. Также в отношении акционерных обществ применяется Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, регламентированное Постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.
Внимание! Включение документации в архив не зависит от способа ее создания и вида носителя (ст. 5 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Соответственно, требуется обеспечить сохранность не только бумажной, но и электронной документации. Вид носителя документа зачастую не имеет влияния на период времени, в течении которого требуется его хранить. И в такой ситуации электронные документы можно хранить без распечатки на бумажном носителе.
Ответственность за нарушение правил хранения документации
Наиболее распространенный случай, при котором нарушение правил хранения документации повлечет за собой штрафные санкции, — непредставление документа по запросу налоговиков.
Этот запрос ИФНС направляет при камеральной или выездной проверке налогоплательщика, при встречной проверке его контрагента, а также вообще без проверки (с. 93, 93.1 НК). Если налогоплательщик не представляет или несвоевременно представляет документацию, ему назначается штраф 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК).
Также отсутствие первичного учетного документа или счета-фактуры влечет за собой налоговую ответственность за грубое нарушение правил учета. Когда это нарушение не приводит к занижению налоговой базы — штраф 10-30 тыс. руб. (п. 1 и 2 ст. 120 НК). Когда это нарушение приводит к занижению налоговой базы — штраф 20% от размера неуплаченного налога, минимум 40 тыс. руб. (п. 3 ст. 120 НК).
Из-за несоблюдения сроков хранения документации компанию и ее сотрудников могут привлечь к административной ответственности. Ответственность за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов регламентированы ст. 13.20 КоАП. По ней предусмотрены предупреждение или штраф 3-5 тыс. руб. для должностных лиц и 5-10 тыс. руб. для юрлиц.
Если АО или ООО не исполняют обязанности по хранению документации в сроки, установленные законодательством, штрафы 2,5-5 тыс. руб. для должностных лиц и 200-300 тыс. руб. для компании (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП).
При несоблюдении сроков хранения документации по валютным операциям штраф составляет 4-5 тыс. руб. для должностных лиц и 40-50 тыс. руб. для компаний (ч. 6 ст. 15.12 КоАП).
При нарушении сроков хранения учетной документации по внешнеэкономическим операциям по товарам, работам, услугам, информации, результатам интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля штраф составляет 1-2 тыс. руб. для должностных лиц и 10-20 тыс. руб. для компаний (ч. 2 ст. 14.20 КоАП).
Как поступать с электронными больничными листами
Для возможности оформления электронного листка нетрудоспособности организация и медучреждение должны быть подключены к ЕИИС «Соцстрах». Именно в данной системе медучреждение оформляет выписку больничного. В ней же работодатель заполняет сведения, необходимые для исчисления пособия.
Распечатывать и хранить бумажный аналог электронного больничного листа нет необходимости. Всю сохранность должна обеспечить информационная система «Соцстрах».
Необходимость хранения листов нетрудоспособности
Вся документация организации тесно повязана друг с другом. Одна бумага выдается на основании другой
Существует ряд бланков, которые имеют не просто важное значение, а решающее. К таковым относятся те бумаги, на основании которых производятся разнообразные выплаты
Если деньги выплачиваются работодателем из собственных средств, то он может аргументировать их выплату обычным приказом, указав как причину, например, хорошую работу или за достижение каких-то результатов. А вот когда речь идет о начислении средств из бюджетных организаций, то здесь не обойтись без серьезных оснований.
Одним из наиболее распространенных причин для выплаты работающим бюджетных средств является оплата дней нетрудоспособности. Выплаты за дни, проведенные по болезни вне рабочего места, — это обязательная социальная гарантия. Данная гарантия осуществляется в строгом соответствии с законодательными нормами.
Основаниями для получения пособия по нетрудоспособности является больничный лист. Это бланк строгой отчетности, он должен иметь все степени защиты и быть правильно заполненным. На его основании работодатель начисляет пособие, которое впоследствии погашается из средств ФСЗН. И, конечно, ФСЗН или иные проверяющие службы могут в любое время затребовать бланки к проверке. Именно поэтому необходимо сберегать больничные листы.
Действия, если срок хранения истек
Указанные в Перечне пять лет начинают свой отсчет с того момента, как закончился календарный год, к которому собственно бюллетень относится. Все это время документы хранятся одним из удобных способов для предприятия. Но что делать, если срок истек, а проверка так и не затребовала данные документы? Можно ли их уничтожать и как это делать?
Важно правильно читать указания, данные в Перечне. Некоторая бухгалтерская документация обязана храниться неопределенное время до проверки и ограниченный, прописанный в Перечне срок, после ее проведения
Существуют и другие виды бумаг, которые не имеют таких ограничений. Листы нетрудоспособности хранятся пять лет вне зависимости от того, состоялась за это время их проверка или нет.
По истечении указанного срока бланки уничтожаются, но делать это необходимо в строгом порядке с установленными нормами. Документы нельзя просто выбросить в ближайший мусорный контейнер.
Новые сроки хранения документации
Документы, сформированные до 18 февраля 2020 года, нужно хранить в сроки, регламентированные Приказом Минкультуры от 25.08.2010 г. № 558. Если документы сформированы после указанной даты, их сроки хранения регламентированы Перечнем по Приказу № 236.
Обновленные сроки хранения наиболее важных документов:
|
Документ |
Новый срок |
Старый срок |
|
Договор дарения имущества |
До ликвидации компании |
Постоянно |
|
Договор лизинга |
5 лет по окончании срока договора или выкупа объекта лизинга |
Постоянно |
|
Документы по залогу недвижимого имущества |
10 лет |
Постоянно |
|
Договор мены недвижимого имущества |
До ликвидации компании |
5 лет |
|
Договор поручения |
10-15 лет в зависимости от вида имущества |
5 лет |
|
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества |
10 лет |
5 лет |
|
Паспорт сделки |
15 лет |
Постоянно |
|
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности |
5 лет при условии погашения задолженности |
5 лет |
|
Счета-фактуры |
5 лет |
4 года |
|
Документы о выплате зарплаты (если ведутся лицевые счета) |
6 лет |
5 лет |
|
Реестр сведений о доходах сотрудников |
5 лет |
75 лет |
|
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, страхвзносов и иных бюджетных платежей |
5 лет |
Не установлен |
|
Справка о состоянии расчетов с бюджетом |
5 лет |
Не установлен |
|
РСВ |
50 лет |
Не установлен |
|
Документы по переоценке ОС и амортизации |
5 лет после выбытия ОС и НМА |
Постоянно |
|
Документы о списании ОС и НМА |
5 лет после выбытия ОС и НМА |
Постоянно |
|
Акты приема-передачи недвижимого имущества новому владельцу |
5 лет после выбытия объекта |
Постоянно |
|
КУДиР при УСН |
5 лет |
Постоянно |
Сколько времени хранить и что делать потом
Срок хранения больничных листов в организации в 2021 году, в соответствии с приказом Росархива №236 от 20.12.2019 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», составляет пять лет. Однако, как мы уже говорили выше, листы нетрудоспособности относятся к документам, необходимым для расчета и уплаты страховых взносов, и их сохранность налогоплательщик обязан обеспечивать в течение шести лет (пп.
Мнение эксперта
Гусев Павел Петрович
Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.
6 п. 3.4 ст.
23 Налогового кодекса РФ). Поэтому, принимая решение о сроке хранения больничных листов в архиве, рекомендуется придерживаться позиции налогового законодательства.
Где их хранить организации
Все первичные документы, связанные с денежными выплатами, находятся обычно в бухгалтерии предприятия. Хранение листков нетрудоспособности не является исключением из этого правила. Закон не устанавливает, как хранить больничные листы в бухгалтерии в 2020 году, поэтому исходим из двух принципов:
- обеспечение сохранности документов;
- возможность быстро найти нужный бланк.
В целях обеспечения сохранности бумаг обычно используют сейф или оборудованный замками металлический шкаф, где хранятся больничные листы после оплаты. Чтобы легко найти нужный документ, заведите специальный журнал для регистрации, на основании данных в котором видно, когда поступили и сколько хранятся больничные листы в бухгалтерии вашей организации, а также их реквизиты. Форма такого журнала законом не установлена, но для удобства пользования желательно предусмотреть такие графы:
- порядковый номер;
- дата предоставления бланка работником;
- Ф. И. О. работника;
- должность, структурное подразделение;
- номер и дата выдачи документа;
- наименование лечебного учреждения;
- период освобождения от работы.
Если организация большая, допускается приказом руководителя назначить ответственного за сохранность отчетных бланков, а в журнале предусмотреть графы с отметкой о сдаче документа после обработки сотруднику, ответственному за хранение.
Как и сколько лет хранятся больничные листы на предприятии
К примеру, если вам предстоит лечение зубов. то нужно помнить, что врач-стоматолог оформляет больничные листы в отдельных случаях при наличии соответствующего решения органа исполнительной власти РФ в области здравоохранения.
Отдельные медицинские учреждения и вовсе не вправе выдавать листки временной нетрудоспособности. К таковым относятся, например, станции скорой помощи, переливания крови и т.д. Не менее требовательно законодатель подходит и к порядку оформления рассматриваемого документа. Существует положение, подробно расписывающее в каких графах какая информация указывается, как вносить исправления и т.д. Не менее строго законодатель подходит и к порядку хранения и учета бланков больничных.
Итак, согласно действующему законодательству, изготовление самих бланков больничных листов обеспечивает ФСС. Медицинские же организации, будь то больница в Иркутске или стоматология в Санкт-Петербурге. получают бланки от регионального отделения Фонда по мере надобности. Для этого ими подается заявка установленной формы. Упомянутый выше приказ не допускает хранить запас бланков, превышающий квартальный запас потребностей.
Необходимо понимать, что бланки больничных листов – это документ строгой отчетности, и отношение к ним особенное. Они хранятся в специальных опечатанных помещения, с надежными замками в специальных обитых железом шкафах. Их постоянно пересчитывают, и полученное количество сверяют с балансовым счетом.
Врачи получают бланки на основании приказа руководителя медицинской организации под отчет. Все листки прошиты за верхний левый угол, корешок которого остается после выдача пациенту больничного листа. Потом, когда доктор обратиться за новыми бланками, он должен будет сдать все корешки до единого.
При этом медицинское учреждение, будь то поликлиника или стоматология. обязано хранить их в течение трех лет. По истечении этого периода они уничтожаются, о чем в обязательном порядке составляется специальный акт.
Но как быть, если врач ошибся и «испортил» больничный лист? Закон допускает вносить в листок нетрудоспособности поправки и помарки, но только в установленном порядке и в определенном количестве. Если исправить документ уж нельзя, он сдается уполномоченному лицу, о чем делается запись в специальной книге. В ней фиксируются данные обо всех испорченных, утерянных или похищенных бланках. В конце года эта информация передается в территориальное отделение ФСС.
Сами же испорченные бланки помещаются в специальную папку, порядок оформления которой также строго регламентирован Приказом. Они хранятся там три года, после чего уничтожаются специально созданной комиссией. Это действо также обязательно сопровождается составлением акта.
Комментариев пока нет!
Как долго хранить документы
| Вид документов | Срок хранения | Норма законодательства |
| ДОКУМЕНТЫ ПО КАДРАМ И ОПЛАТЕ ТРУДА | ||
| Штатное расписание организации и изменения к нему | Не менее 10 лет** | |
| Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников) | Не менее 75 лет | |
| Правила внутреннего (служебного) распорядка организации | Не менее 1 года после замены новыми | |
| Положение об оплате труда и премировании работников | Не менее 10 лет | |
| Нормы выработки и расценок | Не менее 10 лет, а временные нормы — не менее 3 лет после замены новыми | |
| Должностные инструкции работников | Типовые — не менее 10 лет**, индивидуальные — не менее 75 лет | |
| Коллективные договоры | Не менее 10 лет** | |
| Личные дела работников (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) | Не менее 75 лет | |
| Трудовые договоры (контракты, соглашения), договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел работников | Не менее 75 лет | |
| Документы о приеме выполненных работ по трудовым договорам и договорам подряда (акты, справки, счета) | Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет | |
| Договоры о материальной ответственности с материально ответственными лицами | Не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица | |
| Образцы подписей материально ответственных лиц | Не менее 5 лет | |
| Приказы и распоряжения о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках и документы к ним (справки, сводки, информация и др.) | Не менее 5 лет | |
| Приказы и распоряжения о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах и документы к ним (справки, сводки, информация и др.) | Не менее 5 лет | |
| Приказы и распоряжения о дисциплинарных взысканиях и документы к ним (справки, сводки, информация и др.) | Не менее 5 лет | |
| Иные виды приказов и распоряжений по личному составу и документы к ним (справки, сводки, информация и др.), в том числе:
—о приеме на работу, перемещении, совмещении, переводе и увольнении; —аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (разрядов, категорий и др.); —изменении фамилии; —поощрении и награждении; —оплате труда, премировании и различных выплатах; —всех видах отпусков работников, занятых на тяжелых, вредных или опасных работах; —отпусках по уходу за ребенком; —отпусках без сохранения заработной платы; —длительных внутрироссийских и зарубежных командировках; —командировках работников, занятых на тяжелых, вредных или опасных работах; |
Не менее 75 лет | |
| Табели (графики), журналы учета рабочего времени | Не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет | |
| Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю | Не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет | |
| Документы о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда | Не менее 75 лет | |
| Документы о премировании работников (расчеты, справки, списки) | Не менее 5 лет | |
| Документы о получении заработной платы и других выплат (расчетно-платежные ведомости, сводные расчетные ведомости, расчетные листки на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) | Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии), а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет | |
| Доверенности на получение заработной платы и других выплат (в том числе аннулированные доверенности) | Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) | |
| Переписка о выплате заработной платы | Не менее 5 лет | |
| Документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, предоставлении материальной помощи | Не менее 5 лет | |
| Листки нетрудоспособности | Не менее 5 лет | |
| Документы об оплате учебных отпусков (заявления, решения, справки, переписка и др.) | Не менее 5 лет | |
| Личные карточки работников (в том числе временных работников) | Не менее 75 лет | |
| Лицевые карточки (лицевые счета) работников | Не менее 75 лет | |
| Исполнительные листы работников (исполнительные документы) | Не менее 5 лет | |
| Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и др.) | До момента востребования, а невостребованные — не менее 75 лет | |
| Книги, журналы выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним | Не менее 75 лет | |
| Книги, журналы, карточки учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним | Не менее 5 лет | |
| Графики предоставления отпусков | Не менее 1 года | |
| Документы о квотировании рабочих мест для слабозащищенных категорий работников | Не менее 5 лет | |
| Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, резюме, заявления, рекомендательные письма и др.) | Не менее 3 лет |
Сколько времени хранить и что делать потом
Срок хранения больничных листов в организации в 2021 году, в соответствии с приказом Росархива №236 от 20.12.2019 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», составляет пять лет. Однако, как мы уже говорили выше, листы нетрудоспособности относятся к документам, необходимым для расчета и уплаты страховых взносов, и их сохранность налогоплательщик обязан обеспечивать в течение шести лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 Налогового кодекса РФ). Поэтому, принимая решение о сроке хранения больничных листов в архиве, рекомендуется придерживаться позиции налогового законодательства. По истечении шести лет бланки можно уничтожить. Но обратите внимание, что эти документы содержат персональные данные работников, поэтому их нельзя просто выбросить. После составления и подписания акта о выделении бумаг к уничтожению их необходимо либо уничтожить самостоятельно с использованием шредера, либо передать для утилизации специализированной организации.
Где их хранить организации
Все первичные документы, связанные с денежными выплатами, находятся обычно в бухгалтерии предприятия. Хранение листков нетрудоспособности не является исключением из этого правила. Закон не устанавливает, как хранить больничные листы в бухгалтерии в 2021 году, поэтому исходим из двух принципов:
- обеспечение сохранности документов;
- возможность быстро найти нужный бланк.
В целях обеспечения сохранности бумаг обычно используют сейф или оборудованный замками металлический шкаф, где хранятся больничные листы после оплаты. Чтобы легко найти нужный документ, заведите специальный журнал для регистрации, на основании данных в котором видно, когда поступили и сколько хранятся больничные листы в бухгалтерии вашей организации, а также их реквизиты.
Форма такого журнала законом не установлена, но для удобства пользования желательно предусмотреть такие графы:
- порядковый номер;
- дата предоставления бланка работником;
- Ф. И. О. работника;
- должность, структурное подразделение;
- номер и дата выдачи документа;
- наименование лечебного учреждения;
- период освобождения от работы.
Если организация большая, допускается приказом руководителя назначить ответственного за сохранность отчетных бланков, а в журнале предусмотреть графы с отметкой о сдаче документа после обработки сотруднику, ответственному за хранение.
Срок хранения больничных в 2020 году
Электронный больничный существует лишь в виде электронного документа, созданного в ЕИИС «Соцстрах» и используемого через эту систему. Поэтому у работодателя не возникает обязанности по его хранению.
По-иному обстоит дело с бумажным документом. Его работник должен принести работодателю вне зависимости от того, действует ли в регионе пилотный проект.
Если пилотный проект имеет место, то назначение пособия будет осуществлять ФСС. Больничный, соответственно, будет храниться в фонде. Работодателю же надлежит полученные от работника документы (заявление на оплату периода нетрудоспособности и больничный) снабдить данными о заработке за период, учитываемый в расчете, и (при необходимости) иными документами (акт о несчастном случае или профзаболевании) и не позднее чем через 5 календарных дней направить этот комплект в ФСС (п. 3 первого и второго Положений, утв. Постановлением Правительства РФ от 21.04.2011 № 294).
В регионах, где пилотный проект не действует, работодатели продолжают самостоятельно осуществлять расчет суммы платежа по больничному и производить выплату работнику. Им придется хранить больничный у себя и предъявлять его при проверке, проводимой ФСС.
Срок хранения листка нетрудоспособности установлен ст. 618 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 как равный 5 годам.
Отчетность по листкам нетрудоспособности
По всем операциям с листками временной нетрудоспособности, а также по их корешкам лечебные учреждения обязаны отчитываться перед ФСС. При этом они должны составлять и представлять установленные законодательством формы отчетности.
Во-первых, для получения новых документов лечебные учреждение представляют в государственные органы отчет-заявку не позднее 5-го числа месяца, являющегося последующим после отчетного квартала. С помощью такого отчета-заявки организации отчитываются за бланки, имеющиеся у них в наличии, а также заказывают новые.
Составление отчета данного типа является обязательным по истечении любого квартала вне зависимости от того, нуждается ли учреждение в новых бланках или нет.
Второй формой отчетности является отчет-заявка на следующий календарный год, в котором указывается, какое количество бланков планируется получить от ФСС на следующий год. Этот отчет представляется не позднее 1 февраля текущего года, и, как правило, такие данные будут браться во внимание при выдаче листков в следующем году.
Оба вида отчетов-заявок должны быть оформлены по установленному законодательством образцу, а также подписаны руководителем медицинской организации и ее главным бухгалтером, а также заверены печатью.
Основные ошибки при учете
Ошибки при учете листков по временной нетрудоспособности, как правило, связаны с особенностями их обращения между ФСС и медицинским учреждением, а также при использовании в документообороте в самой лечебной организации. К типичным ошибкам при учете бсо данного типа можно отнести:
- несвоевременное составление и представление отчетов-заявок на получение больничных листов от ФСС;
- неправильное оформление книги поступления и распределения листков без заполнения необходимых граф;
- не использование забалансового счета 03 для учета больничных листов в бухгалтерском учете;
- отсутствие описи по испорченным бланкам, а также не внесение записей в книгу учета испорченных бланков;
- несвоевременное уничтожение испорченных бланков или корешков от больничных листов;
- доступ к бланкам со стороны третьих лиц, не несущих ответственности за использование бланков.