Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Каждому ООО грозит штраф в 500 тыс. руб. за нарушение порядка собраний». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для начала следует уточнить, что такое очередное собрание. Согласно действующего законодательства и устава организации очередное общее собрание – это мероприятие, в котором участвуют участники, и проводится по инициативе исполнительного органа. В качестве исполнительного органа выступает директор организации.
Сроки проведения очередного собрания
Общее собрание участников является высшим органом управления в ООО, к компетенции которого относятся вопросы, определенные в ст. 33 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее – ФЗ об ООО).
Итак, поговорим об очередном общем собрании участников, которое должно проводиться во всех ООО без исключения. В соответствии со ст. 34 ФЗ об ООО очередное общее собрание участников общества проводится в сроки, определенные уставом общества, но не реже чем 1 раз в год. При этом, как говорится в законе, уставом общества должен быть определен срок проведения очередного общего собрания участников общества, на котором утверждаются годовые результаты деятельности. Оно должно проводиться не ранее чем через 2 месяца и не позднее чем через 4 месяца после окончания финансового года.
Однако возникает вопрос, кто и какую ответственность несет в случае, если собрание не будет проведено в установленные сроки. По общему правилу очередное общее собрание участников общества созывается исполнительным органом общества (генеральным директором, президентом и др.), порядок созыва общего собрания участников определен в ст. 36 ФЗ об ООО. В соответствии с ч. 11 ст. 15.23.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ (КоАП РФ) за незаконный отказ в созыве или уклонение от созыва общего собрания участников ООО, а равно нарушение требований федеральных законов к порядку созыва, подготовки и проведения общих собраний участников ООО предусмотрена ответственность в виде административного штрафа:
- для граждан – в размере от 2 000 до 4 000 руб.;
- для должностных лиц – от 20 000 до 30 000 руб.;
- для юридических лиц – от 500 000 до 700 000 руб.
Однако если в ООО один участник, на него не будут распространяться требования закона о созыве общего собрания1. И штраф ему тоже не грозит, особенно с учетом того, что у единственного участника больше возможностей принять решение по итогам года, оформив его «нужной датой». Во всяком случае судебная практика, свидетельствующая о привлечении к ответственности за нарушение сроков принятия решения единственным участником по итогам прошедшего года, пока не сложилась.
Компетенция Общего собрания или какие вопросы оно рассматривает
В Уставе ООО должен быть определен круг вопросов (компетенция) которые рассматривает и принимает по ним решения Общее собрание участников Общества с ограниченной ответственностью. Компетенция Общего собрания должна соответствовать Закону об ООО, Гражданскому кодексу и иным нормативным актам.
К компетенции Общего собрания относят:
- 1. Определение направления деятельности
- 2. Участие или неучастие в ассоциациях или других объединениях коммерческих организаций
- 3. Решение вопросов по внесению различных изменений в Устав
- 4. Образование и прекращение полномочий исполнительных органов (совет директоров, единоличный исполнительный орган)
- 5. Передача полномочий исполнительного органа управляющему
- 6. Избрание и прекращение полномочий ревизора или ревизионной комиссии
- 7. Утверждение годовых отчетов финансовой и коммерческой деятельности
- 8. Утверждение годовых бухгалтерских балансов
- 9. Распределение прибыли между участниками ООО
- 10. Утверждение положений и регламентов, а также иных документов, которые определяю внутреннюю деятельность
- 11. Решение о выпуске эмиссионных ценных бумах или размещении облигаций
- 12. Принятие решения о назначении аудитора и проведении аудиторской проверки, а также размера вознаграждения аудитора
- 13. Принятие решения о реорганизации ООО (слияние, присоединение, выделение, разделение, преобразование)
- 14. Принятие решение о ликвидации (прекращение деятельности) и назначения ликвидатора или ликвидационной комиссии, а также утверждение промежуточного ликвидационного и основного ликвидационного балансов.
- 15. Решение об увеличении или уменьшении размера уставного капитала
- 16. Решение иных вопросов
По вопросам, которые предусмотрены пунктами 3, 6, 9, 13, 14, 15 могут приниматься решения только Общим собранием ООО, т.е., они не могут быть переданы для принятия решения другим органам управления Обществом.
Этап 4. Проведение годового ОСУ
4.1. Регистрация участников, прибывших для участия в годовом ОСУ
Согласно общим положениям о порядке регистрации (ст. 37 Закона об ООО) перед открытием общего собрания все прибывшие участники, а также их представители должны быть зарегистрированы. Лица, не прошедшие регистрацию, лишаются права голосовать.
Поскольку Закон об ООО не устанавливает порядка регистрации участников, прибывших на собрание, Общество вправе самостоятельно определить такой порядок в уставе или во внутреннем документе, регулирующем деятельность общего собрания.
4.2. Лица, осуществляющие регистрацию участников
Регистрацию участников общего собрания могут осуществлять следующие лица:
- Единоличный исполнительный орган.
- Председатель совета директоров (наблюдательного совета) Общества, если общее собрание участников ООО созвано советом директоров (наблюдательным советом).
- Конкретное лицо или орган, обязанные осуществлять регистрацию участников Общества, прибывших на собрание.
Такое лицо может быть определено внутренним документом, регламентирующим порядок проведения общих собраний участников. Если оно не определено внутренним документом Общества, единоличный исполнительный орган либо лицо, созывающее собрание, вправе передать свои функции по регистрации любому иному лицу.
4.3. Протокол
Протокол является документом, доказывающим факт проведения собрания.
Протокол должен вести:
- единоличный исполнительный орган;
- в случае его отсутствия – председательствующий;
- иное назначенное лицо.
Протокол должен содержать следующую информацию:
- дату, время и место проведения собрания;
- сведения о лицах, принявших участие в собрании;
- результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
- сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;
- сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол.
Протокол подписывают:
- председатель и секретарь;
- участники Общества (если это предусмотрено уставом);
- нотариус (по общему правилу – если уставом не предусмотрен способ подтверждения решений).
Когда проводится очередное собрание?
Сроки проведения очередного общего собрания могут быть четко определены в Уставе. Там может быть прописана как конкретная дата – например, 10 марта, так и относительные сроки – например, первая рабочая неделя по истечении двухмесячного срока с момента окончания финансового года.
Если в учредительных документах подробной регламентации сроков проведения собрания не содержится – компания вправе руководствоваться требованиями закона и провести общее собрание участников общества не позже чем через 4 месяца с момента окончания финансового года, но и не ранее чем через 2 месяца с даты его окончания.
Примечание: В Уставе могут быть продублированы положения Закона и указан период, установленный законом – с 1 марта по 30 апреля.
При этом финансовым годом, как следует из положений ст. 12 Бюджетного Кодекса РФ, является период, аналогичный году календарному – то есть с 1 января по 31 декабря.
Открытие общего собрания учредителей ООО
В рамках ООО общее собрание его учредителей является основным органом, который уполномочен решать определенные вопросы и задачи. Форма проведения общего собрания участников ООО прописана в ФЗ №14, ст.37, в уставном документе и других нормативных актах, в рамках которых действует компания.
Внеочередное общее собрание призвано решить текущие и актуальные вопросы, тогда как очередное проводится в предварительно согласованные сроки.
Предварительно все участники получают уведомление (как минимум за 30 дней до назначенной даты), где указывается место и срок проведения данного мероприятия.
Открытие его происходит согласно времени, прописанному в уведомлении, или после проведения регистрации всех заинтересованных лиц.
За порядок проведения общего собрания участников ООО отвечает уполномоченное лицо. Открыть собрание имеет право глава совета директоров, ревизор или аудитор, по инициативе которых оно состоялось. В ряде случаев открытие находится в компетенции участника ООО, который стал инициатором собрания. Как правило, это представитель исполнительного органа компании или его глава.
Действия лица, ответственного за открытие собрания учредителей ООО, включают регистрацию всех собравшихся. Если на собрании присутствуют представители заинтересованных лиц, то им необходимо предоставить документы для подтверждения своих полномочий. Сюда относится доверенность, заверенная нотариусом, которая содержит основные сведения об уполномоченном лице.
При открытии собрания, его инициатор организует выборы председательствующего, которым становится один из присутствующих. В основном выбор осуществляется большинством голосов, причем одному участнику предоставляется один голос. Иной порядок может указываться в уставе компании.
Процедура проведения очередного (годового) собрания ООО (1 часть)
Что нужно учесть при проведении очередного (годового) собрания участников? В какие сроки должно быть проведено собрание? Что нужно сделать для созыва и подготовки годового собрания участников? Какие вопросы включаются в повестку дня годового собрания участников?
Общее собрание участников ООО — высший орган управления Обществом с определенной компетенцией. Общее собрание участников Общества может быть очередным или внеочередным, а также в ряде случаев может проводиться путем заочного голосования (без совместного присутствия участников, в т.ч. голосования с помощью электронных или иных технических средств согласно абз.2 п.1 ст.160 ГК РФ).
Очередное собрание созывается исполнительным органом (директором) и проводится в срок, установленный в уставе. Внеочередное собрание может созываться в случаях предусмотренных уставом, а также в любых случаях, если его проведения требуют интересы общества или участников.
В соответствии с требованиями законодательства проведение годового общего собрания участников — обязательная процедура, которая, на первый взгляд, несложная.
Однако она включает различного рода формальности, нарушение которых может привести к значительным штрафам. Нарушение требований законодательства о порядке подготовки и проведения общего собрания участников влечет за собой меры административной ответственности, предусмотренные ст.15.23.1 КоАП РФ.
Подготовка и созыв очередного общего собрания учредителей (участников) ООО производится в порядке, установленном Федеральным законом от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ (далее по тексту — Закон № 14-ФЗ), и с учетом общих требований ст.67.1 ГК РФ.
В целом процедуру проведения годового общего собрания участников можно условно разделить на несколько этапов:
-уведомление о проведении общего собрания ООО;
-подготовка и созыв очередного общего собрания учредителей (участников) ООО;
-проведение очередного общего собрания учредителей (участников) ООО;
-документальное оформление решений общего собрания учредителей (участников) ООО.
Правила проведения общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью
Изначально стоит определиться, будет ли такое собрание участников проводиться с участием нотариуса или без такового.
Так, согласно пп. 3 ст. 3 ст. 67.1 Гражданского кодекса РФ принятие общим собранием участников хозяйственного общества решения и состав участников общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются в отношении общества с ограниченной ответственностью путем нотариального удостоверения, если иной способ (подписание протокола всеми участниками или частью участников; с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения; иным способом, не противоречащим закону) не предусмотрен уставом такого общества либо решением общего собрания участников общества, принятым участниками общества единогласно.
Местом принятия решения участниками ООО является адрес регистрации Общества либо место, указанное в Уставе и (или) в документе, регламентирующем порядок проведения собрания, а также место, иным образом согласованное всеми собственниками ООО (например, в протоколе собрания участников ООО).
Что касается сроков проведения собраний и, соответственно, принятия решений, то они определяются законом об ООО. В свою очередь, сроки проведения внеочередных или других очередных собраний не регламентируются нормативными актами. Однако период их подготовки должен соответствовать требованиям Закона «Об ООО». Длительность собрания указывается в протоколе, который оформляется в разумные сроки. При этом собрание может быть признано законным, если оно прерывалось на несколько дней, но после перерыва участники рассмотрели вопросы, изначально внесенные в повестку дня, а решения были приняты большинством голосов.
Ну и, наконец, стоимость процедуры. Она зависит от затрат Общества на созыв и проведение собрания, а также от формы удостоверения факта принятия решений. Поэтому разброс может быть очень велик: от нескольких сотен рублей за почтовые отправления до сотен тысяч рублей, потраченных на перелеты и проживание в гостиницах.
Порядок проведения общего собрания участников ООО
Перед тем как начать собрание руководитель фиксирует прибытие участников, которые пришли согласно актуальному списку. Участник, пришедший лично, обязан предъявить паспорт. Допускается участие в собрании с помощью своего доверенного лица. Для этого представителю необходимо предоставить руководителю фирмы свой паспорт и доверенность, где четко должны быть прописаны все необходимые полномочия (требования к оформлению доверенности указаны в ст. 185 и ст. 185.1 ГК РФ.)
Доверенность от гражданина должна быть заверена нотариально, от имени компании доверенность оформляется на фирменном бланке организации, подписывается руководителем общества, ставится печать компании (если наличие печати указано в Уставе).
Участники, которые не предоставили паспорт, либо их доверенные лица, у которых нет верно составленной доверенности не допускаются до участия в собрании.
Созыв общего собрания
В зависимости от того, к чьей компетенции отнесен вопрос созыва уставом, общее собрание участников ООО созывается (ст. 34 и ст. 35 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», далее — Закон об ООО):
-
в случае очередного или внеочередного собрания участников, единоличным исполнительным органом (генеральным директором) либо советом директоров по своей собственной инициативе,
-
а также, в случае внеочередного собрания, еще и по требованию иного органа управления, в чью компетенцию не входит вопрос созыва (генерального директора либо совета директоров), по требованию ревизионной комиссии, аудиторов, а также участников общества, обладающих в совокупности не менее чем одной десятой от общего числа голосов участников общества.
Направление уведомления о проведении собрания
После того как решение о проведении собрания принято, орган или лица, созывающие общее собрание участников общества, обязаны не позднее чем за 30 дней (если более сокращенный срок не указан уставом) до его проведения уведомить об этом каждого участника ООО заказным письмом по адресу, указанному в списке участников общества, или иным способом, предусмотренным уставом ООО, с указанием времени и места проведения собрания, а также предлагаемой повестки дня (п. 1 ст. 36 Закона об ООО).
При этом неуведомление или ненадлежащее уведомление участника ООО о собрании и проведение собрания в его отсутствие могут явиться основанием для того, чтобы признать решение такого собрания недействительным, как принятое с существенным нарушением.
В постановлении Арбитражного суда Московского округа от 20.08.2021 № Ф05-3474/2021 по делу № А40-24015/2020 судом было отмечено, что в нарушение п. 1 ст. 36 Закона об ООО, а также в нарушение положений устава общества истцы, являющиеся участниками общества, не были уведомлены о проведении оспариваемого внеочередного общего собрания участников общества и не считаются уведомленными о проведении такого собрания, так как не представлены достоверные доказательства направления и (или) вручения уведомления о таком собрании.
Поскольку допущенные обществом нарушения положений Закона об ООО о порядке созыва и проведения общего собрания (отсутствие извещения участников, не принимавших участия в собрании) являются существенными нарушениями законодательства, нарушают права истцов, суд пришел к выводу о ничтожности оспариваемого решения.
Рекомендация
В случае если в списке участников указан старый адрес места регистрации, а исполнительному органу общества, созывающему собрание, достоверно известно о новом адресе места регистрации, лучше всего направить уведомление такому участнику по всем известным адресам.
Суды рассмотрели следующую ситуацию. 06.07.2018 и 15.08.2018 состоялись внеочередные общие собрания участников общества. Истец в данных собраниях участие не принимал. Судами установлено и следует из материалов дела, что уведомления о созыве и проведении внеочередного собрания направлялись истцу заказной корреспонденцией с уведомлением о вручении по адресу , но не были получены адресатом за истечением срока хранения.
Суды установили, что с 17.10.2013 истец зарегистрирован по иному адресу . Суды также установили, что по состоянию на 02.09.2015 обществу в лице его исполнительного органа достоверно было известно о новом адресе места регистрации истца, что также следует из протокола внеочередного общего собрания от 02.09.2015, пришли к правомерному выводу о наличии оснований для признания решений, принятых на собраниях, недействительными. Доводы заявителя о том, что истец получает корреспонденцию и по старому адресу места регистрации, были предметом рассмотрения и правомерно отклонены (постановление Арбитражного суда Московского округа от 17.09.2019 № Ф05-14974/2019 по делу № А40-285987/2018).
Если же исполнительный орган не знает о новом адресе места регистрации, при неактуализации адреса в списке участников и уведомлении участника ООО о проведении собрания по такому адресу участник считается надлежаще извещенным.
В одном из дел суд установил, что участник о проведении внеочередного общего собрания участников общества извещен уведомлением по адресу, указанному в списке участников общества. Суд учел, что согласно представленной в материалы дела копии паспорта истца адрес регистрации совпадает с адресом, указанным в списке участников общества, а согласно отчету отслеживания отправления с почтовым идентификатором письмо прибыло в место вручения за 30 дней до даты проведения общего собрания, по истечении сроков хранения письмо было перенаправлено почтой обратно отправителю. В связи с этим суды пришли к выводу о том, что направление извещения истцу по адресу, указанному в списке участников общества и соответствующему регистрации по месту жительства, соответствует п. 1 ст. 36 Закона № 14-ФЗ, извещение считается полученным (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 06.06.2022 № Ф04-2367/2022 по делу № А70-12037/2021).
Рекомендация
Если доля участника находится в залоге, направьте уведомление о проведении собрания залогодержателю, если он осуществляет права по доле.
В одном из дел между участниками общества — физическим лицом и обществом — был подписан и нотариально удостоверен договор купли-продажи 50% доли физического лица участнику — обществу с залогом доли до ее оплаты. Поскольку договор купли-продажи не содержал положений о том, кто осуществляет права участника до момента прекращения залога, суд указал, что в отношении залога доли в уставном капитале общества абз. 2 п. 2 ст. 358.15 ГК РФ предусмотрено общее правило, что до момента прекращения залога права участника общества осуществляются залогодержателем, в том числе право на участие в собраниях.
Общество (участник) в нарушение ст. 36 Закона об ООО не уведомляло о проведении собрания участников общества, в том числе и истца. Нарушение порядка созыва внеочередного общего собрания участников общества и отсутствие доказательств надлежащего уведомления истца о проведении собрания являются существенными нарушениями порядка созыва и проведения общего собрания участников, установленного Законом об ООО и уставом общества.
Учитывая изложенное, апелляционный суд пришел к обоснованному выводу о том, что на оспариваемом собрании отсутствовал кворум для принятия решения о смене единоличного исполнительного органа, в связи с чем собрание по данному основанию также является недействительным (постановление Арбитражного суда Московского округа от 21.02.2017 № Ф05-60/2017 по делу № А40-220474/15).
Рекомендация
При выборе места проведения собрания остановитесь на адресе в пределах места нахождения ООО.
В обществе было три участника. На собрании участников общества, проведенном вне места нахождения общества, от имени двух участников присутствовал представитель, который и подписал протокол от их имени. Третий участник участия в собрании не принимал. Поскольку два участника непосредственного личного участия в собрании не принимали, то отсутствуют доказательства о необходимости проведения внеочередного общего собрания вне места нахождения общества и невозможности его проведения по месту его нахождения, в связи с чем требование третьего участника о признании решений собрания недействительными обоснованно и подлежит удовлетворению.
Данный вывод также согласуется с правовой позицией ВАС РФ, изложенной в постановлении Президиума от 22.02.2011 № 13456/10, согласно которой реальная и необременительная возможность участия участников общества в общем собрании обеспечивается его проведением в населенном пункте, являющемся местом нахождения общества, если иное место его проведения не установлено уставом или внутренним документом общества, регулирующим порядок деятельности общего собрания, а проведение общего собрания участников в населенных пунктах, расположенных вне места нахождения общества, если при этом создаются затруднения для участия в собрании (например, из-за труднодоступности места, неоправданных расходов для участников), должно расцениваться как существенное нарушение порядка созыва собрания (постановление Арбитражного суда Московского округа от 28.02.2019 № Ф05-1545/2019 по делу № А40-110830/2016).
Рекомендация
Сохраняйте доказательства ознакомления участников с информацией, а также обращения участника к обществу с требованием о предоставлении информации.
Правила проведения общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью
Изначально стоит определиться, будет ли такое собрание участников проводиться с участием нотариуса или без такового.
Так, согласно пп. 3 ст. 3 ст. 67.1 Гражданского кодекса РФ принятие общим собранием участников хозяйственного общества решения и состав участников общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются в отношении общества с ограниченной ответственностью путем нотариального удостоверения, если иной способ (подписание протокола всеми участниками или частью участников; с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения; иным способом, не противоречащим закону) не предусмотрен уставом такого общества либо решением общего собрания участников общества, принятым участниками общества единогласно.
Порядок проведения общего собрания ООО
Чтобы собрание ООО носило законный статус, оно должно пройти три фазы:
1. Принятие решения о предстоящем проведении и оповещение всех участников установленным порядком.
Каждый участник предстоящего собрания должен быть оповещен чаще всего заказным письмом или другим способом, который определен Уставом организации. Некорректное оповещение влечет за собой наложение штрафа (это — административная ответственность). Телефонный звонок, оставшийся без ответа, SMS сообщение, ушедшее “вникуда”, не могут считаться достаточными.
При этом факт проведения или же непроведения собрания не имеет значения. Если было принято решение, но участники должным образом не были оповещены, то организация вполне может быть оштрафована на сотни тысяч рублей.
Участники имеют право непосредственно влиять на повестку дня. Для этого они направляют предложения о рассмотрении вопросов на позднее пятнадцати дней до даты мероприятия.
2. Регистрация участников
В протокол собрания участников ООО вносится информация о гражданах, которые принимали участие в мероприятии. В наше время сложилась традиция, когда регистрация носит формальный характер, и в протокол вносится информация об участниках, которые физически находились в другом месте или даже не имели представления о необходимости присутствовать.
Это может повлечь за собой признание о нелегитимности собрания участников общества.
Важно! Чтобы собрание вписывалось в рамки закона, необходимо соблюдение кворума, то есть, присутствие достаточного количества участников для принятия решения. Эта цифра устанавливается Уставом компании.
Личное присутствие не обязательно, участники они могут прислать своих представителей, оформив на них договоренность в установленном порядке.
3. Проведение заседания и оформление протокола
Функция открытия заседания возложена либо на директора, либо на лицо, по инициативе которого мероприятие состоялось. Выбирается председатель, а также тот, кто будет заниматься подсчетом голосов и оформлением протокола.
Весьма интересная традиция сложилась еще с начала образования нашего государства, когда только начали проводиться первые заседания ООО. Если у организации всего лишь два собственника, то открывает ее первый и право председательствовать передает второму.
Зачитывается повестка дня, проводится голосование, рассматриваются вопросы, оформляется протокол.
Порядок проведения общего собрания ООО
Чтобы собрание ООО носило законный статус, оно должно пройти три фазы:
1. Принятие решения о предстоящем проведении и оповещение всех участников установленным порядком.
Каждый участник предстоящего собрания должен быть оповещен чаще всего заказным письмом или другим способом, который определен Уставом организации. Некорректное оповещение влечет за собой наложение штрафа (это — административная ответственность). Телефонный звонок, оставшийся без ответа, SMS сообщение, ушедшее “вникуда”, не могут считаться достаточными.
При этом факт проведения или же непроведения собрания не имеет значения. Если было принято решение, но участники должным образом не были оповещены, то организация вполне может быть оштрафована на сотни тысяч рублей.
Участники имеют право непосредственно влиять на повестку дня. Для этого они направляют предложения о рассмотрении вопросов на позднее пятнадцати дней до даты мероприятия.
2. Регистрация участников
В протокол собрания участников ООО вносится информация о гражданах, которые принимали участие в мероприятии. В наше время сложилась традиция, когда регистрация носит формальный характер, и в протокол вносится информация об участниках, которые физически находились в другом месте или даже не имели представления о необходимости присутствовать.
Это может повлечь за собой признание о нелегитимности собрания участников общества.
Важно! Чтобы собрание вписывалось в рамки закона, необходимо соблюдение кворума, то есть, присутствие достаточного количества участников для принятия решения. Эта цифра устанавливается Уставом компании.
Личное присутствие не обязательно, участники они могут прислать своих представителей, оформив на них договоренность в установленном порядке.
3. Проведение заседания и оформление протокола
Функция открытия заседания возложена либо на директора, либо на лицо, по инициативе которого мероприятие состоялось. Выбирается председатель, а также тот, кто будет заниматься подсчетом голосов и оформлением протокола.
Весьма интересная традиция сложилась еще с начала образования нашего государства, когда только начали проводиться первые заседания ООО. Если у организации всего лишь два собственника, то открывает ее первый и право председательствовать передает второму.
Зачитывается повестка дня, проводится голосование, рассматриваются вопросы, оформляется протокол.
Для того, чтобы открыть ООО, необходимо провести общее собрание учредителей. На нем должно быть единогласно принято решение об учреждении организации.
Протокол подписывают председатель собрания и секретарь. Их нужно выбрать из числа участников собрания. Готовый протокол прошивать не нужно. Достаточно скрепить его и пронумеровать листы.
Составляется протокол по числу участников собрания. Два экземпляра делают дополнительно: для ФНС и для внутренней документации фирмы.
Закон требует, чтобы протокол был заверен нотариусом. Для этого он должен присутствовать на собрании. Это требование можно обойти. Пропишите в уставе другой способ для заверения протоколов собраний:
- видеофиксация
- аудиозапись
- подписание протокола всеми участниками собрания
Для хранения протоколов, видео и аудиозаписей у общества должна быть специальная папка. В нее вы будете вшивать эти документы.
Во время проведения собрания по поводу учреждения общества с ограниченной ответственностью нужно рассмотреть следующие вопросы:
- фирменное наименование организации
- ее местонахождение
- размер уставного капитала и доли учредителей
- утверждение устава
- избрание органа управления
- подписание договора об учреждении ООО
В течение 10 дней после проведения собрания председатель должен направить каждому участнику его копию подписанного протокола. Способ направления документов прописывают в уставе.
Как не платить или снизить штраф
Проверяем срок давности привлечения к ответственности, ссылаясь на статью 4.5 КоАП. Если на дату назначения наказания прошло больше года с момента, когда Вы должны были провести собрание, то значит истёк срок давности и оштрафовать уже нельзя. Например, за то, что Вы не провели ежегодное собрание в 2017 году можно оштрафовать только до 30 апреля 2018 года.
Доказать, что нарушение малозначительно. Ссылаясь на статью 2.9 КоАП, размер вреда и тяжесть наступивших последствий не представляет существенного нарушения охраняемых интересов. Например, не отправили участникам уведомления, а известили их по телефону, и они все явились, и собрание прошло успешно. В этом случае можно надеяться, что суд посчитает нарушение малозначительным и освободит вас от ответственности.
Заменить штраф на предупреждение, ссылаясь на статью 4.1.1 КоАП. Можно на это рассчитывать, если Ваша компания являетесь субъектом малого и среднего предпринимательства (проверить это можно в реестре) и это ваше первое административное правонарушение.
Просить назначить штраф меньше минимального размера, ссылаясь на часть 3.2 статьи 4.1 КоАП. Для этого нужно доказать наличие исключительных обстоятельств в совершённом нарушении в его последствиях, показать тяжёлое имущественное и финансовое положение. Тогда возможно снизить штраф вдвое от минимального. Примеры исключительных обстоятельств: 50 судов, проверка налоговой, увольнение бухгалтера, ДТП — всё это в один месяц, и вы физически не успели подготовить уведомления.