Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личные дела работников: кто должен оформлять». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.
Какие документы включают в дело
Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. При формировании личного дела работника в 2022 году в папку включают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Документы в ЛД делятся на:
- формируемые в момент устройства человека на работу;
- возникающие в процессе работы в фирме;
- документы об увольнении из конкретной компании.
В первую группу входят:
- справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
- справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
- трудовой договор (оригинал работодателя);
- приказ о приеме на работу.
Во второй группе — договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:
- копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
- объяснительные записки;
- служебные записки;
- различные акты и уведомления.
Итак, что же такое личное дело? В Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (разработаны ВНИИДАД) (далее – Рекомендации) личное дело определяется как систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника.
Поскольку, как уже было отмечено, обязательность ведения личных дел в государственных и муниципальных учреждениях законодательством не установлена, и документов, устанавливающих порядок их ведения, нет (если только он не установлен нормативными ведомственными актами или локальными документами организации). Те, кто планирует заводить на работников личные дела, могут руководствоваться Рекомендациями, а также Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее – Положение).
Ну и конечно, поскольку в личное дело включаются документы, содержащие персональные данные работников, нужно соблюдать требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ).
Какие документы включают в дело
Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. При формировании личного дела работника в 2022 году в папку включают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Документы в ЛД делятся на:
- формируемые в момент устройства человека на работу;
- возникающие в процессе работы в фирме;
- документы об увольнении из конкретной компании.
В первую группу входят:
- справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
- справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
- трудовой договор (оригинал работодателя);
- приказ о приеме на работу.
Во второй группе — договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:
- копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
- объяснительные записки;
- служебные записки;
- различные акты и уведомления.
Работодатель обязан вести личные дела сотрудников, если это прямо предписано нормативными актами. Например, такое требование установлено для органов исполнительной власти. У тех компаний, кто не попадает под действие таких актов, обязанности вести личные дела сотрудников нет. Однако иногда работодатели начинают их формировать по своей инициативе. В таком случае они сами составляют перечень документов, которые нужно включить в личное дело. Но при этом важно соблюдать закон о конфиденциальности персональных данных.
Итак, по той или иной причине в компании решено формировать личные дела работников. Прежде всего нужно составить локальный нормативный акт, который определит важные моменты и правила. Это может быть стандарт или положение. В нем целесообразно отразить все нормы оформления личных дели и состав документов.
Главное правило: не стоит собирать лишнюю информацию о сотруднике про запас — только то, что действительно важно. Иначе будут нарушены принципы работы с персональными данными.
Формирование и ведение личного дела
Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.
Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации. Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются:
- наименование организации;
- структурное подразделение, в котором сотрудник работает;
- номер личного дела;
- заголовок, то есть Ф. И. О. сотрудника;
- дата начала ведения личного дела (обычно это дата издания приказа о приеме на работу);
- дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении);
- количество листов самого дела (лучше всего данную графу заполнять при сдаче лчного дела в архив);
- срок хранения (прописывается при закрытии личного дела).
Бланк титульного листа приведен в приложении 11 к Основным правилам работы архивов организаций (далее – Правила), одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.
После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. Однако очень часто возникают вопросы о порядке расположения документов, предъявляемых работником, и бумаг, фиксирующих факт трудоустройства. Связано это с тем, что на них практически всегда стоит одна и та же дата. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом:
- личная карточка по форме Т-2;
- анкета;
- резюме;
- заявление о приеме на работу;
- копия приказа о приеме на работу;
- трудовой договор;
- копии паспорта, СНИЛС, ИНН (при наличии), документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) и т. д.
Перечень документов в личном деле сотрудника
Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.
Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать.
Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с 01.01.2019. Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.
Как и в наши дни, на каждого сотрудника заводилось личное дело с основными сведениями. Работодателю было важно знать всю подноготную работника, чтобы не иметь проблем с законом.
- Основную биографическую информацию (ФИО, возраст или дату рождения, место рождения и фактический адрес проживания, национальность и гражданство)
- Состав семьи, где обычно указан возраст всех членов семьи, указано количество иждивенцев.
- Послужной список (места и сроки работы, награды, взыскания).
- Военная служба, боевые награды, ранения. Указывались боевые операции, в которых человек принимал участие.
- Один из разделов послереволюционной анкеты 20-х годов: служба в царской, белой, красной, зеленой армии, участие в революционных действиях.
- Основные документы человека: метрические выписки о рождении, бракосочетании, прошения о поступлении на службу, переводе, отпуске, увольнении. Аттестат об образовании.
- Автобиография.
- Характеристика на работника.
Учет, внесение изменений и хранение
Сформированные личные дела регистрируются в журнале их учета. Номер дела и порядковый номер в журнале должны совпадать. Форма журнала не регламентирована.
Информация, хранящаяся в деле, должна быть актуальной. Поэтому в обязанность кадровых служб входит своевременное внесение в них всех изменений (персональных данных, регистрации актов гражданского состояния, смены должности и пр.) и приобщение поступающих документов к личным делам (заявлений, приказов, распоряжений и т. д.). Для того чтобы внести соответствующие изменения в учетные документы, работник должен подать заявление на имя руководителя организации и приложить к нему копии бумаг, служащих основанием для внесения правок. Нельзя вносить изменения со слов сотрудника, а им запрещается самостоятельно вносить какие-либо корректировки, изымать имеющиеся в нем документы и приобщать новые.
Личные дела должны храниться в месте, обеспечивающем к ним ограниченный доступ. Это могут быть как отдельные помещения, так и металлические запирающиеся шкафы (сейфы). Дела уволенных работников хранятся отдельно от действующих, а по истечении трех лет передаются в архив (для госслужащих — по истечении 10 лет).
Чем регламентируется порядок их ведения
В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т-2.
После того, как в 2013 году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.
Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т-2. В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.
Ведение личных дел организацией
Ведение личных дел не является обязательным, однако многие организации добровольно этим занимаются, и это не случайно. Личные дела – это удобный инструмент для кадровой службы, позволяющий собрать всю информацию о каждом сотруднике в отдельную папку. Это обеспечивает не только надлежащее хранение документов, но и их быстрый поиск.
Закон обязывает вести личные дела только муниципальных и государственных предприятий.
Если организация в добровольном порядке решается вести на своих работников или на их часть (например, руководящий состав) личные дела, то данную обязанность нужно закрепить во внутреннем локальном нормативном акте.
Ведением личных дел обычно занимает работник кадровой службы.
Формирование личного дела сотрудника
Поскольку личное дело является одним из документов кадрового делопроизводства, то при его оформлении необходимо придерживаться следующих правил:
- все документы, содержащиеся в личном деле, должны быть аккуратно оформлены и надлежащим образом скреплены;
- документы, которые подразумевают внесение в них данных (личная карточка, приказы и т.д.) не должны содержать исправлений и ошибок, они не могут быть черновиками. Записи в таких документах можно делать от руки или с помощью компьютера;
- ЛД, в котором хранятся копии индивидуальных документов работника, таких как трудовой договор, должно храниться в месте, недоступном для несанкционированного просмотра документов, содержащихся в нем.
Как выдать дело на руки?
При необходимости, человек может получить доступ к своему делу и получить его на руки. Ответственный работник кадровой службы должен оформить этот факт в учётной карточке. Она будет содержать в себе следующую информацию:
- номер личного дела, выданного на руки;
- дата, когда произошла выдача;
- ФИО работника, его должность;
- номер телефона для связи;
- подпись сотрудника, который взял дело на руки;
- дата, когда дело было возвращено в отдел кадров;
- подпись ответственного сотрудника кадровой службы о возврате дела.
Хранение и учет личных дел работников
Хранение личных дел работников должно вестись в отделе кадров. Обычно отдел кадров организации осуществляет хранение личных дел работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников хранятся, как правило, в архиве организации либо в территориальном архиве.
Поскольку гл. 14 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность по защите персональных данных, с целью ограничения доступа к личной информации работников посторонних лиц личные дела необходимо хранить в сейфах либо шкафах. Причем трудовые книжки сотрудников должны храниться отдельно от личных дел.
Право доступа к личным делам сотрудников могут иметь лишь ответственные должностные лица и руководители их отделов. Учет личных дел может вестись в специальном журнале (такой вариант используется в случае большого количества хранимых в организации личных дел работников). Классификация личных дел работников может осуществляться в номерном либо алфавитном порядке, а также по разделам, которые соответствуют названиям отделов компании. Классификации внутри разделов личных дел работников осуществляется в номерном либо алфавитном порядке.
Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Сроки хранения различных документов с персональными данными работников определены в ряде законодательных и нормативных правовых актов. Так, приказы, распоряжения и иные первичные учетные документы, включая документы по учету кадров, рабочего времени и заработной платы, хранятся в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени, хранятся в архиве постоянно, а дела иных работников — 75 лет. Отметка «ЭПК» на личном деле означает, что часть документов может быть отнесена к постоянному сроку хранения.
Какие документы включать в личное дело?
Исходя из определения понятия «трудовая деятельность» документы, связанные с ней, начинают оформляться с момента приема на работу. То есть личное дело начинается с трудового договора и приказа о приеме на работу. Заканчивается оно приказом об увольнении.
Сразу отметим, что не включаются в личное дело трудовая книжка и личная карточка, так как эти обязательные документы подлежат отдельному хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Не будем называть все документы, которые должны включаться в личные дела госслужащих и перечислены в Положении, поскольку многие из них имеют отношение только к прохождению государственной службы (например, заявление о приеме на работу, справка о доходах, документы о включении служащего в кадровый резерв). С учетом Положения приведем приблизительный максимальный перечень, который подойдет для государственных и муниципальных учреждений.
|
№ п/п |
Наименование документа |
|
1 |
Анкета, заполненная работником при приеме на работу |
|
2 |
Экземпляр трудового договора |
|
3 |
Копия паспорта |
|
4 |
Копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например свидетельства о рождении ребенка |
|
5 |
Копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности |
|
6 |
Копии документов об образовании и о квалификации, документов, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального обучения, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются) |
|
7 |
Копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) |
|
8 |
Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ |
|
9 |
Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования* |
|
10 |
Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан |
|
11 |
Медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на работу (в случаях установленных законодательством), о прохождении обязательных медицинских осмотров |
|
12 |
Экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор |
|
13 |
Экземпляр договора о полной материальной ответственности |
|
14 |
Копии приказов (о приеме на работу, переводах, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, увольнении и иных) |
|
15 |
Документы о прохождении аттестации |
|
16 |
Докладные и объяснительные записки |
|
17 |
Документы, связанные с оформлением допуска к работе с персональными данными, со сведениями, составляющими государственную или иную охраняемую законом тайну |
* В связи с изменениями в пенсионном законодательстве вместо свидетельства будет предоставляться другой документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в электронном виде (ст. 65 ТК РФ).
К личному делу могут приобщаться и иные документы.
Отметим, что оригиналы приказов хранятся отдельно. Что касается трудовых договоров, они также могут храниться отдельно, а в личное дело тогда помещают только копию. Все зависит от кадрового документооборота в конкретной организации.